En busca de un nuevo paradigma en la organización
Los CIO destacan el cambio cultural y la falta de conocimiento de los procesos como los grandes retos a superar en un proyecto de BPM
Organización es uno de los términos claves que se plantean las empresas y entidades públicas cuando deciden implementar un sistema de BPM (Business Process Management). Buscan la automatización, ser más eficientes, saber cuál es su grado de productividad y, sobre todo, competir en un mercado cada día más global.
Muchas empresas, más aún tras la crisis, se están planteando adoptar BPM, ya que pemite conseguir un control completo de los procesos, una amplia visibilidad para la toma de decisiones y una visión estratégica para la consecución de objetivos a corto y largo plazo. Esta tecnología ofrece a las organizaciones un sistema de gestión con el que conseguir optimizar el funcionamiento de sus actividades mediante la identificación y selección de procesos, así como de su descripción, documentación y mejora; partiendo del despliegue de la estrategia de la organización, asegurando la misión empresarial y alineada a la visión de la empresa.
España sigue siendo el tercer país de toda Europa, por detrás de Alemania e Inglaterra, que avanza a buen ritmo hace ya varios años en el ámbito empresarial y en las Administraciones Públicas, en cuanto a la automatización y gestión de procesos.
En 2010, según el Club-BPM, el mercado español de BPM consiguió un crecimiento del 9%, tal y como estaba previsto debido a la crisis económica que paralizó los presupuestos de las empresas, lo que hizo que se alargaran los ciclos de compra. Y las previsiones para el año en curso, según la citada asociación, son menores, posicionándose en un 6,8%. Sin embargo, las perspectivas de las empresas muestran un panorama más halagüeño ya que tienen la esperanza de que se produzca una recuperación durante la segunda mitad del 2012 y, por tanto, están más abiertas a la inversión en soluciones BPM. El indicador de crecimiento en BPM para el 2012, si la economía comienza a repuntar como se espera, podría alcanzar crecimientos de entre un 7 y un 10%.
El Ministerio de Defensa, Rioja Salud, la Fundación de los Ferrocarriles Españoles y la Universidad de Deusto son sólo algunas de las organizaciones que han apostado por BPM. Éstas son sus experiencias.
Cambio cultural
Para el teniente coronel José Carlos Espinosa, del Ministerio de Defensa, “en sí mismo, un proyecto BPM requiere un cambio cultural en la organización, y como todos los cambios culturales para que sea efectivo, debe estar liderado por la dirección. Además, debido a que es prácticamente inevitable que el proyecto BPM lleve parejo la implantación de un nuevo sistema informático, es imprescindible depender de consultores externos expertos en la herramienta informática, con los costes que esto implica. Por tanto, la dirección de una empresa que quiera bordar un proyecto BPM debe liderar el proyecto, estar mentalizada para ‘sufrir’ un cambio cultural y asumir los ‘costes’ que este cambio lleva asociados, ‘costes’ que se convertirán en ‘inversión’ si el proyecto llega a buen puerto”.
En su caso, la implantación del proyecto se ha llevado a cabo en el ITM (Instituto Tecnológico la Marañosa) con la ayuda del proveedor E&Q Engineering. La herramienta implantada ha sido AuraPortal BPMS. “La optimización de recursos, la simplicidad de la herramienta y el bajo coste comparativo con otros BPMS en término de esfuerzo de programación (nula en caso de AuraPortal) fueron los criterios básicos para esta selección”.
Fue la necesidad de sistematizar y automatizar la gestión de los proyectos de investigación lo que les llevó a adoptar el BPM. El proyecto piloto, iniciado hace dos años, sigue hoy en proceso. Espinosa espera, tras la finalización del proyecto, disponer de un nuevo paradigma en la organización, “tal es la gestión por procesos, en este caso mediante el empleo de una herramienta que no requiere programación para el diseño e implantación de los procesos”.
Gestión por procesos
Rioja Salud es otra entidad que ha apostado con fuerza por el BPM. Juan Carlos Oliva Pérez, subdirector de Informática de Rioja Salud, explica que su organización está inmersa en el desarrollo de un proyecto de “gestión por procesos” para la tramitación electrónica de sus procedimientos administrativos, “tanto aquellos que regulan su operativa interna, como especialmente los que le relacionan con el ciudadano riojano, a través del portal www.riojasalud.es. Para llevar a cabo la implantación telemática de procedimientos de e-administración, Rioja Salud constituye grupos multidisciplinares integrados por profesionales con amplia experiencia y conocimiento de la organización, encargados del análisis y definición de los diferentes procesos. Posteriormente y con ayuda del Servicio Informático de Rioja Salud, se procede con el desarrollo e implantación de los diferentes procedimientos sobre la herramienta BPMS, así como su integración con sistemas y fuentes de Información a través de un Bus de Integración (ESB).
