7 claves de los equipos informáticos remotos exitosos

Cuando se produce un brote de enfermedad contagiosa, un desastre natural o cualquier otro tipo de emergencia generalizada, los miembros del equipo de TI pueden tener que trabajar desde su casa o en algún otro lugar seguro hasta que se reanuden las operaciones comerciales normales.

Mantener la productividad y asegurar que los servicios esenciales de TI sigan funcionando sin interrupción durante el período de emergencia puede ser un reto tanto para los dirigentes como para el personal de TI. A continuación, le ofrecemos 7 claves que pueden ayudarle a mantener las operaciones y actividades clave en marcha incluso durante los peores momentos.

1. Organización

La mayoría de los trabajos de TI pueden ser manejados a distancia siempre y cuando las tareas no impliquen interacciones prácticas con los activos físicos de la empresa. "Las reuniones de diseño y planificación siguen siendo mejores si se realizan en persona, pero incluso estas reuniones se pueden realizar de manera adecuada desde casa con el uso compartido de la pantalla y las herramientas online", explica Joe Wilson, propietario de Volare Systems, una empresa de desarrollo de software personalizado con sede en Denver y con un personal en gran parte remoto.

Cualquier organización que posea un sólido conjunto de normas y procedimientos operativos debería ser capaz de reunir rápidamente un equipo de TI remoto capaz, o de hacer la transición a uno, apunta a su vez Anita Williams Woolley, profesora adjunta de comportamiento y teoría organizacional en la Escuela de Negocios Tepper de la Universidad Carnegie Mellon.

2. Seleccione un líder fuerte

Dependiendo del departamento de TI, un personal remoto puede tener un solo líder o varios líderes responsables de unidades específicas que dependan de un CIO o un alto directivo de TI. Un líder de equipo, independientemente del alcance o tamaño de su equipo, nunca debe ser seleccionado únicamente según su experiencia técnica, advierte Allison St. John, cofundadora y directora de aprendizaje de The Remote Leader Project, un proveedor de instrucción y soporte de trabajo a distancia. "Es muy importante que el líder del equipo tenga habilidades humanas para que las personas altamente técnicas y más capacitadas puedan seguir produciendo en su fortaleza técnica", prosigue.

Cualquier líder de equipo debería poseer un alto nivel de inteligencia social y fuertes habilidades de colaboración, señala Anita Williams Woolley, pero eso se duplica cuando todos o la mayoría de los miembros del equipo trabajan a distancia.

"La investigación muestra que los mayores problemas surgen cuando un equipo se divide entre algunos miembros que trabajan a distancia y otros que están ubicados en el mismo lugar", prosigue Woolley. "Aquellos [líderes] que están físicamente co-ubicados frecuentemente olvidan informar a los miembros remotos sobre los detalles clave o no entienden lo que [los miembros remotos] saben o no saben".

3. Crear una estrategia funcional

Anita Williams Woolley compara una organización de TI que afronta una amenaza existencial con el personal de un hospital que responde a una alerta de "código azul". "Cuando el equipo [del hospital] entra en la habitación, tiene un conjunto de reglas preexistentes en torno a quién va a estar a cargo, qué otras funciones deben ser cumplidas y qué pasos críticos deben ser realizados", explica. Del mismo modo, los líderes de TI necesitan tener a alguien que pueda dar un paso adelante para coordinar y facilitar una fuerza de trabajo remota.

Un equipo remoto bien construido debería ser capaz de manejar virtualmente cualquier tarea. El éxito se mide generalmente determinando qué tipos de trabajo deben hacerse de forma sincronizada con un alto grado de colaboración, y cuáles pueden ser divididos y hechos de forma más independiente y asincrónica, señala Woolley. En cualquier caso, es importante que todas las partes se unan en torno a las mismas metas y objetivos. Cuando las metas no están claras o son contradictorias, será difícil lograr una colaboración productiva. "Hay menos oportunidades de reconocer y rectificar objetivos poco claros en el trabajo a distancia", advierte Woolley.

4. Construir una coordinación estrecha

Al reunir el equipo remoto, la interrupción puede minimizarse creando una estructura jerárquica que se asemeje mucho a la existente de manera presencial. "Asegúrate de tener las personas adecuadas con la experiencia adecuada en el equipo, y asegúrate también de que el equipo sabe quién tiene qué experiencia para que se aplique cuando sea necesario", aconseja Woolley.

