Bergé y Cía apuesta por la solución Sage XRT Treasury

Bergé y Cía. es uno de los principales grupos empresariales españoles. Con una amplia proyección internacional, está presente, entre otros, en sectores como el marítimo y portuario, la distribución de automóviles, la logística, los equipos industriales, las finanzas, los seguros, etc. 

En el sector marítimo, con presencia en 36 puertos, manipula cerca de 26 millones de toneladas anuales y cuenta con una superficie de almacenaje de 4.200.000 m2. En España, es el segundo mayor operador de remolcadores, con más de 10.000 servicios anuales y el mayor operador de servicios de amarre, con más de 20.000 servicios anuales. A su vez es el mayor operador logístico en España para el automóvil, con una capacidad de almacenamiento de 96.800 vehículos y de 2.126.000 m2. En cuanto al sector de automoción Bergé es el mayor importador en Península Ibérica y Latinoamérica, con presencia en 6 países y, desde el inicio de su actividad, las ventas acumuladas han superado el millón y medio de unidades. Representa 26 marcas diferentes.

Estas son algunas cifras que dan idea de la magnitud de la actividad de la compañía. Para hacer frente a este alto volumen de actividad, Bergé se basa en el uso extensivo de las Tecnologías de la Información en todas sus áreas y departamentos. En el Departamento de Tesorería en el que, como afirma José Ángel Hermida, Tesorero de Bergé y Cía, “teníamos una situación inicial complicada, pues manejábamos más de 100 compañías operativas, pero que no tenían conexión entre ellas en este área. El seguimiento de las propuestas se hacía de forma individualizada, lo que nos dificultaba realizar una gestión de la liquidación de todas ellas”. 

Esta situación que describe José Ángel Hermida llevó a los responsables de éste área a plantarse la necesidad de contar con un sistema único que permitiera la unificación, tanto de todas las empresas que componen el grupo como de éste con terceros, como de clientes y proveedores, como entidades bancarias dentro y fuera de nuestro país. 

“En el momento en el que nos dimos cuenta de nuestras carencias, comenzamos la búsqueda de una plataforma tecnológica que pudiera cubrir nuestras necesidades. El objetivo era contar con un sistema único de tesorería que nos permitiera una gestión centralizada y que nos ofreciera dar solución a los problemas del día a día, así como mejorar la comunicación bancaria”, explica el tesorero de Bergé. Ayuda externa 

Para dar el primer paso en el desarrollo de este proyecto contaron con la colaboración de Accenture, que fue la consultora encargada de la definición de las necesidades y, sobre todo, de realizar un detallado estudio de mercado para buscar las herramientas que mejor pudieran responder a las necesidades de Bergé. Tras esta fase de estudio la solución elegida fue Sage XRT Treasury. “Sage no fue el fin sino el medio. Teníamos frente a nosotros un camino sin retorno, necesitábamos también conseguir la comunicación interna con los ERP de la organización. Algo que tecnológicamente no fuera fruto de un día, sino que tuviera capacidad de evolución y que nosotros pudiéramos evolucionar con ella”, señala José Ángel Hermida.

Aunar voluntades
Una vez que los responsables de Bergé tomaron la decisión de adquirir la plataforma de Sage, se inició el proceso de implantación en cada una de las empresas que conforman el grupo. José Hermida comenta que, “fue fácil hacerlo si lo miras desde un punto operativo, no había nada diferente entre las empresas, lo que era distinto era la cultura de las personas. Debíamos ser capaces de aunar voluntades, por eso la implantación se realizó desde un punto de vista colaborativo. Fue un proyecto que se inició, pero que no ha terminado todavía porque la compañía ha ido creciendo y evolucionando y hay que hacer que el sistema se vaya adaptando a tus nuevas necesidades”. 

Si llevas diez años acostumbrado a trabajar de una manera”, continua José Ángel Hermida, “un cambio te puede sorprender, por eso buscamos no hacerlo por imposición y para todos a la vez, sino que trabajamos con 5 empresas a la semana, elegidas por su volumen. Esto nos permitió ir corrigiendo errores y sobre todo que aquellas personas que sabíamos que iban a ser las más reticentes lo encontraran todo hecho y no tuvieran problemas. El primer paso, por tanto, fue identificar aquellas personas que más pudieran aportar al grupo, donde era más sencillo cambiar esa cultura y en las que hubiera mayores necesidades”. Las primeras fases del proyecto permitieron que se pusiera en marcha en 20 empresas que representaban el 80% del negocio. 