En este caso la organización apostó por la utilización de Procesa y Esfera, el BPMS de Mnemo. El principal reto de este proyecto, explica Oliva, “fue certificar que nuestros equipos de TI pudieran implementar rápidamente procedimientos sobre el BPMS y que la curva de aprendizaje fuese mínima. Adicionalmente, resultó fundamental garantizar una correcta integración del BPMS con otras herramientas de backoffice, como el Sistema de Gestión de Personal y Nóminas, el Gestor Documental, el Registro Telemático, la Pasarela de Pagos, la Plataforma de Validación de Certificado y Firma Electrónica ó el Portal Web de Rioja Salud, entre otros”.
Aunque el directivo añade que “el principal reto a en la implantación de una estrategia TIC de Gestión por Procesos es el plan de gestión del cambio, que con una inversión asumible tanto en tecnología como en formación, debe garantizar la utilización de los procesos por parte del usuario, la continuidad del negocio y la reutilización efectiva del conocimiento y de los procesos desarrollados”.
Los resultados del proyecto han sido óptimos. En un corto periodo de tiempo, el área de Desarrollo de Aplicaciones Informáticas e Integraciones de Rioja Salud ha conseguido capacitar profesionales en tecnologías y estándares BPM para el desarrollo y despliegue de forma eficiente de procesos de administración electrónica. “Sin duda alguna el principal beneficio ha sido conseguir un coste total de propiedad (TCO) menor y un retorno de la inversión (ROI) mayor, frente al resto de herramientas de mercado evaluadas y muy especialmente frente al desarrollo de aplicaciones con métodos tradicionales”, añade el portavoz.
Para Oliva, la elección cuidadosa del BPMS, para garantizar el cumplimiento de los requisitos en materia de seguridad, flexibilidad, formación, disponibilidad y continuidad de negocio “es un aspecto clave a la hora de que una organización aborde un proyecto de BPM”. Además, añade, “es altamente recomendable realizar una prueba de concepto en la que se implementen un par de procedimientos, que aunque no entrañen gran complejidad permitan evaluar todas las características
Muchas empresas, más aún tras la crisis, se están planteando adoptar BPM, ya que pemite conseguir un control completo de los procesos, una amplia visibilidad para la toma de decisiones y una visión estratégica para la consecución de objetivos a corto y largo plazo. Esta tecnología ofrece a las organizaciones un sistema de gestión con el que conseguir optimizar el funcionamiento de sus actividades mediante la identificación y selección de procesos, así como de su descripción, documentación y mejora; partiendo del despliegue de la estrategia de la organización, asegurando la misión empresarial y alineada a la visión de la empresa.
España sigue siendo el tercer país de toda Europa, por detrás de Alemania e Inglaterra, que avanza a buen ritmo hace ya varios años en el ámbito empresarial y en las Administraciones Públicas, en cuanto a la automatización y gestión de procesos.
En 2010, según el Club-BPM, el mercado español de BPM consiguió un crecimiento del 9%, tal y como estaba previsto debido a la crisis económica que paralizó los presupuestos de las empresas, lo que hizo que se alargaran los ciclos de compra. Y las previsiones para el año en curso, según la citada asociación, son menores, posicionándose en un 6,8%. Sin embargo, las perspectivas de las empresas muestran un panorama más halagüeño ya que tienen la esperanza de que se produzca una recuperación durante la segunda mitad del 2012 y, por tanto, están más abiertas a la inversión en soluciones BPM. El indicador de crecimiento en BPM para el 2012, si la economía comienza a repuntar como se espera, podría alcanzar crecimientos de entre un 7 y un 10%.
El Ministerio de Defensa, Rioja Salud, la Fundación de los Ferrocarriles Españoles y la Universidad de Deusto son sólo algunas de las organizaciones que han apostado por BPM. Éstas son sus experiencias.
