Seis consejos de expertos para preparar presupuestos de TI

El presupuesto de TI dice mucho sobre sus propietarios: si los ejecutivos tienen una hoja de ruta para el futuro y si están dispuestos a pagar por ella, si los líderes de la compañía valoran la innovación o si aún ven la tecnología como una función detrás de escena.

Los presupuestos deben reflejar los planes estratégicos de la compañía para el próximo año asignando dinero a aquellos proyectos considerados de alta prioridad en función de las metas y objetivos del negocio.

Pero el presupuesto de TI puede hacer mucho más que eso, si se combina con las preguntas y tácticas correctas, investigadores, consultores y líderes de TI dicen que los CIO pueden usar el presupuesto como una herramienta para impulsar más innovación, con el objetivo de ofrecer no solo TI táctica sino también el tipo de servicios tecnológicos que producen una verdadera transformación digital.

Aquí hay seis consejos sobre presupuestos que los expertos dicen que no se siguen comúnmente, pero que podrían generar buenos resultados presupuestarios para los CIO.

Usar benchmark

Realizar sesiones de planificación estratégica con el departamento comercial e identifica prioridades para comprender mejor qué iniciativas comerciales impulsadas por tecnología deben financiarse, los elementos más rutinarios de infraestructura de TI y servicios corporativos.

Una vez que tiene los números, compare su presupuesto de TI con lo que los investigadores informan como gasto óptimo para las empresas según el tamaño, la industria y otros factores. Use puntos de referencia para comparar el presupuesto con otros, pero también para que pueda poner los gastos de TI en perspectiva para el CEO.

Aprovechar las reglas de gastos de capital, opex

Antes, cuando las empresas tenían sus propios centros de datos e invertían mucho en hardware de TI, los CIO podían separar fácilmente los gastos de capital del presupuesto operativo habitual. Esa delineación se ha difuminado a medida que la misión de TI pasó de mantener la infraestructura a ofrecer la tecnología que respalda las iniciativas estratégicas. Una parte del gasto de TI puede ir bajo gasto de capital.

Los CIO necesitan trabajar con sus contrapartes financieras para garantizar que sus elecciones cumplan con las reglamentaciones contables.

Cambie el gasto a las líneas de negocios

En su "Guía mundial de gastos de TI semestrales: línea de negocio" de 2017, International Data Corp. descubre que las unidades de negocio financian cada vez más el gasto corporativo de TI. De hecho, IDC predice que el gasto en tecnología de la línea de negocio será aproximadamente igual al de la organización de TI para 2020.

Los CIO deben alentar a las líneas de negocio a que destinen más gasto tecnológico a sus propios presupuestos. Aunque el dinero en última instancia proviene del mismo bolsillo corporativo, independientemente de qué departamento cubra los gastos.

Los ejecutivos de negocios que incorporan los gastos de TI como parte de sus propios presupuestos tienen más incentivos para asegurarse de que esas inversiones rindan frutos. Como resultado, tienden a trabajar más de cerca con el CIO y el equipo de TI para desarrollar indicadores de rendimiento clave y medir en contra de esos KPI. Están más motivados para ajustar los proyectos cuando no están cumpliendo los objetivos previstos, lo que a su vez conduce a mejores resultados y un mayor ROI.

Invierta en estrellas

Debido a que los CIO nunca reciben suficiente dinero en sus presupuestos anuales para financiar cada artículo en sus listas de tareas pendientes, tienen que tomar decisiones sobre qué se financia y qué no. Deben seguir una regla simple al tomar esas decisiones: poner más dinero en las estrellas. Esto requiere que los CIO realicen evaluaciones más críticas de los proyectos en curso y los costes operativos. Tendrán que examinar qué artículos ofrecen los mejores rendimientos y cuáles están financiando por costumbre o porque son el proyecto favorito de alguien o porque alguna vez produjeron resultados.

Fondo para el futuro

El presupuesto de TI debe reflejar más que las necesidades estratégicas de la organización para el próximo año; también necesita crear una visión de tres a cinco años. Los principales CIO hacen eso al garantizar que haya dinero allí para las iniciativas que sientan las bases para el futuro estado de la organización.

Las encuestas anuales de CIO de Gartner que muestran que los presupuestos empresariales de TI en Estados Unidos subieron solo un 2,1% este año, en comparación con el 5,6% de los presupuestos empresariales de TI para organizaciones con sede en China, como una indicación de que los departamentos de TI de EE. UU.

Asigne fondos para arreglar el pasado

La mayoría de las empresas están sujetas a entornos heredados demasiado complejos que consumen más recursos de los que justifica su valor comercial.

Sin embargo, muchos presupuestos de TI contienen fondos inadecuados para solucionar problemas heredados. Más bien, financian exclusivamente, primero, mantener las luces encendidas y, en segundo lugar, solo aquellos proyectos que satisfacen las necesidades comerciales más inmediatas.

Las organizaciones con ese enfoque despertarán un día para darse cuenta de que sus entornos están al final de la vida, dejándolos con riesgos inaceptables y una necesidad de luchar para solucionar el problema.

Los CIO deben luchar contra la "tiranía de lo urgente", por lo que las necesidades más urgentes llaman toda la atención y en su lugar venden al CEO y al directorio sobre la necesidad de presupuestar dinero para modernizarse. Los CIO deben vender los costes de los proyectos de modernización a sus CEO mostrando cómo ese trabajo eliminará los costos innecesarios.