GOBIERNO TI | Artículos | 15 SEP 2011

Claves para la adopción de iniciativas BPM

Este paradigma transforma la construcción de los sistemas de información, maximiza el alineamiento entre el negocio y la tecnología y facilita la orientación a procesos transversales
Óscar Alonso.
En la actualidad es habitual encontrarnos con compañías cuyos sistemas de información se han convertido en complejos ecosistemas de aplicaciones, formados por soluciones monolíticas que se han convertido en una jungla de funcionalidades, difíciles de sustituir y de gestionar, y que no siempre están adecuadamente orientadas a los procesos de negocio. Para solucionar estas problemáticas surge el concepto de Business Process Management (BPM), un conjunto de métodos, políticas, métricas y herramientas TI orientadas a gestionar, diseñar y optimizar de forma continua los procesos de negocio de una organización.

El reciente paradigma del BPM supone una auténtica transformación en el planteamiento de construcción de los sistemas de información, maximizando el alineamiento entre el negocio y la tecnología, facilitando la orientación a procesos transversales. BPM ha de ser visto como el director de orquesta que favorece la integración, se orienta a los procesos, facilita el máximo reaprovechamiento de los activos TIC empresariales e impulsa la flexibilidad. Pero, ¿cuándo y por qué debemos plantearnos la necesidad de adoptar BPM?
Existen una serie de elementos que podemos considerar para valorar la idoneidad de implantar BPM en nuestra organización. Podemos hacernos, entre otras, las siguientes preguntas respecto a nuestro entorno TIC: ¿existen silos de información en nuestro ecosistema de aplicaciones?, ¿se necesita dotar de mayor flexibilidad al negocio desde las TIC?, ¿ya se implantó SOA y disponemos de servicios web pero no integrados con los procesos?, ¿nos estamos planteando el uso de metodologías de mejora continua?
Si la respuesta es afirmativa en una o varias de estas cuestiones, es cuando estaremos en disposición de obtener unos mayores beneficios de BPM:
- Alinear la estrategia y la ejecución, las métricas de rendimiento de los procesos de negocio están integradas directamente en éstos, facilitando la relación entre la planificación y los procesos.
- Agilizar y flexibilizar, el hecho de disponer de las reglas de negocio separadas del código de las aplicaciones permite realizar cambios prácticamente instantáneos durante la ejecución.
- Conformidad con los marcos regulatorios existentes, cada vez más se demanda el cumplimiento con regulaciones por lo que es necesario un importante incremento de la precisión en los procesos y de las capacidades analíticas asociadas.
- Alcanzar una verdadera orientación al cliente, ofreciendo información en “tiempo real” del cumplimiento de los niveles de servicio acordados.
- Estrechar la relación entre TIC y el negocio, el mismo modelo del proceso proporciona una perspectiva empresarial para los analistas de negocio y una perspectiva de sistemas para el DTIC.
- Reducir los costes de explotación, tanto de integración como de desarrollo y mantenimiento de los sistemas.
- Estandarizar los procesos diseñados y ejecutados en la suite BPM, que se convierten en una práctica estándar para toda la organización.

¿Cómo adoptarlo?
Los procesos de negocio deben ser inventariados y mapeados conjuntamente por negocio y el departamento TIC para alcanzar el nivel de granularidad adecuado. El reto es ¿por dónde empezar? Existen dos enfoques diferenciados. Por un lado, el llamado quick win, que consiste en seleccionar un proceso que permita ver resultados de manera rápida y con pocos riesgos. Por otro, construir la casa por el tejado. Es decir, ¿por dónde empezar si no tenemos claro cómo modelar un proceso importante?: definiendo las métricas de rendimiento y monitorizando los procesos para ver cómo está funcionando y qué se puede mejorar de manera iterativa, sin orquestar ningún proceso en la suite BPM.
Con independencia del punto de partida, del análisis de las mejores prácticas extraídas de experiencias de adopción se extraen las siguientes recomendaciones:
- Planificar el cambio continuamente. El uso de metodologías de desarrollo ágil encaja perfectamente con la naturaleza de BPM que requiere de una planificación y gestión de proyectos flexible.
- Difundir una cultura de “pensar diferente”. BPM no es únicamente una tecnología sino además un importante cambio de mentalidad que debe trascender a todas las áreas de la compañía.
- No hacer de BPM una excusa para reducir personal. Si hacemos de BPM una iniciativa más o menos velada de reducción de personal fracasará, el objetivo es ayudar al personal a trabajar mejor y a generar más valor añadido.
- Focalizarse en el cliente. La finalidad es crear valor para el cliente, utilicemos BPM para ver nuestro negocio tal como lo ven nuestros clientes.
- Alinear roles y responsabilidades. El impacto de adoptar un enfoque centrado en los procesos de negocio operacionales no es baladí, la creación de nuevos roles y estructuras organizativas se convierte en una necesidad. Mediante BPM la función del DTIC evoluciona y se convierte en un habilitador estratégico de la efectividad de los procesos.
- Organizarse para el éxito. El uso efectivo de BPM requiere de estructuras y de soporte a los procesos. La creación del modelo de gobierno, de su estructura organizativa y el establecimiento de los procesos de apoyo necesarios, permite asegurar el éxito de la iniciativa.
- Medir el éxito. Debemos incluir métricas en nuestra estrategia BPM porque son medidas cuantificables y basadas en criterios preestablecidos, por lo tanto son nuestro mecanismo para monitorizar el adecuado uso de estas herramientas y el avance de la compañía hacia sus objetivos.
- Obtener (y mantener) el apoyo ejecutivo. La adecuada medición del impacto de estas iniciativas facilita el poder demostrar y comunicar el éxito de estos proyectos, resulta imprescindible la creación de un comité de seguimiento transversal que las patrocine.
- Seleccionar una metodología de mejora de procesos. Las metodologías para la mejora continua de procesos amplían su fuerza y alcance cuando se combinan con una iniciativa BPM, que acelera su adopción y ejecución.
Primero los procesos y luego la tecnología. Nos encontramos ante una iniciativa de complejidad importante por lo que debemos tomarnos nuestro tiempo para definir las bases de nuestro futuro sistema. La estrategia de BPM debe diseñarse para ser ágil y adaptativa, ha de ser tratada como un ente vivo que evoluciona constantemente.

Conclusiones
Gracias a la implantación de BPM podemos llegar a obtener la agilidad y flexibilidad necesarias para facilitar cambios no traumáticos en los procesos de negocio; sin embargo, debemos ser conscientes de que estas iniciativas no son simples ejercicios tecnológicos y que los plazos de implantación varían de manera importante en función del alcance.
La implantación requiere del soporte de todas las funciones del negocio implicadas, necesitamos de voluntad, autoridad y capacidad para gestionar el cambio, y de apoyo de los propietarios de los procesos.
La situación económica ha provocado que estas iniciativas caigan en la cartera de proyectos, no obstante una implantación controlada y acotada puede llegar tener un impacto directo en el negocio a corto plazo.
Los proyectos más exitosos de BPM son aquellos que se enfocan de manera iterativa, empezando con aquel conjunto de procesos que ofrecerán el mayor valor al negocio y en el menor tiempo

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