Una cuarta parte del tiempo de trabajo se dedica a reuniones
El papel sigue siendo el principal soporte de información y la mayoría de los asistentes se deshacen de la documentación al terminar el encuentro, según el estudio de eShare.
El tiempo dedicado a reuniones pueden alcanzar el 25% del tiempo de trabajo, según un reciente estudio realizado en Reino Unido por eShare, compañía creadora de BoardPacks, software de Gobernanza Empresarial. A lo largo de 40 años de carrera, el tiempo que un trabajador puede invertir en la preparación y asistencia a reuniones equivale a un total de 17.470 horas, es decir, dos años enteros de la vida de una persona o 10 años de tiempo de trabajo.
Los trabajadores asisten a una media de 3,7 reuniones cada semana, invirtiendo una hora y nueve minutos en la preparación de cada una de ellas y una hora y 22 minutos en la reunión propiamente dicha. En una semana de trabajo corriente, esto significa que los trabajadores gastan más de un día entero tanto en el trabajo previo como en la celebración de las reuniones.
El estudio revela que el papel sigue siendo el principal soporte de la información para muchos trabajadores (uno de cada cinco), así mismo indica que hay una gran falta de diligencia a la hora de compartir las informaciones derivadas de la reunión cuando ésta termina. De hecho, el 11% de los encuestados confiesa que, tras la reunión, se deshace de la agenda y los materiales impresos, lo que puede tener implicaciones relacionadas con la seguridad en el tratamiento de la información.
Las soluciones de software destinadas a la gestión de reuniones tienen como objetivo ganar tiempo y eficacia gracias a la facilidad de compartir la misma información en tiempo real –incluyendo los cambios sobre documentos abiertos-, de posibilitar el seguimiento de las tareas asignadas a los asistentes a la reunión y, además, de constituir un elemento de cumplimiento normativo y buen gobierno al dejar constancia de las personas que intervienen en la toma de decisiones y ejecución de las mismas.
El estudio indica que el 40% de los trabajadores que organizan o acuden a reuniones sienten que, al menos, la mitad de las mismas son innecesarias, mientras que el 30% cree que la mayoría son ineficaces y podrían ser mucho más cortas. Por su parte, casi la mitad de los encuestados (el 45,7%) dice que, a menudo, piensa en otras cosas durante el desarrollo de la reunión, lo que refuerza la idea de que las mismas deben ser mejor dirigidas y orientadas a objetivos concretos.
