Desafíos en el despliegue de herramientas RPA

La automatización es una de las tendencias de moda en transformación digital. La adopción de herramientas que permitan mecanizar tareas rutinarias para agilizar el desempeño general de la TI permite liberar a los equipos de tener que realizar estos trabajos para dedicarse a otras labores de las que extraer valor. 

Su aplicación se está acelerando: los últimos datos de Gartner hablan de que el software de automatización robótica de procesos o RPA pasará de mover un volumen de 680 millones de dólares en 2018 a los 2.400 millones en 2022. El 85% de grandes empresas habrá desplegado programas de este tipo dentro de tres años. En esta tendencia tendrá un papel esencial la integración de inteligencia artificial, que impulsará la adopción de herramientas RPA. 

Sin embargo, el manejo de RPA conlleva una serie de desafíos a los que las empresas no siempre prestan la debida atención. Así lo defiende Ajay Gupta, analista de Capgemini, para el que hay una serie de consideraciones de seguridad que tener en cuenta a la hora de desplegar estas soluciones que, muchas veces, al centrarse en el desarrollo rápido o la reducción de costes, se pasan por alto. Para Gupta, hay seis aspectos a tener en cuenta en el trabajo con RPA.

La necesidad de estandarizar los procesos. No es habitual que, de forma previa a la implementación, se realice un trabajo de homogeneización de los procesos. No hacerlo lleva a la personalización de las soluciones en función de distintos territorios o unidades de negocio, lo que a su vez aumenta la posibilidad de errores y el coste global de toda la operación. 

Definición clara de propiedad y roles de cada equipo implicado en su despliegue. No dejar claro desde un primer momento qué departamento desempeña cada función puede desembocar en que no haya un reparto claro de tareas y funciones, con lo que difícilmente se sabrá de quién es responsabilidad un fallo o un problema. 

Cuidar la ciberseguridad y privacidad de datos. El trabajo con RPA puede necesitar de derechos de acceso a información interna, lo que abre una posible vía a vulnerabilidades. Para no comprometer la confidencialidad e integridad de los datos sensibles, es necesario desplegar una serie de mecanismos de protección que se adapten a la información expuesta.

Adaptación del proceso de gestión del cambio, que vaya actualizando la configuración y mapeo de datos a medida que estos se vean afectados por la automatización. 

Necesidad de mantener la documentación del proceso actualizada. De no hacerse así, cualquier cambio a posteriori puede verse dificultado por no contar con la información exacta. 

Realizar un proceso cuidado de selección de la herramienta RPA a emplear y del partner tecnológico que la entregue. Saltarse este paso o no dedicarle la debida atención ponen en riesgo todo el proceso, ya que una mala elección puede traducirse en pérdida de tiempo y dinero.