Estrategias de comunicación para una buena gestión de proyectos
Los proyectos sólo tienen éxito si están respaldados por un equipo fuerte, y esta potencia se consigue exclusivamente cuando se cuenta con una sólida estrategia de comunicación y colaboración. Aquí tenemos una serie de consejos para mejorar el trabajo en equipo.
Email, videoconferencias, llamadas telefónicas, textos, discusiones cara a cara o incluso interacciones verbales son herramientas a nuestro alcance y los equipos que impulsan cada proyecto disponen de todo un universo de nuevas posibilidades. Pero, para obtener el éxito, es imprescindible seguir unas cuantas normas de funcionamiento básicas.
La primera es llevar a cabo reuniones regulares de estrategia de todo el equipo. Esto les da a todos la oportunidad de estar presentes en las discusiones sobre cada proyecto y los cambios a realizar. Para reducir la pérdida de tiempo, es recomendable limitar las reuniones a 50 minutos, redactar una agenda de la reunión y enviarla a todos los miembros del equipo previamente, o programar la próxima reunión de antemano, y de los temas que allí se tratarán.
Ser inclusivo. Cualquier encuentro que quiera tener éxito debe asegurar que nadie relevante queda fuera. Incluso, es mejor aumentar la participación, aunque no esté clara la necesidad de que esté presente algún miembro.
Mostrarse transparente, claro y conciso también es recomendable. Bastante cuesta entablar una comunicación fluida como para hacerla enrevesada. Programar la reunión, convocar vía email y tener claro el propósito de la misma.
Ser respetuoso. Los miembros de un equipo lo son por alguna razón y, sea cual sea su papel, todos sirven a un propósito y aportan valor al proyecto. Independientemente del cargo o posición, se debe procurar tener respeto a todos los compañeros, más junior o sénior que sean.
Saber reconocer que podemos estar equivocados es otra máxima de estos grupos. La necesidad de tener razón puede llegar a alienar a los demás, en la medida en que dejan de comunicarse abiertamente. Tal ruptura de la comunicación hace que el equipo funcione a un nivel menor.
Utilizar herramientas de colaboración online es otra necesidad actual para agilizar la gestión de proyectos y facilitar el proceso de colaborar con los miembros del equipo. "Si estamos buscando una manera fácil y gratuita de comunicarse y colaborar con los miembros del equipo (en la misma oficina o en todo el mundo) podemos dotarnos de herramientas de gestión de proyectos en la nube”, señala Patti Rowlson, fundador y director de marketing de PR Consulting. "Son excelentes para mantener a todos informados y actualizados sobre la evolución de los proyectos”, concluye.
