Las once formas de incrementar la productividad del equipo de TI

¿Cómo pueden los CIO y los directivos de TI ayudar a que sus equipos sean más productivos (aparte de darles comida gratis)? A continuación once consejos clave para obtener el máximo rendimiento de su equipo de TI.

1. Fije objetivos y sea “ágil”.“Sea ágil en su definición de objetivos”, dice Zubin Irani, cofundador y CEO de cPrime, una compañía de consultoría de dirección de proyectos. “Defina objetivos para el equipo para el trimestre, y divida el trabajo en pedazos pequeños que se puedan después autoasignar y gestionar”.

2. Comunique objetivos, expectativas y roles. “Dé a sus equipos la información de fondo y la visión estratégica detrás de cada proyecto, actividad o tarea” dice Hussein Yahfoufi, vicepresidente de Tecnología y Servicios Corporativos de OneRoof Energy. “El dar mayor información no sólo motiva a los empleados, sino que les hace sentirse más comprometidos”. “Todos y cada uno de los miembros del equipo deben conocer cuál es el objetivo que quieren conseguir y cuál es el éxito esperado al final del viaje”, añade Tony McClain, socio ejecutivo de Geneca. “Hay que ser claro como el cristal en la parte que juegan en el proyecto y cómo van a ayudar al equipo a llegar a la meta” dice McClain. “Es crítico que cada miembro del equipo sepa y entienda que son parte importante y porqué existen respecto a la organización”.

3. Dé las herramientas e infraestructura que promuevan la colaboración y la eficiencia. “Esta es básicamente la regla cardinal de cualquier directivo de TI”, afirma Wes Wright, CIO del Seattle Children’s Hospital. “Incluso el mejor equipo es sólo tan efectivo como los sistemas y recursos que utiliza en el día a día”, dice. “Si quiere obtener el máximo de su equipo de TI, invierta en las herramientas adecuadas. Implante soluciones seguras pero también intuitivas para el usuario que reduzcan el número de horas manuales y mejore la precisión al identificar los problemas de la red”.

“Implante una estructura que ofrezca una visibilidad compartida y métricas para los equipos de desarrollo y de TI, de forma que la salud de una aplicación o proyecto se vea fácilmente por ambos equipos una vez que sea operacional, y los problemas se puedan resolver más rápidamente”, afirma Andi Gutmans, CEO de Zend, que ayuda a que las compañías desarrollen y ofrezcan aplicaciones Web y móviles más rápidamente.

“El tener recursos tecnológicos que permitan la comunicación entre distintas oficinas y lugares cuando se trabaja en un proyecto entre oficinas, es una obligación clave” añade Aaron Weiss, director de Marketing de LaserJet y Soluciones Empresariales de HP. “CIO y directores de TI deberían poder compartir fácilmente informes de estado del proyecto o actualizaciones de información, a través de sistemas de gestión de documentos vía cloud que permita que los equipos suministren fácilmente actualizaciones al informe de situación”.

Es más, “los CIO pueden mejorar la eficiencia de la organización implantando una solución agnóstica a la plataforma que permita que los usuarios sincronicen ficheros de trabajo importantes y accedan a los mismos desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y momento”, anota Ross Piper, vicepresidente de Estrategia Empresarial de Dropbox.

4. Simplifique el flujo de trabajo y reduzca tareas innecesarias. “Los equipos quieren entregar grandes cosas y a veces sólo tenemos que eliminar las barreras”, dice Charles Galda, CIO, Centros y Servicios de Tecnología TI de GE Capital. “Nosotros tenemos un programa denominado TAP (Technology Accelerating Productivity) que ofrece consejos simples de cómo usar mejor la tecnología, desde encontrar el mejor momento para una reunión global a través de diferentes zonas horarias a ofrecer la logística de viaje en Outlook de forma simple” dice. “Tenemos otra iniciativa para revisar de forma continua las aprobaciones o notificaciones del manager, de forma que sabemos cuándo no añaden valor y se pueden eliminar. Eliminar los pasos innecesarios mantiene el momentum del empleado, y nos hace más rápidos y ágiles para responder a los clientes”.

