GOBIERNO TI | Noticias | 07 FEB 2018

Nueve consejos para una mejor gestión del tiempo

Las reglas de administración del tiempo han cambiado, trabajando a través de su bandeja de entrada, cambiando los artículos a su bandeja de salida, yendo a casa y repitiendo la misma secuencia.
Time Machine
Lou Markstrom

Ahora, nuestras bandejas de entrada nunca se detienen y nos siguen las veinticuatro horas del día. En el pasado, el objetivo de una buena gestión era hacer las cosas. Su objetivo es más que suficiente: se trata de terminar lo que necesita y lo va a lograr. También se trata de saber lo que no vas a hacer.

Aquí hay 9 formas de administrar su tiempo de manera efectiva.

1. Programe tiempo de planificación semanal

Dedique tiempo al final de cada semana para mirar hacia adelante y programar la próxima semana. Esto nos permite ser proactivos al determinar lo que estamos asignando a nuestro tiempo y no solo responder a lo que surja.

Uno de los mejores momentos para hacer esto el viernes por la tarde. Bloquee de 30 a 60 minutos para ver lo que completó esta semana y lo que necesita completar la próxima semana.

2. Sea específico con los tiempos de inicio y finalización

Los artículos en su horario deben estar claramente definidos con tiempos de inicio, duraciones y horas de finalización. Solo crear una lista de "tareas pendientes" para el día no es suficiente. 

3. Programe sus actividades

La mayoría de nosotros somos muy buenos para mantener reuniones cuando otras personas están involucradas. ¿Trata las tareas que necesita de la misma forma? 

4. Sea claro sobre lo que va a hacer

A medida que tenga claro su cronograma y horario, verá exactamente lo que está haciendo cuando. También será posible hacer un plan alternativo.

5. Ten en cuenta el panorama general

Es muy fácil dedicar todo nuestro tiempo a los incendios del día a día. Como parte de tu plan semanal, da un paso atrás y mira el panorama general. 

6. Usa una matriz de prioridad para determinar qué programar

Steven Covey popularizó el uso de la relación entre la urgencia y la importancia como una herramienta para establecer prioridades. 

7. Tenga en cuenta su curva de productividad personal

Programe tareas en el momento apropiado del día según su curva de productividad personal. Todos tenemos momentos del día en los que estamos más "en alerta" que otros.

Esta es su regla del 20%, 80/20 donde el 20 por ciento de sus esfuerzos están produciendo el 80 por ciento de sus resultados. Pase estos momentos trabajando en lo que es más importante.

8. Obtenga el control de su correo electrónico

No se sienta a merced de su alerta de notificación por correo electrónico que se apaga y responde a un perro pavloviano. Tener horarios específicos para manejar y cuidar el correo electrónico. La frecuencia de estos horarios en el día variará dependiendo de su función, pero no tienen que leer en el momento en que entran.

Si estuvo en la reunión mencionada anteriormente con su CEO, ¿estaría revisando todos los correos electrónicos que llegan durante esa reunión? Recuerde el tiempo que ha asignado de la misma manera que tendría una reunión con otra persona.

9. Usted tiene el control de su horario

Una vez que tenga su cronograma en su lugar, sígalo. Es el viejo cliché "Planifica tu trabajo y luego trabaja tu plan". Hiciste el cronograma, por lo que no puedes ser una víctima de eso. Solo recuerda, solo una de las más altas prioridades (urgencia e importancia) no es solo porque te sientas en ello.

 

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