La Sociedad de Prevención FREMAP optimiza y simplifica su sistema de impresión

Los 28 millones de páginas que la Sociedad de Prevención FREMAP imprime al año son un reflejo de la importancia que la impresión tiene para el negocio de la compañía, líder en su actividad con un volumen de negocio de 127 millones de euros.
Sin embargo, se veía obligada a desarrollar su actividad diaria en un entorno de impresión difícilmente controlable. Aunque se estimaba en más de 1.000 dispositivos, se desconocía el número exacto de impresoras instaladas en sus más de 130 oficinas, para un total de 2.200 empleados, y los costes de mantenimiento se habían disparado pese a las medidas de racionalización que se habían ido introduciendo en los últimos años.
Se imponía la necesidad de conseguir mayores niveles de eficiencia en la impresión de la documentación, “uno de los activos fundamentales que se entrega a nuestros clientes, desde evaluaciones de riesgo, planificación de la prevención y manuales de información a reconocimientos médicos, cartas de aptitud de los trabajadores y memorias anuales, además de la documentación típica de cualquier empresa”, según Armando Millán Guerra Escobar, director del Área de Servicios e Infraestructuras Informáticas de la Sociedad de Prevención FREMAP.

Consultoría e implementación
Como explica Armando Millán Guerra , “el modelo de la compañía se basaba en un parque de impresoras departamentales que había crecido en los últimos años y que generaba unos costes elevados de mantenimiento, a pesar de la estandarización de modelos, que permitía la centralización del consumible, y de la renovación trienal del parque, del que se desconocía el número exacto de impresoras existentes”. El modelo se basaba además en un ratio de impresoras por usuario muy alejado de las recomendaciones del mercado y en un esquema de amortización a 8 años, que, al ser la vida útil de los equipos de 3 años, obligaba en el cuarto año a llevar a pérdidas la cantidad pendiente de amortizar. Ante tal escenario, la Sociedad de Prevención FREMAP precisaba optimizar sus sistemas de impresión a fin de reducir costes y simplificar su control y mantenimiento.
Tras un proceso de selección de proveedores, la compañía se decantó finalmente por Konica Minolta, cuyo enfoque OPS (Optimized Print Services ) combina la consultoría con el despliegue y operación del hardware y el software. A partir de un análisis integral de la infraestructura de de prevención FREMAP, Konica Minolta diseñó un plan de implementación basado en la reducción, estandarización y control de la flota de impresión que ha cumplido las expectativas del cliente. “Con la solución adoptada hemos conseguido reducir el número de dispositivos pasando de 1 cada 2,2 empleados a 1 cada 8 empleados. Esto, unido a la adopción de medidas de control de consumo y racionalización de la documentación, ha permitido reducir los gastos de impresión en un 40% en costes directos, aparte del consumo energético y los costes de gestión y administrativos asociados a las incidencias y reposición de material. Asimismo se ha conseguido reducir el espacio ocupado en las oficinas”, asegura el director del Área de Servicios e Infraestructuras Informáticas de la compañía.

Monitorización por GPRS
El entorno de impresión multifuncional adoptado aporta además la escalabilidad y flexibilidad necesaria para satisfacer las necesidades actuales y futuras de FREMAP y permite la mejora continua y la monitorización para lograr la optimización de los flujos de trabajo. En concreto, la solución implementada incluye la homologación de los equipos MFP Color A3 C360 y C220, y un sistema de monitorización por GPRS que elimina el tráfico de control de la red corporativa. Gracias a CS Remote Care los dispositivos soportan servicios automatizados vía GPRS, con alertas de tóner y un servicio de alertas que activan el soporte de Konica Minolta, liberando así al departamento TI de la mayoría de las tareas de mantenimiento.
Con la solución de accounting Page Scope Enterprise Suite se ha conseguido además un entorno de impresión eficiente, seguro y controlable  en cuanto a costes y volumen de impresión. Se dispone también de la funcionalidad ScanToMe una vez autenticado el usuario para enviar los datos escaneados a su dirección de email. En cuanto a autenticación, para la solución adoptada, basada en tarjeta de banda magnética, se desarrolló en Japón un driver personalizado que permite acceder a la impresión introduciendo solo el nombre de usuario, sin necesidad de contraseña, eliminando así las modificaciones periódicas que conlleva su uso de acuerdo con las políticas de seguridad. Un enfoque de autenticación que Armando Millán Guerra valora especialmente por cuanto, al integrar lectores de tarjeta magnética para la ejecución de cualquier trabajo de reprografía, y no las habituales tarjetas de proximidad, “se garantiza el alto grado de confidencialidad que exige la impresión de documentación médica.”