Industria y Utilities | Noticias | 03 MAR 2014

La disminución de costes y agilidad en los flujos documentales, prioridades para los CIO

Las compañías españolas dedican hasta un 5% de su presupuesto TI a tareas de impresión según un estudio llevado a cabo por IDC.
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CIO España

El principal reto de las compañías para este año pasa por acelerar los procesos documentales de forma que vayan al mismo ritmo que los del negocio. No en vano, la crisis y los actuales ciclos de consumo están obligando a las empresas a ser más ágiles, lo que en términos de gestión documental se traduce en una mayor fluidez dentro de la propia organización. Es una de las conclusiones que se desprende del nuevo estudio realizado por IDC sobre los principales objetivos de los CIO de cara a este nuevo año.


El estudio, encargado por KYOCERA Document Solutions, también revela que las compañías de nuestro país dedican hasta el 5% de su presupuesto total de TI a la partida correspondiente a impresión, aunque casi la mitad de las empresas consultadas afirma desconocer los costes reales en dicha materia.


Y es que, por su propia naturaleza, valorar el gasto real en impresión es un proceso muy complicado. En ese sentido, dentro del coste total de la impresión no se debe contabilizar únicamente la amortización de la maquinaria y los tóner, sino también la electricidad empleada y el soporte técnico que se encarga de que ese equipamiento funcione correctamente día tras día.

 

Para ayudar a las empresas a reducir su gasto en impresión y mejorar de paso su eficiencia, el informe establece una serie de recomendaciones que pueden poner en marcha todo tipo de empresas, sea cual sea su tamaño.

 

Entre ellas, destaca la necesidad de que las organizaciones definan políticas de uso para concienciar y educar a los empleados. De este modo, puede reducirse el volumen total de documentos impresos. Por otro lado, y en combinación con lo anterior, las empresas tienen aún un largo camino por recorrer a la hora de bajar los costes por impresión, especialmente los ocultos (energía, gestión, medio ambiente, productividad, etc.), todos los cuales deben ser monitorizados y analizados. Además, IDC recomienda emprender políticas de racionalización de impresiones a color y que los responsables de TI conozcan mejor el impacto de la calidad de impresión sobre el gasto unitario.

 

Otra de las reglas básicas que puede ayudar al ahorro es el enviar a imprimir los emails por la bandeja de papel reciclado, así como no permitir imprimir a color a departamentos que no lo necesitan o recoger las impresiones tras introducir un código en el dispositivo de impresión. Se trata de normas que, con su cumplimiento, permiten reducir el gasto de esta área hasta en un 25%.


Las empresas también sitúan como una prioridad para este 2014 la reducción de los costes vinculados a los procesos en papel. Y es que, más allá de los ahorros directos que supone eliminar el papel en la compañía, al eliminar los documentos físicos (y su almacenaje) también se reducen notablemente los tiempos de llegada al mercado. Por ello, la digitalización se consolida como una de las apuestas estratégicas más importantes en nuestros días.


Aunque la nube aún no está afectando de forma directa en este aspecto a las empresas, todas ellas coinciden a la hora de afirmar que, en un futuro, todos los procesos deberán tener en cuenta el cloud computing. La otra gran tendencia en este terreno es la movilidad, ya imparable dentro de las organizaciones, según recoge el informe. Sin embargo, los graves problemas de seguridad y de control sobre los documentos en el entorno móvil siguen preocupando a los CIO y responsables de TI.

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