Finanzas | Noticias | 28 NOV 2017

Factura electrónica: ¿qué caso de negocio se adapta mejor a su empresa?

Muchas empresas llevan años utilizando la facturación electrónica desde hace años, pero algunas empresas aún no están convencidas del verdadero valor e impacto que un simple cambio de proceso puede tener en su negocio.
comarch
Redacción

Muchas empresas llevan años utilizando la facturación electrónica desde hace años, pero algunas empresas aún no están convencidas del verdadero valor e impacto que un simple cambio de proceso puede tener en su negocio.

¿Cuáles son los casos de negocio para la facturación electrónica?

Cualquier empresa que esté reflexionando sobre un posible cambio a la facturación electrónica necesita analizar sus procesos internos actuales.

  • ¿Cuál es el volumen actual de facturas emitidas y recibidas? ¿Cuántos socios y clientes tiene la empresa?
  • Facturación internacional: ¿qué países participan en el proyecto de facturación electrónica? ¿Se han identificado problemas o riesgos con la legislación?
  • Costes para los departamentos de Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y archivo: tanto costes directos (por ejemplo, impresión y sellos) como indirectos (por ejemplo, resolución de disputas, solicitudes de los clientes para copias de facturas perdidas, archivo). Según Billentis, los costes directos de personal en Cuentas por Cobrar varían entre 2.50–10 € por factura, mientras que los costes en Cuentas por Pagar ya varían entre 5-15€ por factura.
  • Requisitos del sistema de IT.

Enfoque integral

Las organizaciones que optan por cambiar a la facturación electrónica deberían considerar un enfoque centralizado. Al aplicar el cambio a todo el grupo, la organización puede maximizar los beneficios y crear un proceso unificado que sea fácil de entender.

La organización debe analizar el volumen de documentos entrantes y salientes y combinar los procesos con otros de gestión interna de documentos. El análisis también debe considerar la madurez tecnológica de los socios comerciales para comprender cuánto tiempo y energía necesitarán gastar en capacitación y soporte a medida que se adaptan a los nuevos procesos y software.

Algunas regiones requieren que las organizaciones procesen facturas electrónicas a través de organismos gubernamentales (el modelo de liquidación, que se usa principalmente en la región de LATAM). En algunas otras naciones, los emisores de facturas electrónicas envían sus documentos directamente a los destinatarios, pero deben demostrar la veracidad de las facturas archivadas hasta una década después (esto se conoce como el modelo de post-auditoría, utilizado por la UE y la Commonwealth). En los últimos años, ha habido un aumento en los países que requieren facturación electrónica para contratar con los órganos de la administración pública.

La solución adecuada para su empresa

Existen muchos estándares y normas, y los socios comerciales tienen diferentes expectativas sobre cómo quieren que se entreguen y reciban sus facturas. Es clave encontrar una solución comprobada que proporcione la implementación del intercambio de datos con cualquier socio comercial, independientemente de la madurez tecnológica y el área geográfica.

Algunas compañías pueden buscar proveedores diferentes que cubran etapas separadas en el proceso, una para EDI, otra para papel y escaneos, y otra para la administración de facturas. Tal enfoque puede resultar en un servicio deficiente y una mala selección de prioridades. Puede causar incompatibilidad entre sistemas y ralentizar el enfoque unificado que es clave para implementar un proceso automatizado de extremo a extremo.

De Facturación Electrónica a Procure-to-Pay

La automatización del proceso de facturación electrónica puede traer más beneficios cuando se integra con otros procesos dentro de la compañía.

El enfoque integral llamado order-to-cash, o procure-to-pay, garantiza que la organización también pueda automatizar otros procesos en la cadena de suministro e integrarlos con los procesos de facturación.

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