La ITSS optimiza la gestión de la información de su parque informático

La Dirección General del organismo dependiente del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, ha optimizado la gestión de la información de su parque informático con WebFOCUS. En el marco del proyecto Atenea, la entidad pública ha logrado, entre otros propósitos, multiplicar la eficiencia de sus usuarios en las labores relativas a la extracción de información, así como a la fiabilidad y profundidad de los datos.

La ITSS cuenta con oficinas en todas las provincias del Estado español, así como usuarios con dispositivos portátiles con un alto índice de movilidad, que se trasladan permanentemente entre provincias y comunidades autónomas. En su momento, la institución se planteó la necesidad de desarrollar una solución que facilitara la gestión de inventario de su equipamiento informático. La plataforma debía cubrir todo el ciclo de vida de los dispositivos: desde la gestión de expedientes de compra y proveedores, hasta la distribución en las Inspecciones Provinciales y la entrega de equipos a los usuarios.

Como explica Pilar del Olmo Henche, Jefa de Servicio del Área Técnica de la Subdirección General de Apoyo a la Gestión en el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, “Information Builders ya estaba presente en el Ministerio y nos convenció de que sería sencillo recopilar el amplio volumen de datos con el que contamos para trasladarlo a cuadros de mando intuitivos. Además, WebFOCUS siempre nos ha demostrado su facilidad de conexión a múltiples fuentes y bases de datos, lo que en el caso de este proyecto era un factor muy a tener en cuenta”.

El proyecto Atenea, la clave
Si bien con el tiempo las necesidades de los usuarios de la aplicación comenzaron a trascender del mero inventariado de dispositivos, sus demandas también atendían al control del uso de los equipos, a la asignación a usuarios, al software instalado, al estado de las actualizaciones o al empleo de las direcciones IP. Es entonces cuando nace Atenea, que ha supuesto un salto de calidad con respecto al proyecto inicial.

Sin estar relacionadas directamente con la gestión de equipos y expedientes, Atenea también ha ido incorporando funcionalidades relativas al mantenimiento de usuarios externos, asignación y mantenimiento de proyectos; así como cuadros de mando de estadísticas de uso y acceso a las aplicaciones internas de la ITSS, como Evaluación y Control e Integra.

Son dos los perfiles del usuario habitual de Atenea: administrativo (administradores de Servicios Centrales, coordinadores provinciales y secretarios generales) y técnico (Centro de Soporte a Usuarios). En total, cerca de 100 usuarios (60 procedentes de las delegaciones provinciales y 40 de la sede central).

Dependiendo del perfil que accede a la aplicación se visualizan más o menos opciones disponibles. A grandes rasgos, la aplicación se divide en cinco grandes áreas: Expedientes (creación y gestión de expedientes de compra y desafectación de dispositivos), Dispositivos (mantenimiento y consulta de equipamiento informático, listado de direcciones IP y logs de modificaciones realizadas por dispositivo), Usuarios (mantenimiento de usuarios externos, altas y bajas, usuarios en espera de asignación de portátil), Informes (sobre software instalado, listado de direcciones IP, accesos a EyC/Integra y licencias de software) y Cuadros de Mando (expedientes de Servicios Centrales y dispositivos, y estadísticas de acceso a informes de Evaluación y Control).

“Emplear Atenea nos ha permitido disfrutar de un amplio elenco de beneficios, principalmente en torno a dos ámbitos: por un lado, en lo relativo a la eficiencia en la extracción de información, lo que incide en la productividad del usuario; y, por otro, en lo concerniente a una mayor fiabilidad de los datos y a la profundidad de la información”, concluye Pilar del Olmo.