La oficina en casa...¿la oficina del futuro?

Más del 17,4% de la población ocupada en una sociedad como la española trabaja por cuenta propia, un punto más que tan sólo hace 41 años, y la tendencia parece en aumento. Muchas de estas personas no acuden a diario a una oficina, sino que trabajan en casa o lo hacen en las instalaciones de un tercero. Además, los trabajadores, responden cada vez menos a los tópicos y son profesionales dinámicos con capacidad de desempeñar su actividad lejos de un puesto estándar. Los empleados forman parte de una transformación silenciosa que está moviendo ese eje de posición. Al igual que en el mundo del marketing se habla de las customer centric organizations, en el mundo de los recursos humanos y los procesos de gestión se podría hablar de employee centric organizations.

Un contexto sin oficinas provoca la aparición de los denominados “puntos de dolor”: situaciones que suponen estrés laboral. No son iguales para el caso de una persona casada frente a una soltera, ni tampoco en el caso de responsables de equipos, o los jóvenes profesionales que buscan progresar y demostrar su valía. 

Entre las principales dificultades que encontramos está el acceso a la infraestructura TIC necesaria para el trabajo (conectividad a Internet, comunicaciones de voz, herramientas de gestión documental, equipamiento informático…), la definición y organización de las rutinas de trabajo (especialmente a la hora de repartir las tareas entre los compañeros de equipo), la organización de reuniones, el incremento del volumen de correos electrónicos y mensajes al disminuir la posibilidad de establecer conversaciones presenciales, el incremento del nivel de estrés en torno al teléfono móvil, el control de las actividades laborales y la dificultad para demostrar que se están desarrollando,y la ausencia de relaciones sociales con los compañeros de la empresa.

Pero ¿son realmente prescindibles las oficinas? Su desaparición supondría un incremento del teletrabajo, un estudio de Office Team en 2013 ya aseguraba que el 87% de los directivos cree que el aumento de este modelo será evidente en los próximos 10 a 15 años. Son los propios empleados los que demandan esta solución. Un 10% de los teletrabajadores, de hecho, aceptaría una rebaja salarial a cambio de poder seguir trabajando desde casa. No aunque no todo son ventajas. Las empresas deben facilitar a sus empleados los equipos necesarios para desempeñar su actividad. Sin embargo, la extensión del BYOD evidencia que son los mismos empleados los que se adelantan a la búsqueda de soluciones con sus propios recursos. Si no prescindimos de las oficinas, ¿qué modelo de organización adoptar? Es el momento de los Smart Working Environment (SWE).

Los SWE no son una oficina, es una forma diferente de organizar los procesos de trabajo, enfrentando las necesidades profesionales desde una óptica abierta en la que no es el profesional el que se adapta a los recursos, sino los recursos los que se adaptan al profesional. Estos entornos responden a tener un vínculo común que es la tecnología que permite acceder y conectar al usuario con la misma información sea cual sea el lugar en que se encuentre (ya que la movilidad es imprescindible en un contexto de desplazamiento habitual).

Además, los SWE son escalables, y su modelo se asemeja al de la economía bajo demanda: se consume lo que se utiliza, ajustando de manera más eficaz los gastos. Los recursos de los SWE se organizan alrededor de dos niveles (servicios físicos y servicios virtualizados). Por otro lado estos espacios no ponen barreras, sino que las diluyen. En estos entornos, el acceso a los recursos está garantizado, o bien porque se encuentran en la nube, o bien porque pueden utilizarse los de diferentes ubicaciones.

Tan solo el 20% de las empresas españolas cuenta con servicios virtualizados, aunque ese porcentaje sube hasta el 34,8% en el caso de las grandes compañías, según datos de la ONTSI. Los motivos por los que se descarta su uso son diversos, pero los más comunes son la creencia de que no son necesarios para el negocio (61,1%) y el desconocimiento que se tiene de los entornos cloud (53,5%).

En un SWE los principales servicios virtuales que suelen encontrarse son: los escritorios remotos, sistemas de trabajo colaborativo, almacenamiento remoto, data centre virtual, sistemas de aprendizaje, computación e infaestructuras bajo demanda, SaaS
Y los servicios físicos constituyen lugares y recursos a los que se puede acceder según donde nos encontremos y de acuerdo a las necesidades puntuales que tengamos (infraestructuras de telecomunicaciones y de seguridad, espacios de trabajo, equipamiento de gestión documental y sistemas de audio y video. 

Entonces... ¿cómo serán las oficinas del futuro?
La combinación de la evolución de las relaciones sociales con las nuevas tecnologías ya está dando lugar a experiencias diferentes en el uso de los espacios de trabajo. Según Colt, en el ámbito de las oficinas ya estamos asistiendo al cambio. Por un lado tenemos los nuevos centros de trabajo donde se alquilan despachos, salas o infraestructuras, los espacios de coworking o los hubs. Frente a la posesión de oficinas, se abrirá la posibilidad de compartirlas o bien con empleados de otras sedes o bien con empresas y profesionales que puedan aportar valor a la empresa a través del trabajo conjunto, en el mismo espacio.

En el lado de los procesos, la transformación afectará a la gestión de los proyectos, que se realizará desde plataformas de trabajo colaborativo online que facilitarán la organización del trabajo y el seguimiento de las actividades. Además, la comunicación táctica se desarrollará a través de aplicaciones y entornos de mensajería, más ágiles y eficaces que el correo electrónico. Y los centros de trabajo serán el eje de la creatividad de la organización, donde las tecnologías móviles reducirán la dependencia de los horarios. Todo esto permitirá que el conocimiento circule de una forma más intuitiva y natural.

Este entorno hará que los profesionales, directivos y ejecutivos, estarán localizables en todo momento. El smartphone será el dispositivo que servirá de punto de unión y sistema de alertas. Además, la formación será un proceso continuo y supondrá un avance en la conciliación de la vida personal con la laboral, desde el momento en el que la movilidad permitirá unificar en una misma agenda, sin diferencias, las tareas profesionales con las actividades privadas.

En los SWE se producirá un fortalecimiento de las relaciones sociales con personas ajenas al ámbito laboral. Es muy posible que se extiendan sin límite los tiempos de dedicación al trabajo. Según Colt, aunque en algunos países ya se está optando por aplicar medidas que penalicen el contacto con los empleados fuera del horario laboral, es posible que sea más difícil establecer límites claros si los horarios no se vinculan a las oficinas.

Para hacer posibles los SWE es imprescindible innovar y avanzar en el desarrollo de infraestructuras y sistemas para voz y datos sobre los que construir nuevos productos y servicios.