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8 consejos para racionalizar la TI heredada

Ya sea por estabilidad o para dar soporte a procesos empresariales vitales, la mayoría de los CIOs siguen teniendo que conservar aplicaciones e infraestructuras heredadas. Pero eso no tiene por qué significar que haya que seguir penando con lo que hay.

tecnología, velocidad

A pesar de la aceleración de las hojas de ruta digitales y del continuo impulso a la modernización, muchos CIOs siguen teniendo aplicaciones e infraestructuras antiguas en sus sistemas de TI.

Las organizaciones tienen algunas razones clave para aferrarse a las tecnologías heredadas: son estables, intrínsecamente eficientes y están pagadas, dice Abhi Bhatnagar, socio de la consultora de gestión McKinsey & Co. Trabajó con una empresa que había optado por conservar un estado masivo de mainframe, señalando que "está bien gestionado, muy homogeneizado y es un estado enormemente personalizado y totalmente depreciado".

Al mismo tiempo, los CIOs pueden descubrir que la sustitución de algunas tecnologías heredadas no producirá rendimientos lo suficientemente altos como para que emprender esa labor de modernización sea una prioridad.

"Existe la idea generalizada de que todo debe trasladarse a la nube o al SaaS. Pero la realidad es que no es necesario modernizar toda la cartera, sobre todo si es estable y eficiente como es", reconoce Bhatnagar.

Sea cual sea el motivo, muchos CIO siguen conservando aplicaciones e infraestructuras heredadas.

Uno de los retos es, pues, racionalizar esas tecnologías heredadas, para que funcionen con el máximo rendimiento y ofrezcan beneficios óptimos con los menores costes y riesgos. He aquí ocho consejos para lograrlo.

 

Añadir automatización

La automatización de piezas dentro de un entorno heredado es una forma de aportar eficiencia al reducir los esfuerzos manuales, limitar o eliminar los errores, mejorar la calidad, aumentar la coherencia de los datos y aumentar la productividad.

"Ya sea Unix, Linux, mainframe o [arquitectura] de tres niveles, hay espacio para la automatización", dice Juan Orlandini, arquitecto jefe de Insight Enterprises, una empresa de servicios de TI.

Como explica, muchos de los procesos empresariales soportados por los sistemas heredados contienen segmentos que son tareas repetitivas y muy estructuradas. Del mismo modo, hay partes del propio trabajo de TI -tareas de bloqueo y abordaje, como el aprovisionamiento de almacenamiento y las copias de seguridad- que presentan esa misma repetitividad.

Orlandini afirma que es importante evaluar los procesos que se pretenden automatizar y agilizarlos antes de automatizarlos; como señala, la automatización de los malos procesos no aportará los beneficios esperados.

También advierte a los responsables de TI sobre las expectativas, afirmando que la automatización aportará velocidad a los sistemas heredados y a los procesos que soportan, pero no es una panacea ni un sustituto de la modernización a gran escala.

 

Tomar prestados los principios de los entornos de nube

Orlandini afirma que la experiencia le ha enseñado que trasladar simplemente los sistemas heredados tal cual a la nube no suele ser rentable.

"Puede ser una opción, hay ocasiones en las que es apropiada, pero nuestros datos y experiencia demuestran que suele ser más cara [que dejarla en su sitio]", afirma. "Así que si lo que intentas es optimizar tu infraestructura, es mejor hacer otro trabajo para rentabilizar tus esfuerzos".

Una de esas opciones es tomar algunos de los principios de la gestión de la nube y aplicarlos a la gestión del legado. Por ejemplo, el aprovisionamiento de almacenamiento. La nube tiene asignaciones predefinidas para agilizar el proceso; los administradores pueden hacer lo mismo cuando trabajan con recursos locales.

"A primera vista, parece que podría ser un desperdicio de recursos [de almacenamiento]. Sí, es posible que se desperdicie espacio de almacenamiento. Pero al final, se ahorra mucho tiempo humano porque se elimina parte de ese procesamiento de la ecuación. Y hoy en día el almacenamiento es más barato que los recursos humanos, así que en realidad se gana", reconoce.

 

Aplicar un enfoque orientado al producto

Los directores de informática también podrían tomar prestadas las técnicas modernas de gestión y adoptar un enfoque orientado al producto para la tecnología heredada, afirma Bhatnagar.

