AAPP | Noticias | 01 JUN 2020

El Ayuntamiento de Alcobendas supera la prueba del teletrabajo en plena pandemia

En apenas unos días el Consistorio fue capaz de dotar de herramientas de teletrabajo a los empleados encargados de los servicios esenciales de la urbe de forma que los ciudadanos no vieran perjudicada la atención que se les presta durante la crisis generada por el coronavirus
Ayuntamiento de Alcobendas
Sede del Ayuntamiento de Alcobendas.
Esther Macías

La pandemia de COVID-19 ha generado una adopción masiva y sin precedentes del teletrabajo por parte de todas las empresas y administraciones cuya labor puede desarrollarse en remoto. Un caso paradigmático en España es el del madrileño Ayuntamiento de Alcobendas, que ha demostrado ser capaz de adaptarse a la nueva situación con una ingente celeridad a pesar de su tamaño y relevancia, pues presta servicios públicos a más de 117.000 personas que habitan en esta ciudad, la tercera que alberga más multinacionales en España y la segunda por facturación y volumen de empleos generados por estas empresas.

“Aunque el estado de alarma se activó en España el 14 de marzo, en el Ayuntamiento ya se decidió el día 12 que los empleados se fueran a trabajar a su casa el 13, con el fin de preservar su salud y minimizar los contagios”, desvela Sergio Caballero Benito, director general de Transformación Digital del Ayuntamiento de Alcobendas. En apenas dos días, asevera el portavoz, ya tenían teletrabajando a 500 empleados públicos de los 1.500 que tiene el consistorio, gracias a la solución de escritorios virtuales Amazon WorkSpaces, que implantó el equipo de Itera Process, consultora de TI con la que ya trabajaba y que se ha encargado de la instalación, mantenimiento y desarrollo de dicha plataforma.

“El proceso fue tan rápido porque, afortunadamente, ya teníamos un protocolo de teletrabajo establecido desde hace años que se utilizaba de forma escasa y que pretendíamos ir desplegando poco a poco. A este protocolo le faltaban requerimientos técnicos, formación y competencias digitales y, sobre todo, abordar una importante transformación cultural y de gestión del cambio. Esto es lo que ha acelerado de forma clara la situación generada por la pandemia, que nos ha obligado a adoptar el teletrabajo en remoto de forma casi inmediata”, añade. 

El portavoz apunta que haber analizado con anterioridad una solución como Amazon WorkSpaces, “que posibilita desplegar de forma muy rápida escritorios virtuales al menor coste posible, en el menor plazo, con una gran flexibilidad y bajo un modelo de pago por uso”, ha sido clave en el éxito del proyecto liderado por Itera Process.

 

Sergio Caballero Benito, director general de Transformación Digital del Ayuntamiento de Alcobendas.

 

Foco en los servicios esenciales

¿En base a qué criterios se eligió a esos 500 empleados públicos que iban a trabajar en remoto? “Organizamos un comité de crisis y decidimos cuáles eran los 500 puestos claves para seguir prestando los servicios esenciales a la ciudadanía. Básicamente son empleados de la Policía Local, de Protección Civil, de Servicios Sociales, a centros de mayores, servicios relacionados con la dependencia, atención ciudadana, etc.”.

El aprovisionamiento y estandarización de las estaciones de trabajo de los funcionarios estuvo lista en un par de días. “En tres/cuatro días ya estaban todos teletrabajando y usando esta plataforma y otras soluciones de colaboración; eso sí, la gestión del cambio nos ha llevado más tiempo, unas dos o tres semanas”. 

Este aspecto, según el CIO del Ayuntamiento, ha sido el mayor desafío. “La gestión del cambio cultural ha sido una tarea titánica. Ha habido que enseñar a los empleados en teletrabajo a utilizar esta plataforma y también otras que hemos implantado, como las herramientas de videoconferencia, pero al final ha sido posible gracias a la propia tecnología, muy intuitiva, al equipo técnico del Consistorio, a los propios empleados (muy concienciados con la situación) y a los proveedores que nos han ayudado en esta tarea de adaptación. En todo caso, para el ciudadano este proceso ha sido completamente transparente”.

Sergio Caballero destaca, por otro lado, que la solución de teletrabajo utilizada cumple con todas las normativas del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y también con las directrices del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD, más conocido como GDPR, sus siglas en inglés).

 

Roberto Fraile Herrera, concejal delegado de Innovación, Transformación Digital y Desarrollo Económico del Ayuntamiento de Alcobendas.

 

¿Un punto de inflexión para acelerar el teletrabajo en la Administración?

Roberto Fraile Herrera, concejal delegado de Innovación, Transformación Digital y Desarrollo Económico del Ayuntamiento de Alcobendas, reconoce que “esta crisis sanitaria ha supuesto un desafío para las administraciones públicas y, en concreto, para los ayuntamientos, organizaciones poco adaptadas al teletrabajo”. Afortunadamente, recalca, el Consistorio ha salido airoso del reto. “El Ayuntamiento precisaba tener operativas en pocos días las distintas áreas municipales con el objetivo de seguir prestando todos los servicios imprescindibles para los vecinos. Gracias a la solución implantada más de 500 personas han estado disponibles en las áreas de servicios sociales, mantenimiento de la ciudad, empleo, etc.”, añade.

En opinión de Caballero, la situación generada por la pandemia podría suponer un revulsivo y un claro impulsor del teletrabajo en toda la Administración Pública, aunque para ello se precisa “un claro liderazgo, la dotación de recursos para abordar la convergencia digital, una adaptación normativa, una mayor formación en competencias digitales entre los funcionarios y la adopción de una forma de trabajar por objetivos, entre otros factores. Pero técnicamente es posible y, de hecho, no deberíamos perder esta oportunidad de oro para digitalizarnos de forma definitiva. Hay que aprovechar las oportunidades que también se generan en las crisis para mejorar”.

Desde luego, la intención de este consistorio que, según Caballero, está digitalizado en un 50%, es seguir potenciando el teletrabajo en aquellos puestos que se puedan realizar en remoto. “Ya se verá si la fórmula definitiva para un proyecto a largo plazo es optar por una solución de escritorios virtuales o de puesto de trabajo móvil con VPN o una mezcla de ambas”.

 

 

Acelerón digital

En la desescalada, el Ayuntamiento está optando por un modelo mixto de trabajo presencial y virtual y adecuando algunos procesos de sistemas de información. “Estamos trabajando en la cita previa de servicios públicos, en el control de aforo de la ciudad y en poner más trámites en la web. La desescalada nos lleva a acelerar la transformación digital de la institución”. 

La tecnología, concluye Caballero, “es clave para mejorar la prestación de servicios públicos. Llegará un momento en el que los ciudadanos no querrán desplazarse para determinados trámites y hay que estar preparados. Urge acercar la administración digital al ciudadano y no perder la velocidad de crucero que hemos tomado”.

 


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