Valenciaport opta por el archivado digital para conservar su patrimonio documental

Las herramientas tecnológicas ofrecen entre sus ventajas la posibilidad de guardar de forma online contenidos originalmente en formatos físicos. De este modo, no solo se favorece su conservación aunque el paso del tiempo los deteriore de forma irremediable, sino que también se proporciona acceso a estos archivos a fragmentos más amplios de la población. Una iniciativa de este tipo es la que ha desarrollado la Autoridad Portuaria de Valencia, Valenciaport. 

El organismo, que gestiona no solo el puerto de Valencia sino también los de Gandía y Sagunto, ha completado el proyecto PUBLICARME. Este ha supuesto la digitalización de su patrimonio documental histórico, compuesto por cerca de 11.000 documentos con fechas desde mediados del siglo XIX hasta 1940, para ponerlo al alcance del público en general. En la iniciativa, la entidad ha contado con la tecnología de Microsoft y la colaboración en el despliegue de la consultora TI ENCAMINA. 

Para el desarrollo se ha empleado la solución en la nube Azure Cognitive Search de Microsoft, una plataforma de búsqueda enriquecida con IA. Su uso facilita que el sistema interprete el texto de los documentos e identifique interrelaciones entre la información contenida en los distintos documentos. 

Así, no solo se optimiza la búsqueda de datos enriquecida y se agilizan los tiempos de trabajo sino que se facilita la extracción de conclusiones de forma automática, sin necesidad de su estudio manual, dos ventajas importantes especialmente en entornos de investigación académica. Además, el proyecto tiene una voluntad social, como explican desde Microsoft, al facilitar el acceso de la población en general de los fondos de Valenciaport. 

Se prevé que el proyecto tenga cierta continuidad en el tiempo, más allá de la propia digitalización del material del organismo. "En los próximos meses, la base de datos documental será enriquecida todavía más, gracias al algoritmo de reconocimiento de documentos manuscritos en español que Microsoft planea lanzar al mercado", indican desde la compañía tecnológica. Desde Valenciaport están analizando si integrar la tecnología a nivel interno en su archivo general administrativo.

Para acceder a los contenidos, únicamente hay que realizar una búsqueda por palabras. La plataforma devuelve los resultados clasificados por etiquetas, de forma que se delimita la investigación e identifica los documentos más acordes con la búsqueda, que se pueden compartir por redes sociales o vía mail.