Grupo Egasa reduce en un 80% el coste de gestión de sus facturas

Grupo Egasa, multinacional española especializada en el segmento del juego y entretenimiento, ha implantado, con ayuda de Tecnocom, SAP Invoice Management by Open Text para automatizar y centralizar la gestión de sus facturas. Grupo Egasa ha encontrado en su departamento de TI un importante aliado a la hora de diseñar y desarrollar su estrategia de negocio, que le ha permitido optimizar los procesos y gestionar la organización de forma eficiente. Este nuevo proyecto se suma al de planificación y consolidación presupuestaria, anunciado hace unos meses por la compañía, para el que se apoyó en la solución SAP Business Planning and Consolidation (BPC) y en los servicios de Tecnocom, por lo que supone una importante muestra de confianza por parte de la multinacional española.

La última iniciativa propuesta por el departamento de TI ha sido la centralización de las facturas. Hasta ese momento, cada gerencia se encargaba de tramitar las facturas emitidas en su área de influencia, lo que ralentizaba los procesos de aprobación o rechazo, retrasaba los pagos e impedía disponer de una visión clara de la tesorería. Así lo explica Jesús Carretero, director corporativo de TIC de Grupo Egasa: “la administración de la empresa en España estaba descentralizada en gerencias (por Comunidades Autónomas) y cada una marcaba sus directrices de gestión de las facturas de los proveedores, lo que impedía tener una visión global de la tesorería. Por tanto, era necesario centralizar su gestión para obtener esa visibilidad”. En el momento en el que se planteó emprender este proyecto, la compañía decidió confiar en SAP Invoice Management by OpenText, una herramienta que permitía optimizar y simplificar la creación, gestión, monitorización y procesamiento de las facturas y órdenes de compra. Al tramitar más rápidamente las facturas y agilizar su aprobación, se optimizan los flujos de trabajo, aumenta la productividad, se obtiene un mayor control de la tesorería y se mejora la relación con los proveedores, ya que se acelera la realización de los pagos. Otra de las ventajas que proporciona es que permite efectuar el seguimiento completo de un pedido, desde que se recibe hasta que se realiza el pago. En este sentido, la compañía optó por implantar también la versión para móviles, con el fin de que los directivos pudieran acceder a las facturas desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de sus dispositivos móviles. Grupo Egasa tenía tan claras las ventajas de esta solución que no consultó otras opciones existentes en el mercado.

Un proyecto de cinco meses

Tecnocom llevó a cabo el proyecto en 5 meses, incluyendo las distintas fases de consultoría, desarrollo y pruebas. La parte más compleja fue que la nueva solución implicaba un cambio de mentalidad dentro de la organización, que debía pasar de una gestión descentralizada a tramitar las facturas en A Coruña y Madrid. Para facilitar el proceso, el sistema se ha integrado en el portal del empleado que existía en Egasa, lo que ha contribuido a mejorar la experiencia de usuario. Tras la puesta en marcha del sistema, en el primer mes se tramitó el 30 por ciento de las facturas a través de él y, 6 meses después, ese porcentaje ya era del 100%. En la actualidad son los propios empleados de Grupo Egasa los que gestionan la solución, e incluso, la compañía se encarga de realizar los roll-outs de la solución implantada en otros países. El propio sistema avisa cada cierto tiempo a los responsables de validar o rechazar las facturas y, una vez autorizadas, se registran automáticamente y entran en el flujo de pagos, que también funciona de forma automática. “Sólo cuando la factura es registrada en el sistema SAP, entra en el flujo de pagos automáticos por transferencia, en función de su fecha de vencimiento. Al poder informar a los proveedores del estado de su factura, mejoramos la relación con ellos y la imagen de la empresa”, ha destacado Jesús Carretero.

Grupo Egasa ha conseguido importantes beneficios en términos de eficiencia al pasar de un procedimiento manual a uno automatizado. Una de las ventajas más importantes tiene que ver con los costes, ya que se han reducido en un 80% los derivados de la gestión de las facturas, puesto que al digitalizarlas ya no hay que imprimirlas, ni copiarlas, ni enviarlas por fax o físicamente. La gestión interna también ha mejorado, puesto que tanto los gerentes como los responsables de control interno pueden acceder a las facturas desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, ya que también se ha implantado la versión para móviles, y conocer así cuál es el estado y dónde se encuentra cada factura. Además, se ha reducido en un 50% el trabajo destinado a aprobar las facturas y se ha incrementado la seguridad en los pagos, dado que con el nuevo sistema las facturas siempre son autorizadas por la persona adecuada, disminuyendo los errores.

Una vez consolidada en España, en la actualidad, Grupo Egasa está implantado la solución en Chile y Croacia para más adelante seguir en el resto de países en los que está presente. Junto a este proyecto, la compañía ha puesto en marcha otra iniciativa, también basada en SAP, para mejorar la gestión del capital humano desde dos vertientes.