8 errores comunes en la gestión de proyectos y cómo evitarlos

Esto es lo que los ejecutivos de TI y los profesionales de la gestión de proyectos nos dijeron son los errores muy comunes que ven los gerentes de proyectos y consejos para evitarlos.

Error # 1: No reunirse con todo el equipo y establecer metas por adelantado

"Es importante que todo el equipo conozca los roles, las responsabilidades y los resultados" desde el principio, dice Shami Ahuja, director de prácticas ágiles en la consultora tecnológica Nisum. Por eso es una buena idea celebrar una reunión de inicio con todos los interesados.

Error # 2: No romper los proyectos (grandes) en pedazos más pequeños

Para evitar que su equipo se sienta abrumado, "tómese el tiempo para entender cada faceta del proyecto". Luego "rompe el proyecto en pedazos pequeños y rompe esas pequeñas piezas en pedazos más pequeños si puedes". Y asigna cada tarea al equipo Miembros que mejor se adapten a ellos.

Error # 3: No dar prioridad a proyectos y / o tareas

Es importante para el director de proyecto - y el trabajo- que los miembros del equipo sepan qué tareas deben tener prioridad y cuándo las prioridades han cambiado. "Comunicarse claramente las prioridades del proyecto puede ayudar a ahorrar muchos problemas y dolor de cabeza", dice.

Error # 4: Olvidar que la gestión de proyectos es también la gestión de personas

Para evitar este problema, asegúrese de que todo el mundo entienda cómo y por qué su papel es importante para el éxito del proyecto y programe el tiempo para los check-ins periódicos. Esto incluye patrocinadores, miembros del equipo, ejecutivos, proveedores y otros interesados. De esta manera puede asegurarse de que todos compartan la misma visión para el proyecto.

Error # 5: No comunicarse regularmente con los miembros del equipo

Si bien nadie rechazará la importancia de la comunicación constante para el éxito de la gestión de proyectos, una vez que un proyecto está en marcha es fácil perder tiempo para reunirse con el equipo o proporcionar actualizaciones a los principales interesados.

 Error # 6: Dejar que los cambios salgan de la mano

Las solicitudes adicionales y las características añadidas agotan los recursos y pueden afectar el enfoque de la visión del producto. Y sin el control adecuado, pueden afectar seriamente el éxito del proyecto. Sin embargo, el deslizamiento del alcance puede ser reducido por una fuerte administración de proyectos y la propiedad del producto.

Error # 7: No usar una herramienta de gestión de proyectos.

Para ayudar a mantener los proyectos en marcha, es importante utilizar estas herramientas para saber dónde está el proyecto, para asegurarse de que está en el ritmo de completar en el plazo y para identificar oportunidades de eficiencia adicional [o problemas puntuales]. Además, La documentación del proyecto debe ser actualizada semanalmente.  

Error # 8: No ajustar el curso cuando las cosas van mal.

Como cada gerente de proyecto sabe, a veces, a pesar de sus mejores esfuerzos, las cosas salen mal o el proyecto falla. Y el miedo al fracaso puede llevar a veces a un gerente de proyecto a un ejercicio de la futilidad en el intento de salvar un proyecto condenado.