Al equipo remoto también se le debe presentar un conjunto claro de objetivos que todas las partes puedan entender y apoyar. "Si los miembros están operando con una comprensión diferente de los objetivos y prioridades, o tal vez tienen objetivos contradictorios porque el líder del equipo quiere que hagan una cosa, pero su jefe quiere que hagan otra, entonces eso va a ser un problema", dice Woolley.

Los equipos remotos necesitan coordinar su atención, determinar en qué están trabajando conjuntamente, qué están dividiendo y haciendo por separado, y cómo unirse cuando sea necesario para abordar cuestiones inesperadas. Woolley explica que los estudios han demostrado que los equipos más productivos se caracterizan por la "explosión", un período durante el cual los participantes trabajan de forma independiente, puntuado por períodos de trabajo compartido. Esos equipos suelen mostrar un mayor nivel de capacidad de respuesta.

"Cuando alguien envía un mensaje, los demás responden inmediatamente", señala Wooley. "Por el contrario, los equipos menos productivos pueden intercambiar el mismo número de mensajes, pero con mayores retrasos intermedios", prosigue.

5. Usar una plataforma de colaboración común

Para la mayoría de los miembros del personal de TI, el proceso de trabajar a distancia suele ser tan simple como conectar un PC de escritorio o portátil a una conexión de Internet segura. "Puede que necesites una VPN para acceder a la red de tu empresa, pero eso debería ser todo", dice Wilson.

Sin embargo, el mayor desafío es seleccionar una plataforma de colaboración que satisfaga las necesidades de los miembros del equipo y fomente interacciones vigorosas. Zoom y Slack son las herramientas de colaboración remota más populares, observa Wilson. También hay una serie de tableros de tareas en línea y herramientas de gestión de proyectos a elegir. "Para los desarrolladores, el código suele almacenarse en GitHub, GitLab o Bitbucket", señala.

La buena noticia es que muchas, si no la mayoría, de las organizaciones de TI ya utilizan varias herramientas de colaboración de forma regular dentro de la oficina. "Es probable que no sea necesario cambiar de herramientas cuando se trabaja desde casa", dice Wilson.

6. No descuide la seguridad

Cuando se cambia el personal a trabajo a distancia a tiempo completo, es necesario asegurar que cada individuo tenga la capacidad de acceder de manera segura a los sistemas y recursos de la empresa que necesita para seguir siendo productivo. Un primer paso importante es el despliegue de salvaguardias de acceso remoto con sentido común, como el posicionamiento de sistemas y datos críticos detrás de una VPN, aconseja Kevin Ruthen, CTO de Support.com, un centro de llamadas subcontratado y proveedor de soporte técnico directo al consumidor.

Ruthen también sugiere utilizar la autenticación multifactorial para validar las identidades de los empleados y evitar el acceso no autorizado. "También es importante exigir que cualquier dispositivo que se conecte a la red corporativa cuente con la última protección contra virus, spyware y malware", dice. "Esto incluye cualquier dispositivo personal que los empleados puedan usar cuando trabajen a distancia".

7. Optimice la comunicación

Cuando los miembros del equipo trabajan de forma aislada, siempre existe el riesgo de que las suposiciones erróneas y los malentendidos se descontrolen, hasta el punto de afectar al rendimiento y la productividad. La gente que trabaja en casa pierde el acceso a las observaciones, conocimientos y actualizaciones que el personal intercambia habitualmente en el comedor o en cualquier rincón de la oficina. Es común que los trabajadores remotos sobreestimen lo que saben los colegas de otro lugar, o que asuman que ven las cosas exactamente de la misma manera, explica Wooley. "Intentar hacer cosas a distancia sin comunicarse lo suficiente está destinado a dejar muchas lagunas de comprensión", añade.

Las llamadas de conferencia en vivo, aunque están lejos de ser un perfecto sustituto de las bromas rutinarias de la oficina, pueden servir para acallar los rumores y ayudar a los miembros del equipo a mantenerse al tanto de los proyectos y desarrollos actuales. "El mayor error que cometen los equipos remotos es dejar sus cámaras web apagadas", dice Wilson. "Tú y tus compañeros de trabajo extrañarán tener una conexión tan cercana si no pueden verse", continua.

Sin embargo, Woolley resta importancia a la capacidad del video para reforzar el trabajo en equipo. "Resulta que la videoconferencia es menos importante de lo que algunos suponen", señala. "Mis colegas y yo realizamos un estudio en el que encontramos que los equipos que se comunicaban sólo por audio eran tan colectivamente inteligentes como los equipos que usaban videoconferencia y, de alguna manera, el video restó calidad a la colaboración", concluye.