Direct Energie automatiza los pagos a proveedores

La solución de automatización de cuentas de Esker implementada en menos de dos meses permite a Direct Energie una total visibilidad de su proceso de pago a proveedores, desde la recepción de las facturas hasta su archivo.

El incremento del negocio y del volumen de registros de contabilidad tras la fusión de Direct Energie con Poweo trajo consigo una mayor complejidad a la hora de gestionar las facturas de sus proveedores en términos de trazabilidad e intercambios seguros. La compañía necesitaba ajustar y agilizar sus procesos de negocio.

“Nuestras facturas son particularmente sensibles, y una deficiente gestión de los pagos puede tener consecuencias significativas en la solvencia de la compañía y en el suministro de energía, que es el corazón de nuestro negocio”, ha explicado señala Louis-Mathieu Perrin, director financiero de Direct Energie.

Anteriormente, las facturas de los proveedores de Direct Energie llegaban en papel, eran procesadas manualmente y se introducían en carpetas hasta que eran firmadas. Una vez se recogían, eran devueltas al departamento de contabilidad, que las pagaba y archivaba. Ahora, la factura es digitalizada y los datos son capturados automáticamente. El responsable de pagos valida los datos reconocidos, que son integrados en SAP. Se activa un flujo de aprobación electrónico, basado en reglas predefinidas por la compañía (como cantidad de facturas, cargo, etc…), a fin de requerir autorizaciones y autorizar los pagos. Una vez la factura es aprobada, el pago se refleja en SAP y la factura queda archivada con todo el proceso asociado de validación.

“Cada día se envía un e-mail a contabilidad, que monitoriza la lista de facturas no aprobadas. Una de las grandes ventajas de la solución es la posibilidad de establecer los flujos de validación en función de centros de costes y proveedores”, ha señalado Perrin.