| Artículos | 06 AGO 2010

Cómo gestionar y mejorar los costes ocultos de impresión

CIO

¿Sabe cuál es el coste real que suponen los documentos que imprime en su empresa? ¿Conoce los distintos aspectos que debe tener en cuenta a la hora de gestionar sus sistemas de impresión? Y es más, ¿sabe cómo hacerlo de forma eficiente y mejorar así su retorno de la inversión y el coste total de propiedad? A continuación, le mostramos algunas de las claves que pueden ayudarle a identificar los costes ocultos de los sistemas de impresión y cómo reducirlos.

Por cada dólar que gasta una compañía en impresión, gasta otros 9 dólares más en gestionarla. Según las estimaciones de la consultora All Associates Group, las compañías destinan el 6,1 por ciento de sus beneficios a la producción de documentos. Pero en estas cifras, hay que tener en cuenta que existen una serie de costes visibles, y otros ocultos. Sin duda, se trata de aspectos muy importantes a tener en cuenta ya que, mientras que algunos analistas y fabricantes apuntan que los costes visibles de impresión oscilan entre los 3 y los 5 céntimos de euros por cada página que imprimimos, los costes ocultos alcanzan entre los 30 y los 40 céntimos de euro, lo que eleva los costes reales que conlleva imprimir una única página a entre 33 y 45 céntimos de euro. 

Si desea escuchar este artículo, pinche aquí

Sin duda y, sobre todo, teniendo en cuenta el actual momento económico, en el que la austeridad en los presupuestos empresariales destinados a TI es la nota dominante, así como reducir costes y optimizar al máximo lo que tienen, aprender a gestionar sus parques de impresión de la forma más eficiente resulta cada vez más primordial.



Una gestión eficiente

Una de las formas más rápidas que tienen las empresas de reducir los costes de TI es reduciendo aquellos costes asociados a la impresión y a la gestión del flujo de documentos. Qué duda cabe que, en muchas ocasiones, los usuarios imprimen más de lo estrictamente necesario, algo que se ha visto acentuado con el creciente uso de Internet. Ante el crecimiento exponencial del volumen de información disponible en la Red y la cantidad de contenidos a los que los usuarios acceden a través de Internet, lejos de reducir el consumo del papel, se ha producido el efecto contrario: muchos usuarios imprimen todo lo que ven en Internet, además de sus correos electrónicos, los documentos que llevan adjuntos y presentaciones corporativas, entre otros, con lo que el número de páginas empresas por usuario ha seguido creciendo en los últimos años.

Según las estimaciones de Gartner, si las empresas llevasen a cabo una óptima gestión de su parque de impresoras, podrían reducir sus costes de impresión entre un 10 y un 30 por ciento.



Reducción de costes

Una óptima aproximación al ahorro en los sistemas de impresión debe tener en cuenta distintos aspectos. Uno de los puntos clave a considerar es la existencia de soluciones gratuitas que permiten un ahorro directo como las que dispone HP con su WebJet Admin, una aplicación completamente gratuita con la que puede administrar de forma remota todo el parque de impresoras y poder realizar desde la actualización de drivers a la gestión del firmware o de incidencias.

También la implantación de soluciones de seguridad lleva asociado un ahorro económico, pues sólo se imprimen los documentos cuando el usuario se identifica en la impresora mediante clave y contraseña o una tarjeta de identificación, evitando que se impriman documentos que luego quedan olvidados.

Además, en estos costes de impresión, no sólo hay que tener en cuenta el coste del equipo y el de cada página impresa. El coste de los consumibles, tóner, tinta y papel, también juega un papel importante. Según datos de Quality Logia, una impresión de mala calidad puede elevar los costes de impresión al tener que volver a imprimir los documentos. Y es que, el uso de cartuchos y tintas originales, tiene una fuerte incidencia en la fiabilidad de la impresión.

Algunos datos de HP apuntan que, utilizando tóner negro original de HP se pueden reducir los costes de impresión un 50% en comparación con el uso de tóner negro de terceros, que han sido rellenados. Además, esto también tiene su impacto en el Medio Ambiente, ya que, al tener impresiones de calidad, se necesitan hasta 6 veces menos cantidad de papel, y 6 veces menos energía.



La importancia de la consultoría

Además de todos estos aspectos señalados, no hay que olvidar otro tema importante: la consultoría. Sin duda, las empresas, sean del tamaño que sean, antes de comprar un sistema de impresión, deben analizar con detenimiento cuáles son sus necesidades de impresión, qué personas van a tener acceso a esos sistemas y de qué forma. Es decir, en muchas corporaciones, la impresión en color no será tan necesaria para todos los empleados, pudiendo muchos de ellos realizar impresiones en monocromo y, aprovechando el papel, realizar impresiones a doble cara, optimizando también el gasto.

Desde HP también facilitan a las empresas reducir sus costes en equipamiento de impresión al poner a su disposición planes de renovación de su base instalada antigua, de manera que si tienen equipos antiguos fuera de garantía, HP realiza una consultoría de todo ese parque de impresoras, y les hacen una recomendación de qué es lo que necesitan, según las necesidades concretas de ese cliente. Este tipo de aproximaciones es la que permite conseguir mayores ahorros, ya que el ahorro no es sólo gestionar una compra bien, sino gestionar todo un proyecto de instalación, de asesoría para que el cliente pueda hacer la mejor adquisición y que puedan tener la mejor gestión y ahorro durante los años de vida de los equipos.

No hay que preocuparse de la compra inicial, hay que tener en cuenta la gestión de todo ese parque de impresoras durante los años de vida que van a tener esos equipos. Porque es ahí donde hay que identificar los costes ocultos que las empresas necesitan minimizar: ahorro de energía, de tóner, de papel… y las propias incidenc

Contenidos recomendados...

Comentar
Para comentar, es necesario iniciar sesión
Se muestran 0 comentarios
X

Uso de cookies

Esta web utiliza cookies técnicas, de personalización y análisis, propias y de terceros, para facilitarle la navegación de forma anónima y analizar estadísticas del uso de la web. Consideramos que si continúa navegando, acepta su uso. Obtener más información