Es más, pregúntese, y haga que sus jefes de departamento se pregunten a sí mismos “¿es realmente necesario cada formulario, informe, email, memo o reunión?”, afirma Steven A. Lowe, fundador y CEO de Innovator LLC. “Si una tarea a hace no contribuye obviamente y directamente a conseguir el objetivo fijado, vea si se puede simplificar u omitir” dice Lowe. Y “pida al equipo sugerencias de cómo simplificar los procesos y qué tareas que todavía sean necesarias podrían ser hechas por otros".

5. Mantenga reuniones regulares, pero tenga cuidado con la trampa del exceso de reuniones. “Esta es una oportunidad para compartir la visión del departamento con el equipo y que estén todos en la misma página”, dice Mazin Abou-Seido, director de Tecnología de la Información en Halogen Software. “Hemos visto que compartiendo la visión global en las reuniones mensuales y trimestrales, se da a todo el equipo una mejor comprensión de lo que se está tratando de conseguir y motiva a todos a trabajar conjuntamente para conseguir los objetivos comunes”. Pero sea cuidadoso de no caer en la trampa de las excesivas reuniones. Programe reuniones regulares del equipo o departamento una vez a la semana o al mes, y asegure que la fecha y hora están reservadas en la agenda de todos.

6. Reduzca el reporte y no microgestione. “Ha contratado gente inteligente y con talento porque pueden hacer el trabajo. Ahora deje que lo hagan”, dice Jonathan Bruskin, consultor principal en Excella Consulting. “La microgestión y supervisión pueden matar la creatividad y la moral”, afirma. “Los CIO y directivos incrementan la productividad de sus equipos comunicando los objetivos y quitando las trabas administrativas”.

También “reduzca la cantidad de reportes que los empleados necesitan hacer, de forma que puedan enfocarse en hacer su trabajo”, aconseja Christian Buckley, director de Evangelización de Producto en Metalogix. “Si pasan más del 10 por ciento del día reportando sobre el trabajo que están haciendo, hay algo fundamentalmente equivocado”, dice. “Revise constantemente y afine el reporte para mantener las métricas optimizadas”.

7. Dé “feedback” en tiempo real, tanto positivo como negativo. “Reconozca inmediata y públicamente las consecuciones de los miembros del equipo”, dice Halley Bock, CEO y presidente de Fierce, Inc. “A la inversa, aborde los problemas o áreas de mejora de forma privada e inmediata. El “feedback” de rendimiento en tiempo real potencia a los individuos para que asuman la responsabilidad de su trabajo, crea confianza y les permite saber donde están en cada momento”.

8. Apague las distracciones. “Bloquee horas de trabajo para todo el departamento en las que se apague la mensajería instantánea y se eviten las reuniones” dice Nathan Gilmore, cofundador de TeamGantt. “El tener horas de tiempo ininterrumpido de trabajo puede elevar enormemente la productividad del equipo”.

9. Implante un programa inteligente de “pago por rendimiento”. “En Halogen nuestros empleados se fijan objetivos cada trimestre que enlazan con los objetivos a nivel de compañía”, dice Abou-Seido. “Como parte de nuestro programa de pago por rendimiento, los objetivos individuales de los empleados están ligados a nuestro programa de dirección por objetivos, que ofrece bonos trimestrales por alcanzar los objetivos fijados” añade. “Además de los objetivos individuales, los miembros del equipo tienen también objetivos compartidos, que animan a la colaboración y trabajo en equipo. Los empleados trabajan con sus managers para fijar sus objetivos, y como tales están comprometidos con el proceso y altamente motivados para conseguirlos” dice Abou-Seido.

10. Ofrezca oportunidades de desarrollo. “Dé a los empleados la oportunidad de crecer y asumir nuevos retos o responsabilidades” dice Bock. “No solamente se beneficia el individuo de la oportunidad de desarrollo, sino que se muestra a todo el equipo que hay oportunidades de aprendizaje y desarrollo” afirma. También ilustra que como líder está dispuesto a asumir riesgos y que confía en que sus empleados harán lo necesario para tener éxito”.

11. Aliméntelos. Literalmente. Hay una razón por la que compañías como Google ofrecen a sus empleados comida gratuita. “Asegure que su equipo dispone de tentempiés”, afirma Ginny Hunter, de Groopt. “A veces todo lo que necesitamos es un pequeño tentempié, sea una pieza de fruta o un café, para seguir todo el día”, dice Hunter. Y “es más conveniente y productivo poder tomar algo en la oficina que tener que salir a la calle”.

(ver artículo original)