CAPITAL HUMANO | Noticias | 07 MAY 2013

7 trucos para gestionar grandes equipos de trabajo

Definir tareas previamente, fomentar la cooperación entre los trabajadores o dar una imagen de líder son solo algunos de los consejos que los principales CIO del mundo dan a la hora de motivar y sacar el máximo provecho de sus empleados.
gente, personas trabajando
CIO

CIO.com le preguntó a docenas de ejecutivos de TI y administradores de proyectos sobre cómo llevar un control de lo que están trabajando sus subordinados directos y miembros del equipo, cómo monitorear su progreso y cómo evitar posibles problemas. Estos son los siete consejos más importantes que debe conocer todo directivo que gestione grandes equipos de trabajo:

1. Defina lo que hay que hacer, por quién, cuándo y por adelantado
"Como directivo, es importante que defina claramente lo que hay que hacer y en qué fecha", señala Wayne Mekjian, vicepresidente ejecutivo y director de servicios de información en Wells Fargo & Company.

"Correr entre diversas tareas en una lista, no le da a su equipo una comprensión suficiente de los resultados que se esperan de ellos para el tipo de progreso adecuado", señala Mekjian. Así que es importante crear una hoja de ruta y plazos desde el principio -y comprobar periódicamente con su equipo si se están cumpliendo las metas.

2. Utilice las herramientas que permiten que los miembros del equipo compartan documentos y archivos
"Utilizamos Google Docs, que nos permite ver el progreso de cualquier proyecto en cualquier momento", señala John Paul Engel, presidente de Knowledge Capital Consulting.

"Incluso nuestros clientes pueden ver el trabajo de manera que también ven el avance". ¿Cómo es que esto mantiene los proyectos en marcha? "La visibilidad significa que tengo que hacer menos control y revisión", agrega Engel. "Confío en ellos para hacer el trabajo, y si no lo está, lo saben todos. Este nivel de visibilidad ayuda a identificar los problemas a tiempo".

3. Reúnase con su equipo regularmente
"Tenemos una reunión mensual de presentación de informes donde discutimos las principales iniciativas, el estado general del sindicato y permitimos que cada persona comparta información actualizada sobre lo que sienten que es importante", explica Larry Bonfante, CIO de la United States Tennis Association (USTA). "Las reuniones con la gente de manera regular asegura de que sepa cómo apoyar mejor su éxito y qué los proyectos nunca se desvíen muy lejos de la meta".

4. Tome nota y haga seguimiento
"Para ayudar a mantener a la gente y los proyectos en marcha, guarde notas sobre los resultados regulares en un diario de desempeño en línea (llamado Feedback Central)", señala Mazin Abou-Seido, director de TI en Halogen Software, un proveedor de servicios de gestión de desempeño de los empleados. "Esta información la utilizo tanto en mis reuniones semanales con el personal, como para ayudar a mantener los objetivos encaminados a lo largo del año".

 

5. Pregúntele a las personas sobre cómo les va en su trabajo y si necesitan ayuda, pero no sea muy incisivo
"Trate de involucrarlos en un ambiente más relajado y tómeles el pulso, vea lo que está pasando con en sus vidas, cómo van las cosas y lo que puede hacer para apoyar mejor su progreso", señala Bonfante.

"La comunicación regular no solo le permite estar al tanto de lo que está pasando, sino también le ayuda a eliminar los obstáculos que surgen a lo largo de la ruta del proyecto", agrega Mekjian. Sin embargo, tenga cuidado de no preguntar constantemente "¿Cómo le va?". Si bien es importante seguir participando, es igualmente importante que los miembros del equipo tengan el tiempo y el espacio que necesitan para hacer el trabajo.

6. Utilice la videoconferencia y la mensajería instantánea para mantenerse en contacto con los empleados remotos
"En la economía global de hoy en día, muchas organizaciones tienen oficinas, y por lo tanto empleados repartidos por todo el mundo y a través de múltiples husos horarios", señala Sergio Galindo, gerente global de productos, en GFI Software, que proporciona software y servicios de Internet, correo electrónico y seguridad de las redes para PYMES.

"La utilización de herramientas de comunicación como la mensajería instantánea y las plataformas de teleconferencias de video para las interacciones cara a cara son los métodos necesarios para que los miembros del equipo colaboren en proyectos, y para que los gestores se mantengan informados del progreso de los empleados y se aseguren de que se están cumpliendo los objetivos corporativos", señala Galindo.

"Conduzco todas las reuniones de TI con mis empleados y proveedores a través de un servicio de videoconferencia basado en la nube", agrega Jason Ray, vicepresidente de tecnología en GAVI Alliance, que brinda acceso a la inmunización en los países pobres -y funciona en más de 70 países. "Puedo conectar mi sistema de salas basado en soluciones de escritorio y Skype., No necesito personal interno para manejarlo ya que es confiable y fácil de usar, y no tengo que preocuparme por qué servicios de video están utilizando los otros".

7. Considere la posibilidad de tener una política ‘BYOD’
Las políticas BYOD permiten que los empleados se conecten con sus directivos en cualquier momento y en cualquier lugar, incluso desde su casa, donde cada vez se hace más trabajo", señala Bill Rosenthal, CEO de Lógica Operations, un proveedor de formación dirigido por instructor de cursos.

"Si le da a los empleados un acceso fácil a los sistemas de la empresa, y en especial a usted, obtendrá actualizaciones más rápidas de lo que todos están haciendo", señala Rosenthal. Además, "no tendrá que trabajar tan duro como lo haría si hiciera un seguimiento de los informes y proyectos".

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