Estrategias que funcionan a la hora de valorar y priorizar los proyectos TI

En muchas organizaciones, aún se abordan los proyectos TI de forma departamental sin tener en cuentan el impacto estratégico general en el negocio. Haciendo esto, las empresas corren el riesgo de competir consigo mismas para captar recursos, proyectos y personas.
Casi siempre, además, cada unidad considera sus proyectos como de gran prioridad. Y lo que es seguro es que no todos tienen razón. Por ello, es recomendable analizar, evaluar y priorizar estas iniciativas, siguiendo unos simples pasos.

1. Planificar a nivel estratégico
El primer paso en la buena dirección es que los gestores de cada proyecto participen en la planificación estratégica. Es fundamental que se sienten con el equipo de dirección para explicar el alcance y objetivos de cada proyecto, al tiempo que se consiguen una visión global de la empresa.

Se trata de mantener una sesión de planificación, que alinee el proyecto y la estrategia de la empresa, y de crear una primera hoja de ruta, con ciertos hitos, en los que se revisan los resultados periódicamente.

2. Identificar los “drivers” o motivos que impulsan el proyecto
Los proyectos pueden estar motivados por varios factores, como obtener una ventaja competitiva, ahorrar costes, mejorar la eficiencia operativa, cumplir normativas legales o fiscales, mejorar la calidad o reducir riesgos. Estos son los más habituales, pero hay que identificar bien los motivadores por los que se inicia un proyecto para no desviarse a lo largo del desarrollo.

3. Cuantificar el valor estratégico
Determinar el impacto y resultados que se esperan de un proyecto, a priori, permite entender mejor y cuantificar el valor estratégico de cada uno, y su impacto inmediato y a largo plazo, así como los beneficios previstos de cada proyecto. Los riesgos de no iniciar determinados proyectos también tendrán que sopesarse con cuidado. Por ejemplo, algunos proyectos pueden ser de gran valor estratégico, y añadir numerosos beneficios y, sin embargo, no ser de máxima prioridad por tener que llevar a cabo otros relacionados con nuevas normativas.

4. Determinar qué factores pueden influir en el éxito del proyecto
Otros factores que se deben considerar cuidadosamente son el retorno de la inversión (ROI), los fondos presupuestados, los recursos disponibles, o el tiempo, y si hay cualquier dependencia o limitación. Por ejemplo, algunos proyectos pueden tener que esperar, si dependen de los resultados de otros proyectos.

5. Crear una métrica de evaluación y priorización
Una vez que haya reunido toda la información pertinente, hay que crear unas métricas de evaluación de los proyectos y establecer prioridades para identificar y evaluar cada uno de ellos en función de los mismos criterios. Una opción es utilizar una escala ponderada (por ejemplo 1 a 5, donde 1 = muy bajo, 2 = bajo, 3 = medio, 4 = alto, 5 = crítico) para poner una calificación en cada uno de los criterios medibles.

6. Cerrar el proceso de planificación
Después de ponderar y priorizar cuidadosamente los proyectos, es necesario volver a  sentarse con la dirección para revisar la evaluación del proyecto y las bases de priorización. En definitiva, hay que asegurar que las expectativas están claras por parte de todos.