Cómo adaptar el software de punto de venta a la omnicanalidad

Las actualizaciones del sistema de puntos de venta tienden a clasificarse justo detrás de las revisiones de ERP en términos de complejidad.  Esa es precisamente la situación en la que Marc Kermisch se encontró al incorporarse a Red Wing Shoes como CIO en 2014.

El sistema POS existente no permitía a los directores de tienda de Red Wing ver datos sobre el inventario de productos en otras tiendas. Esto era cada vez más problemático a medida que la marca crecía alcanzando 30 tiendas propias, más de 500 puntos de venta y 200 camiones de venta al por menor. "Era como ejecutar cientos de mini empresas [independientes]", asegura Kermisch.

La modernización de los sistemas POS es una apuesta clara de los minoristas que quieren entrar de lleno en la omnicanalidad con la menor fricción posible. Gracias a Amazon.com, los consumidores esperan poder comprar todo lo que necesitan sin necesidad de pasar por los sitios web de todas las marcas, a través de su aplicación móvil o desde su ubicación física. Ejecutar un sistema POS en el que las tiendas no saben qué productos tienen en stock es un gran obstáculo.

Cuando Kermisch llegó, la migración al nuevo software POS, Oracle Retail Xstore, se encontraba en una situación desesperada. Los procesos de negocio heredados de la empresa de 111 años parecían un obstáculo para el proyecto y el proyecto carecía de una adecuada supervisión y gobernanza de los datos.

Kermisch comenzó a planear un proyecto piloto, programado para desplegarse en abril de 2015. Pero las luchas de Red Wing continuaron mientras comenzó a implantar Xstore en los sistemas heredados de la compañía. El equipo de Kermisch tuvo que reconciliar datos sobre el historial de pedidos de los clientes entre el POS Xstore y su ERP Infor, así como los sistemas de gestión de pedidos e inventarios.

"Los pedidos de reabastecimiento no fluían correctamente y las tablas de impuestos no se actualizaban correctamente. No teníamos un camino para gobernar los datos, su calidad o la convergencia", dice Kermisch. "Cada tienda tenía un conjunto diferente de datos y un nivel diferente de calidad. Así que la información sobre los artículos, la información de precios y la información de la cuenta eran tres grandes desafíos para nosotros”.

La salvación radica en el apoyo profesional

Kermisch seleccionó a BTM Global, que se especializa en la implementación del software minorista de Oracle, para que le ayudara en el proceso. BTM Global adoptó métodos ágiles de desarrollo, capturando rápidamente los requisitos y realizando ‘sprints’ de cuatro semanas antes de pasar el software a Red Wing para pruebas y verificación. Era exactamente lo que Kermisch necesitaba para completar el proyecto.

Red Wing extendió su proyecto piloto hasta el otoño de 2015, limpiando defectos y agregando mejoras antes de lanzarse a la producción en enero de 2016.

La integración de las funciones personalizadas disponibles en los puntos de venta y otras aplicaciones de negocio claves en Xstore planteaba otro desafío. Red Wing cuenta con un modelo de ventas industriales en el cual cuentan con clientes, que requieren que los empleados usen zapatos que cumplan con ciertos estándares de calidad y seguridad. Estas empresas suelen subvencionar el 50% del coste de los zapatos a través de cupones de papel que los empleados canjearan en las tiendas de Red Wing.

Red Wing procesa entonces el comprobante y envía al cliente industrial una factura por el monto restante. Este modelo de "oferta dividida" creó desafíos de contabilidad, dice Kermisch, agregando que planea automatizar este proceso mediante la emisión de cupones digitales de empleados corporativos este año.

Además, de los 500 puntos de venta de Red Wing, aproximadamente 330 son distribuidores independientes, algunos de los cuales han optado por integrar el tiempo y la asistencia, las cuentas por pagar y por cobrar y el procesamiento de facturas en su sistema de punto de venta.

Red Wing completó el proyecto en noviembre de 2016.