Principales características 
Sage XRT Treasury proporciona las herramientas necesarias para racionalizar, controlar y automatizar los intercambios de datos financieros dentro de los grupos de empresas y con los bancos y garantiza la conectividad e integración (STP) entre los distintos sistemas de información de la empresa y con el exterior. Entre los diferentes módulos de Sage XRT, que Bergé ha incorporado a sus sistemas, cabe destacar el de Comunicación Bancaria. Es un sistema de conexión automática multibancos que permite acceder a los principales bancos sin ninguna intervención manual, pudiendo de este modo recibir y tratar las informaciones necesarias para la gestión financiera. 

El módulo de Tesorería permite controlar y optimizar la gestión de tesorería, ofrecien do un amplio abanico de posibilidades de personalización, integrándose perfectamente en el sistema de información de la empresa y automatizando el seguimiento de las posiciones, día a día, en fecha valor y optimizando las decisiones de tesorería. Además, con la solución de conciliación, la compañía puede conciliar hasta 100.000 movimientos bancarios y contables por minuto de forma automática. Por último, Bergé también ha incorporado el módulo de Presupuesto de Tesorería, a través del cual obtiene la previsión de cobros y pagos. 

Con la implantación de Sage XRT Treasury, la compañía dispone de toda la información necesaria para establecer un cuadro de mando de Tesorería y un informe del mapa bancario del grupo, con criterios comunes para todas las entidades legales, así como de las previsiones de cobros y pagos a cualquier nivel, por entidad legal o entidad financiera, en términos individuales o consolidados, tanto por sociedades como por país y de un mapa bancario con todos los productos financieros contratados, sus condiciones, utilización media o vencimientos.

“Los cuadros de mando son actualmente la gran herramienta estratégica de los directivos y analistas de hoy en día. Se han convertido en el arma competitiva más potente para seguir la marcha de la compañía y el mercado, y reaccionar de forma rápida y efectiva”, opina Hermida. 

Una nueva realidad 
La implantación de Sage XRT coincidió con un cambio estratégico de la organización, pues se tomó la decisión de integrar funcionalmente a más de 100 sociedades que componen el grupo y Sage debió adaptarse para dar soporte a esta nueva realidad interna. “Lo cierto es que no tuvimos que cambiar, la plataforma se adaptó perfectamente, fue un sistema que facilitó esa adaptabilidad que presuponíamos al principio” comenta José Ángel Hermida. 

Pero el proceso no se quedó ahí, sino que el pasado año los responsables de la compañía decidieron poner en marcha este mismo proyecto en la parte internacional de la compañía, es decir exportar Sage XRT a los diferentes paí- ses en los que la empresa está presente. 

“Hemos sido capaces de adaptar Sage XRT a nuestra parte internacional y que no sea algo traumático sino evolutivo. La implantación no está siendo muy diferente de cómo fue en España, hemos integrado una base de datos y una licencia en cada país, aunque no somos nosotros los que damos soporte técnico. Hemos utilizado todo lo que se ha hecho aquí, se ha copiado en un 90% la parametrización de los flujos, hemos integrado bancos diferentes de la misma forma que tenemos en España”. 

El primer país en el que se inició la implantación de la herramienta de Sage fue Chile, al que seguirán Argentina, Perú y Colombia, y el módulo por el que se comenzó fue comunicación bancaria. Como asegura José Ángel Hermida, “comenzamos por Chile porque es el país que supone más del 50% del negocio y es la cabecera de toda Latinoamérica. La implantación para el siguiente país se centralizará desde Chile y desde ahí se dará servicio a toda Latinoamérica”. 

Beneficios obtenidos 
Todo el trabajo llevado a cabo por Bergé, en el ámbito de la tesorería y la consolidación bancaria, ha supuesto una serie de beneficios y mejoras para toda la organización y que el Tesorero de la compañía explica de la siguiente manera: “hemos obtenido mejoras gracias a Sage XRT, en primer lugar gracias a la fiabilidad del propio producto, pero también por la automatización que supone su utilización, lo que da una mayor seguridad a tu trabajo. A esto se añade la uniformidad en la forma de trabajar de todas las compañías que se integran en el grupo, lo que es un paso importante. Por otro lado, es más fácil tu trabajo cuando dejas la parte tecnológica en manos de un proveedor que posee el conocimiento”. 

“Además”, continua Hermida, “hay un elemento muy importante y es que nos permite tener un profundo conocimiento de nuestras posiciones bancarias y presupuestarias y tener un horizonte de una manera automatizada y recurrente”. 

Otro aspecto en el que Sage XRT Treasury ha supuesto una mejora ha sido en todo lo que se refiere a la liquidez a medio y largo plazo, ya que como afirma el Tesorero de Bergé, “nos ha hecho ser proactivos de una manera automática, lo que antes era complicado, disponer de los datos al minuto nos permite decidir y definir donde tocamos”.