Célia Saraiva: “El mercado de eventos ha sufrido varios cambios en los últimos dos años”

VOQIN' vio cómo su negocio se aceleraba hacia la transformación digital con la llegada de la pandemia. La demanda de eventos digitales o híbridos se disparó y la empresa se vio obligada a adaptarse rápidamente a una nueva realidad. La tecnología juega aquí un papel central.

Celia Saraiva

VOQIN' es una agencia de origen portugués, creada en 2002, especializada en eventos híbridos, físicos y digitales, con oficinas en cuatro países, a saber, Portugal, Brasil, España y Estados Unidos. Célia Saraiva, Global Head of Digital Growth de VOQIN', nos cuenta los mayores desafíos de un mercado que ha tenido que adaptarse rápidamente a lo digital.

 

- ¿Cómo está afrontando y adoptando la empresa la transformación digital? ¿Qué ha cambiado y en qué áreas ha sido importante la innovación para la empresa?

 

Debido a su operación global, VOQIN' ha soportado procesos de trabajo remoto en aplicaciones digitales durante algún tiempo. Con la pandemia del Covid-19, reforzamos la capacitación de nuestros colaboradores en el área digital y nuestro panel de aplicaciones para apoyar el trabajo desde casa y mantuvimos estos hábitos. Actualmente estamos en un modelo de trabajo híbrido en casa/oficina. 

Como nuestra industria y el mercado han sufrido varios cambios en los últimos dos años, nos hemos estado adaptando rápidamente a las nuevas necesidades y solicitudes en términos de aplicaciones para respaldar la entrega de proyectos.

Desarrollamos nuestra plataforma de eventos digitales, que se actualiza constantemente, y hoy utilizamos varias plataformas que aumentan la eficiencia de nuestro trabajo y la productividad de nuestro equipo.

 

- ¿Qué herramientas se utilizaron y con qué socios se trabajó para implementar soluciones?

 

Además de las herramientas de trabajo diario, hoy existen varias plataformas de apoyo para las áreas de bases de datos, las áreas de estrategia, comunicación, tendencias, eventos y “monitorización social” que utilizamos como insumo para el diseño de soluciones; portales en línea para buscar y seleccionar lugares y actividades en cada una de nuestras ubicaciones; plataformas con bibliotecas de imágenes, videos, textos y otros recursos para aumentar la calidad de nuestros proyectos; plataformas ágiles de búsqueda y contratación, validación y gestión de proyectos de freelancers en varios países, lo que ha fortalecido nuestra capacidad de respuesta a clientes multinacionales; plataformas de comunicación por correo electrónico que utilizan flujos de automatización y bots para una comunicación más rápida y eficiente con nuestra base de datos de clientes, y también comunicación en los distintos eventos y campañas que producimos; soluciones para alojar y proporcionar contenido digital a los clientes; entre otras.

Estamos atentos a las tendencias y novedades en el área de la tecnología. Cada día aparecen nuevas soluciones, utilizamos un proceso interno de cribado y selección de soluciones con mayores garantías de seguridad, cumplimiento de la normativa RGPD, fiabilidad, facilidad de uso y conexión con otras aplicaciones (recurso a APIs).

 

- ¿En qué áreas fue importante la innovación para la empresa?

 

La pandemia fue el último desafío. Tuvimos que adaptarnos rápidamente a un cambio drástico en nuestra industria en vista de que todos los eventos se volvieron digitales. Terminamos en tiempo record (3 meses) el desarrollo de nuestra plataforma dedicada al evento digital, EMEX – e hicimos un shift rápido de algunos de los eventos físicos que teníamos confirmados para el canal digital.

La plataforma EMEX se ha actualizado durante estos dos años y medio. En base a nuestra experiencia, aprendemos y mejoramos las funcionalidades a medida que aporta mayor eficiencia a nuestra operación, y también en base a las tendencias tecnológicas.

También apostamos por una plataforma de CRM desarrollada a medida para apoyar nuestras operaciones y adaptada a nuestro modelo de trabajo. La plataforma ha mejorado nuestra comunicación personalizada con cada uno de nuestros target y ubicaciones y ha aumentado nuestro panel de información detallada sobre el perfil de nuestros clientes y prospectos.

Tenemos un grupo muy restringido de socios de implementación y damos prioridad a la relación duradera y la estabilidad de los equipos.

Como lo digital es vital para nuestra operación, actualmente contamos con un equipo de trabajo dedicado a relevar y optimizar procesos personalizando nuestras aplicaciones a nuestra medida. Estamos rediseñando nuestro modelo de gobierno de datos y estamos implementando actualizaciones en nuestro panel de aplicaciones de manera incremental.