Cambio cultural
Para el teniente coronel José Carlos Espinosa, del Ministerio de Defensa, “en sí mismo, un proyecto BPM requiere un cambio cultural en la organización, y como todos los cambios culturales para que sea efectivo, debe estar liderado por la dirección. Además, debido a que es prácticamente inevitable que el proyecto BPM lleve parejo la implantación de un nuevo sistema informático, es imprescindible depender de consultores externos expertos en la herramienta informática, con los costes que esto implica. Por tanto, la dirección de una empresa que quiera bordar un proyecto BPM debe liderar el proyecto, estar mentalizada para ‘sufrir’ un cambio cultural y asumir los ‘costes’ que este cambio lleva asociados, ‘costes’ que se convertirán en ‘inversión’ si el proyecto llega a buen puerto”.
En su caso, la implantación del proyecto se ha llevado a cabo en el ITM (Instituto Tecnológico la Marañosa) con la ayuda del proveedor E&Q Engineering. La herramienta implantada ha sido AuraPortal BPMS. “La optimización de recursos, la simplicidad de la herramienta y el bajo coste comparativo con otros BPMS en término de esfuerzo de programación (nula en caso de AuraPortal) fueron los criterios básicos para esta selección”.
Fue la necesidad de sistematizar y automatizar la gestión de los proyectos de investigación lo que les llevó a adoptar el BPM. El proyecto piloto, iniciado hace dos años, sigue hoy en proceso. Espinosa espera, tras la finalización del proyecto, disponer de un nuevo paradigma en la organización, “tal es la gestión por procesos, en este caso mediante el empleo de una herramienta que no requiere programación para el diseño e implantación de los procesos”.
Gestión por procesos
Rioja Salud es otra entidad que ha apostado con fuerza por el BPM. Juan Carlos Oliva Pérez, subdirector de Informática de Rioja Salud, explica que su organización está inmersa en el desarrollo de un proyecto de “gestión por procesos” para la tramitación electrónica de sus procedimientos administrativos, “tanto aquellos que regulan su operativa interna, como especialmente los que le relacionan con el ciudadano riojano, a través del portal www.riojasalud.es. Para llevar a cabo la implantación telemática de procedimientos de e-administración, Rioja Salud constituye grupos multidisciplinares integrados por profesionales con amplia experiencia y conocimiento de la organización, encargados del análisis y definición de los diferentes procesos. Posteriormente y con ayuda del Servicio Informático de Rioja Salud, se procede con el desarrollo e implantación de los diferentes procedimientos sobre la herramienta BPMS, así como su integración con sistemas y fuentes de Información a través de un Bus de Integración (ESB).
En este caso la organización apostó por la utilización de Procesa y Esfera, el BPMS de Mnemo. El principal reto de este proyecto, explica Oliva, “fue certificar que nuestros equipos de TI pudieran implementar rápidamente procedimientos sobre el BPMS y que la curva de aprendizaje fuese mínima. Adicionalmente, resultó fundamental garantizar una correcta integración del BPMS con otras herramientas de backoffice, como el Sistema de Gestión de Personal y Nóminas, el Gestor Documental, el Registro Telemático, la Pasarela de Pagos, la Plataforma de Validación de Certificado y Firma Electrónica ó el Portal Web de Rioja Salud, entre otros”.
Aunque el directivo añade que “el principal reto a en la implantación de una estrategia TIC de Gestión por Procesos es el plan de gestión del cambio, que con una inversión asumible tanto en tecnología como en formación, debe garantizar la utilización de los procesos por parte del usuario, la continuidad del negocio y la reutilización efectiva del conocimiento y de los procesos desarrollados”.
Los resultados del proyecto han sido óptimos. En un corto periodo de tiempo, el área de Desarrollo de Aplicaciones Informáticas e Integraciones de Rioja Salud ha conseguido capacitar profesionales en tecnologías y estándares BPM para el desarrollo y despliegue de forma eficiente de procesos de administración electrónica. “Sin duda alguna el principal beneficio ha sido conseguir un coste total de propiedad (TCO) menor y un retorno de la inversión (ROI) mayor, frente al resto de herramientas de mercado evaluadas y muy especialmente frente al desarrollo de aplicaciones con métodos tradicionales”, añade el portavoz.
Para Oliva, la elección cuidadosa del BPMS, para garantizar el cumplimiento de los requisitos en materia de seguridad, flexibilidad, formación, disponibilidad y continuidad de negocio “es un aspecto clave a la hora de que una organización aborde un proyecto de BPM”. Además, añade, “es altamente recomendable realizar una prueba de concepto en la que se implementen un par de procedimientos, que aunque no entrañen gran complejidad permitan evaluar todas las características