Esto ayuda a que la TI y la empresa se centren en los resultados empresariales, ya sea la velocidad, la eficiencia, la mejor capacidad de respuesta o la innovación. Con ese enfoque, TI puede centrarse en cómo estructurar y optimizar las tecnologías heredadas para esos resultados, explica.

Un enfoque orientado al producto o a la cartera también proporciona a los tecnólogos que dan soporte a las tecnologías heredadas una mejor visibilidad de los problemas que afectan a esos resultados deseados.

"Tienen un buen sentido del entorno, cuáles son los riesgos -ya sea un riesgo de cumplimiento o de velocidad-, así como el valor empresarial que impulsa la plataforma", dice Bhatnagar.

En consecuencia, los equipos de TI pueden identificar y defender las mejores formas de añadir las capacidades necesarias para lograr los resultados deseados.

"Ahí es donde aparece la mentalidad de la gestión de productos", añade Bhatnagar.

Además, este enfoque ayuda a que los informáticos y la empresa trabajen juntos para articular el valor que aportará la modernización, cuando llegue el momento de hacerlo.

 

Desmontar las piezas

Las organizaciones que todavía dependen de las tecnologías heredadas suelen hacerlo porque manejan muchos procesos empresariales básicos, lo que hace que la modernización sea compleja y arriesgada.

Pero esas organizaciones aún pueden mejorar el rendimiento de las TI desprendiéndose de piezas, admite Balaji Raghavan, consultor principal de banca, servicios financieros y seguros de Tata Consultancy Services.

"Todo esto puede hacerse en un plazo táctico", añade.

Por ejemplo, una empresa con un sistema financiero heredado que soporta múltiples funciones puede mantenerlo para ejecutar aquellas piezas que son muy estables, como la contabilidad. Pero puede eliminar la fijación de precios y la facturación, que pueden cambiar rápidamente debido a la dinámica del mercado y de los clientes.

Este enfoque, sostiene Raghavan, hace que las empresas avancen en sus viajes de modernización al tiempo que reducen la complejidad dentro del legado que queda.

Kathy Kay, CIO de Principal Financial Group, adoptó un enfoque similar en relación con los sistemas que soportan los procesos de la división de seguros de vida de su empresa. Afirma que consolidarlos en un único sistema moderno no supondría un rendimiento que justificara los costes, pero aun así vio que había que mejorar las áreas relacionadas con la interacción de los usuarios con los sistemas. Así que se centró en esos componentes de cara al usuario, utilizando APIs para conectar esas nuevas capacidades con el sistema heredado.

"Cuando pudimos automatizar, lo hicimos, y redujimos los procesos en papel, pero en el fondo sigue existiendo ese legado. Su vida útil se agotará y, a medida que esos libros de negocios disminuyan, acabaremos con esos sistemas", añade Kay.

 

Tener una estrategia de talento

En abril de 2020, el gobernador de Nueva Jersey, Phil Murphy, pidió a expertos en COBOL para trabajar en el sistema de desempleo heredado del estado, que se vio sobrecargado a medida que la pandemia y la consiguiente pérdida de puestos de trabajo se afianzaban.

No se burle: Nueva Jersey no es, ni mucho menos, la única entidad que confía en este lenguaje de programación de 60 años de antigüedad. COBOL es omnipresente, con estimaciones de más de 200.000 millones de líneas de código COBOL todavía en uso, y no va a ninguna parte rápidamente. Micro Focus descubrió en su Encuesta COBOL 2020 que "el 70% de las empresas están a favor de la modernización como un enfoque para implementar el cambio estratégico en comparación con la sustitución/retirada de las aplicaciones COBOL clave, ya que sigue ofreciendo un medio eficaz y de bajo riesgo para transformar la TI para apoyar las iniciativas empresariales digitales".

Con la permanencia de COBOL y otras tecnologías heredadas, los CIOs deben contar con personas en su equipo con las habilidades necesarias para mantenerlas en funcionamiento y en plena forma, dice Orlandini.

"Lo que vemos cada vez más es que la tecnología más antigua, que sigue siendo muy importante para la empresa, está sufriendo una fuga de cerebros porque el personal quiere hacer cosas nuevas y divertidas y los nuevos trabajadores no conocen las habilidades antiguas. Pero es importante animar a una parte del personal a mantener sus conocimientos en [las tecnologías antiguas]. Así que no hay que hacer que eso parezca algo malo o un suicidio profesional", añade. "Necesitas a alguien que sepa mantenerlo en funcionamiento, una persona bien formada que sepa mantenerlo bien engrasado y que pueda arreglarlo cuando se rompa".