El mayor desafío es mantenerse activo, en constante actualización y con un mapa de procesos definido para la implementación de las actualizaciones, en paralelo con la respectiva capacitación del equipo y cambio progresivo de hábitos de trabajo; asegurando siempre un desempeño saludable, buenos niveles de productividad y, sobre todo, manteniendo al equipo cohesionado, motivado y con nuestro habitual espíritu alegre y entusiasta, con nuestro fuerte ADN en “hacer que suceda” y brindar experiencias impactantes a nuestros clientes.

 

Tuvimos que adaptarnos rápidamente a un cambio drástico en nuestra industria en vista de que todos los eventos se volvieron digitales

 

 

- ¿Cómo ve la empresa el cloud? ¿Qué soluciones habéis adoptado y cuál es la filosofía de la empresa en este momento?

 

De momento todas las aplicaciones que utilizamos están en la nube. Damos prioridad a este modelo de trabajo debido a la confiabilidad, seguridad y accesibilidad de los datos y documentos en todo nuestro equipo distribuido en múltiples ubicaciones. También contamos con un modelo de respaldo y recuperación de datos, un plan de contingencia activo con sistemas redundantes. Estamos preparados ante cualquier amenaza en línea, con el fin de garantizar la continuidad del trabajo y la prestación de los servicios, ante cualquier imprevisto.

 

- Mucho se ha hablado sobre la nueva forma de trabajo post-Covid. ¿Cuál es la posición de la empresa y qué herramientas vio fundamentales para equipar a sus empleados en un régimen híbrido o de teletrabajo?

 

Cuando llegó la pandemia, ya teníamos un modelo de trabajo remoto para administrar nuestras diversas ubicaciones y herramientas de trabajo remoto. Rápidamente nos adaptamos a este nuevo modelo de trabajo, creando espacios de trabajo en equipo online y nuevos procesos.

Además, hemos adoptado algunas soluciones específicas para reuniones de trabajo online, gestión de proyectos y entrega de eventos y servicios en el área digital, reforzando nuestra capacidad de respuesta al mercado.

Actualmente contamos con un modelo de trabajo híbrido en todas nuestras ubicaciones. Venimos a la oficina dos o tres veces por semana, usamos el formato presencial para trabajo colaborativo, reuniones y lluvia de ideas creativas.

Creemos que los momentos cara a cara marcan la diferencia en la calidad de nuestra entrega, ya que fortalecemos vínculos, compartimos ideas, humanizamos nuestra comunicación e interacción, logramos una energía muy positiva cuando nos reunimos, lo que mejora los resultados y la satisfacción de nuestros clientes. Utilizamos herramientas de trabajo colaborativo, también para este formato de trabajo presencial, con el fin de mantener la continuidad de los procesos y la integración entre lo físico y lo remoto.

Apostamos por ofrecer flexibilidad a todo nuestro equipo, para que prevalezca el equilibrio entre la vida personal y profesional. Creemos que las personas felices generan mejores resultados y una relación duradera con nuestros clientes y socios. Por lo tanto, diseñamos nuestra propia solución utilizando documentos colaborativos de fácil acceso para todo el equipo, que nos ayudan a programar y organizar la presencia de los equipos en la oficina frente a los distintos equipos de proyecto en días clave en la oficina.

 

- ¿Cuál es la gran marca de innovación que tiene la empresa para aportar al mercado como ejemplo de buenas prácticas?

 

Nuestro modelo de trabajo y activación optimizado para la entrega híbrida (física y digital) nos ha aportado una mayor competitividad. El hecho de que tengamos una plataforma propia y un equipo dedicado nos da una ventaja en el know-how del evento digital.

Asociamos a nuestro servicio una oferta de servicios de estrategia, creatividad y comunicación, donde utilizamos un método propio para planificar todas las experiencias que diseñamos, el pensamiento emocional. Este método se basa en estudiar las expectativas y necesidades del público objetivo, cruzándose con los objetivos de la marca. En este cruce analizamos qué emociones estimular en la audiencia, lo que permitirá a nuestros clientes optimizar sus resultados. Este conjunto de emociones y la razón de ser de esta selección definirán el conjunto de actividades que propondremos al cliente, con el fin de maximizar los resultados e impactar al máximo al grupo de participantes.

El método de pensamiento emocional está integrado en nuestros procesos internos y, en consecuencia, en las aplicaciones digitales que utilizamos, lo que genera una mayor eficiencia y consistencia en nuestro trabajo diario.

 

- ¿Cómo ve el gobierno de datos y qué está haciendo con respecto a la gestión de datos?

 

Además del mapeo de procesos y el panel de aplicaciones, también contamos con nuestra base de datos mapeada y documentada que luego se refleja de manera consistente en todas las aplicaciones digitales que utilizamos: CRM, ERP, documentación, gestión de proyectos, eventos digitales y otros.



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