Seis consejos para una buena comunicación entre los equipos de gestión de proyectos
Los proyectos sólo tienen éxito si están respaldados por un equipo fuerte, y esta potencia se consigue cuando se cuenta con una sólida estrategia de comunicación. Estos son algunos consejos para que la comunicación entre todos los miembros del equipo sea eficiente.
Correo electrónico, videoconferencias, llamadas telefónicas, textos, discusiones cara a cara o incluso interacciones verbales son herramientas a nuestro alcance y los equipos que impulsan cada proyecto, tienen a su alcance todo un universo de nuevas posibilidades. Pero, para obtener el éxito, es imprescindible seguir unas cuantas normas de funcionamiento básicas.
La primera es llevar a cabo reuniones regulares de estrategia de todo el equipo. Esto da a todos la oportunidad de estar presentes en las discusiones sobre cada proyecto y estar al día sobre los cambios a realizar. Para reducir la pérdida de tiempo, es recomendable limitar las reuniones a 50 minutos, redactar una agenda de la reunión y enviarla a todos los miembros del equipo previamente, o programar la próxima reunión de antemano, así como los temas que allí se tratarán.
La comunicación tiene que ser inclusiva. Cualquier encuentro que quiera tener éxito debe asegurar que nadie relevante queda fuera. Incluso, es mejor aumentar la participación, aunque no esté clara la necesidad de que esté presente algún miembro.
También es importante mostrarse transparente, claro y conciso. Bastante cuesta entablar una comunicación fluida como para hacerla enrevesada. Programar la reunión, convocar vía email y tener claro el propósito de la misma.
Hay que establecer un marco de respeto en las relaciones. Los miembros de un equipo lo son por alguna razón y, sea cual sea su papel, todos sirven a un propósito y aportan valor al proyecto. Independientemente del cargo o posición, se debe procurar tener respeto a todos los compañeros, más junior o sénior que sean.
Saber reconocer que podemos estar equivocados es otra máxima de estos grupos. La necesidad de tener razón puede llegar a alienar a los demás, en la medida en que dejan de comunicarse abiertamente. Tal ruptura de la comunicación hace que el equipo funcione a un nivel menor.
A día de hoy, se hace necesario el uso de herramientas de colaboración online para agilizar la gestión de proyectos y facilitar el proceso de colaboración con los miembros del equipo. "Si estamos buscando una manera fácil y gratuita de comunicarse y colaborar con los miembros del equipo (en la misma oficina o en todo el mundo) podemos dotarnos de herramientas de gestión de proyectos en la nube”, señala Patti Rowlson, fundador y director de marketing de PR Consulting. "Son excelentes para mantener a todos informados y actualizados sobre la evolución de los proyectos”, concluye.
No obstante, el software de colaboración por sí solo no garantiza que un equipo se comunique de forma eficiente; la comunicación sólo será buena si la estrategia que se adopte, lo es.