 

Aplicar enfoques modernos a la tecnología antigua

Al mismo tiempo, sin embargo, Kay dice que los CIOs deben utilizar metodologías, habilidades y pensamientos contemporáneos para encontrar formas de mejorar la infraestructura y los sistemas heredados.

Ella ha actualizado a sus empleados que trabajan con tecnología heredada para que no se queden atrás cuando todo el mundo, incluida su propia tienda de TI, acabe pasando a entornos de TI más modernos. Pero además, como ventaja para la empresa, estos trabajadores que ahora están capacitados tanto en las tecnologías heredadas como en las modernas pueden ver opciones para racionalizar las TI más antiguas en las que no habían pensado antes.

"Cuando hay personas que han estado inmersas en la tecnología heredada, conocen bien el negocio. Y cuando se actualizan, pueden ver las cosas de forma diferente y pueden idear rápidamente formas distintas de hacer las cosas", afirma.

La empresa de Kay adquirió recientemente otro negocio, lo que obligó al equipo de Kay a migrar los datos de los clientes de la empresa adquirida a su propio sistema heredado. Sus ingenieros se apoyaron en sus nuevos conocimientos para idear capacidades de integración más modernas que resultaron mucho más eficaces, eficientes y escalables que los diseños que habían utilizado en el pasado.

 

Desplazar los datos

Como la mayoría de los directores de informática, Kay trabaja con sus colegas ejecutivos en estrategias para mejorar la experiencia del cliente. Esto requiere la capacidad de acceder y analizar los datos adecuados en el momento oportuno, para que la empresa pueda ofrecer experiencias más personalizadas y hacer recomendaciones de servicios basadas en las necesidades propias de cada cliente.

Pero algunos de los datos necesarios se encuentran en los sistemas centrales. Kay dice que tiene previsto modernizar esos sistemas, pero que se trata de un viaje de varios años.

Así que, mientras tanto, la empresa extrae los datos necesarios de su sistema central heredado y los traslada a la nube, donde es más fácil acceder a ellos para utilizarlos en las modernas capacidades de análisis que apoyan las iniciativas de experiencia del cliente.

"Esto reduce nuestra dependencia del sistema antiguo y facilita el cierre de ese sistema heredado cuando llegue el momento", añade Kay.

 

Apagar el sistema

Johna Till Johnson, directora general y fundadora de la empresa de asesoramiento en investigación Nemertes, ha visto cómo las empresas se aferran a las aplicaciones y tecnologías heredadas porque dan soporte a un proceso de negocio; pero cuando las empresas examinan la situación, a menudo descubren que el proceso de negocio se mantiene sólo porque la tecnología está en funcionamiento.

"Los directores de informática siguen estando demasiado cerca de la tecnología como para decir: 'Lo que hay que repensar aquí es el proceso de negocio'. Pero cuando lo hacen, 99 de cada cien veces hay un proceso de negocio que sólo existe gracias a la tecnología", dice Johnson.

Cita un ejemplo sencillo, pero ilustrativo, de una empresa que mantiene una flota de impresoras para apoyar su requisito de firmas físicas en los documentos. Es posible que los responsables de la función empresarial no vean una necesidad inmediata de cambio en ese caso. Pero un CIO que intente mejorar las operaciones de TI tiene un gran incentivo para racionalizar esas impresoras heredadas aunque no estén en la lista de prioridades de modernización.

"Hoy en día hay formas de obtener el mismo beneficio de las firmas húmedas sin necesitar ya impresoras. Así que los CIO podrían dar un pequeño empujón a la empresa y deshacerse de ellas cuanto antes", afirma.

Señala que es un ejemplo sencillo, pero "uno que todo el mundo puede ver, en el que no se racionaliza la tecnología heredada, sino el proceso".

Y añade: "La simple recomendación que tengo es que se desconecte. No perdamos más tiempo y energía en estas tecnologías heredadas [que apoyan los procesos heredados]. Si están tan abajo en la lista de prioridades que no merece la pena modernizarlas, apáguenlas y vean si alguien se da cuenta".



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