CAPITAL HUMANO | Noticias | 29 SEP 2016

Consejos para que las reuniones corporativas sean más productivas

Probablemente, todos hayamos experimentado la sobrecarga de reuniones en algún momento, y la verdad es que muchas no son muy productivas. Hay cinco pasos que podemos seguir para que esto no suceda y no se pierda tiempo ni esfuerzo.
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Redacción CIO

Los más jóvenes de la organización suelen desconfiar de las reuniones. De hecho, una encuesta reciente de Atlassian ha encontrado que, de media, la mitad de las reuniones mensuales se consideran "una pérdida de tiempo". De ellos, un 91% admite soñar despierto durante las reuniones, el 39% ha llegado a quedarse dormido durante una reunión y el 45% se siente abrumado por tanta reunión a la que asistir.

Merece la pena hacer un esfuerzo para que sean productivas y útiles, y esto pasa, entre otras cosas, por saber moderarlas. "La forma de moderar una reunión refleja la capacidad de liderazgo y la preparación del directivo, así como el respeto al tiempo de todos”, sostiene Don Joos, presidente y CEO de ShoreTel, compañía que ayuda a las empresas a implementar sistemas de telefonía y comunicaciones modernas.

También en las reuniones alguien puede tener una gran idea que no puede ser desarrollada en ese momento por carecer de recursos. Shyam Oza, director de producto de AvePoint (compañía de soluciones cloud para Office 365 y SharePoint), recomienda pedir a TI que ofrezca vías para documentar, recopilar y analizar datos en tiempo real para facilitar que fluyan las ideas innovadoras.

Joos dice que la tecnología también puede ayudar a hacer las reuniones más interactivas, especialmente si todos los asistentes no están en la misma habitación. Sugiere optar por servicios que incluyan plataformas de mensajería, que permitan compartir documentos e incluso emoticonos, que permitan a los participantes "levantar la mano" o preguntar al moderador.

También se puede incluso cambiar de control de moderador de persona a persona, implicando a más personas en el proceso para aumentar el compromiso. Pero también es importante asegurarse de que la tecnología que emplean es fácil de usar y de bajo mantenimiento, indica Joos. Lo último que se quiere, es retrasar una reunión de 15 minutos, mientras que el presentador se pelea con un software para compartir pantalla o sistema de marcación de entrada complicada.

La agenda de la reunión es básica también, subraya Oza, porque permite que sean más eficiente. Habría que enviarla a los asistentes unas horas antes y ayuda a los asistentes a organizarse y saber lo que necesitan.

La colaboración es importante para cualquier negocio y no debe terminar con la reunión. En lugar de traer las copias impresas o mostrar su propio monitor en una sala de televisión, la tecnología permite también compartir los contenidos en pantallas. Tener a los empleados en la misma plataforma, para que puedan enviar y recibir fácilmente documentos antes, durante y después de las reuniones, resulta crucial, según Oza.

Los encuentros breves es otra buena idea, según Joos. "El tiempo de los empleados es precioso y una reunión exitosa es la que tiene el tiempo programado, las tareas concretas y las opiniones de todos clarificadas, discutidas y debatidas", concluye.

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