3 lecciones sobre el uso de ‘frameworks’ de gobierno de datos

El primer marco de gobierno de datos publicado fue obra de Gwen Thomas, quien fundó el Data Governance Institute (DGI) y lo lanzó en 2003. "Los marcos ya se usaban, pero no estaban disponibles públicamente", dice. “Me pidieron que ayudara a Coors Beer a prepararse para las próximas auditorías de Sarbanes-Oxley. Ya tenían un plan técnico implementado y les ayudé a encontrar el tamaño y la estructura correctos de un programa de gobierno de datos adjunto. A lo largo de mi tiempo en Coors, vi muchos ejemplos de cómo usaban el poder de los marcos para mantener sincronizados los pensamientos y las acciones de todos. Fue entonces cuando decidí escribir un marco más general al que pudiera acceder cualquier organización y que se adaptara a sus necesidades”.

La publicación de la DGI incluye componentes que cree que deberían incluirse en un programa de gobernanza de datos. Y dos décadas después del primer marco de gobierno de datos publicado, se puso en línea una nueva versión. Esa primera y única actualización fue el 3 de mayo de 2023. Mientras tanto, las organizaciones de diferentes industrias en todo el mundo han adquirido una experiencia considerable utilizando sus propios marcos, que a menudo estaban influenciados por el que DGI compartió originalmente. Ahora está claro que el gobierno de datos es más exitoso cuando los CIO y CDO hacen tres cosas:

Involucrar a todas las partes interesadas clave en la definición de un marco de gobernanza de datos. “No se puede asumir que la propiedad de los datos es equivalente al derecho a tomar decisiones sobre los datos”, dice Thomas.

Comenzar con una idea clara de los resultados comerciales que desean lograr. “Concéntrese en el valor”, recomienda. “Todo lo que hace para recopilar, administrar y analizar sus datos debe rastrearse hasta el valor”.

Utilizar su marco para orquestar la ejecución. “La gestión y el uso de datos deben considerarse una cartera de acciones”, dice Thomas. “Cuando se define un buen marco, el CIO debe poder transferir tareas a diferentes equipos con plena confianza no solo de que se realizarán con precisión, sino que el resultado contribuirá a lograr el objetivo general”.

¿Quién se involucra en la definición de marcos?

El Departamento de Comercio de los Estados Unidos (DOC) es probablemente el mayor recopilador de datos de los Estados Unidos. Recopilan, archivan y analizan todo, desde datos meteorológicos y agrícolas hasta datos científicos y económicos.

Según Oliver Wise, CDO en el DOC, la recopilación de datos se está realizando ahora para lo que es la recopilación de datos más detallada sobre el estado de las empresas estadounidenses. Esta encuesta se lleva a cabo cada cinco años por la Oficina del Censo, solo una de las muchas agencias que componen el DOC.

“Hacemos preguntas detalladas para averiguar en qué tipo de negocio están, quiénes son sus clientes y cuáles son sus ingresos”, dice Wise. “Averiguamos sobre su base de empleados y si son contratistas, a tiempo parcial o cualquier otra cosa. Estos datos brindan una perspectiva universal crítica sobre el estado de la economía estadounidense que utilizan quienes proponen políticas en todos los niveles”.

Otro proyecto importante actualmente en curso en el DOC es la recopilación y el análisis de datos para informar la política de la cadena de suministro. El objetivo es comprender los cuellos de botella de la cadena de suministro y predecirlos para que la economía estadounidense pueda reaccionar mejor a los impactos, como los resultantes de la reciente pandemia.

Además de los datos que recopila y genera de fuentes públicas, el DOC también compra y otorga licencias de datos del sector privado y los utiliza para cosas como el análisis económico. “El desafío es que cuando toma datos de fuentes externas, tiene que normalizar los datos para que tengan sentido”, dice Wise.

Estructurar los datos y rastrear la fuente son solo dos de los muchos aspectos importantes de la gobernanza de datos que el DOC considera cuidadosamente. La Junta de Gobierno de Datos, presidida por Wise, aborda la gestión de datos y los problemas de política de datos para la amplia gama de agencias que conforman el departamento.

“Tenemos diferentes marcos de gobierno de datos para diferentes necesidades”, dice. “En todos los casos, la definición de cualquiera de los marcos debe ser un esfuerzo colectivo, para que todas las partes interesadas sientan que están siendo escuchadas. Si hace eso, todos estarán más motivados para usar el marco, lo que garantizará la coherencia en la gestión de datos”.

¿Cuál es el objetivo del gobierno de datos?

Hanna Hennig, CIO de Siemens, dice que ha visto unidades de negocios que comienzan a recopilar datos sin saber qué recopilar y por qué. “Siempre fue una pérdida de dinero”, dice ella. “Si no sabe qué problema quiere resolver, entonces no puede definir su estrategia de datos”.

Para averiguar qué datos necesita, comience con una definición clara de lo que considera que es el resultado comercial deseado. Ya sea que afecte la línea superior, la línea inferior o ambas, el resultado comercial deseado impulsará las decisiones sobre qué datos recopilar. Una vez que identifique los datos, puede comenzar a definir su marco de gobierno de datos.

El marco debe responder preguntas, como quién es el propietario de cada activo de datos, el rol del propietario y cómo se asegura de que los datos estén seleccionados y calificados para su uso por parte de la tecnología en toda la empresa. Si los datos están seleccionados y formateados correctamente, pueden ser utilizados por el análisis de datos y, en particular, por la IA para hacer recomendaciones que ayuden a una organización a tomar decisiones antes que el mercado.

La mala calidad de los datos conduce a malas decisiones y recomendaciones. Cuando los datos son malos, no puede tomar decisiones antes que el mercado y la competencia o, lo que es peor, toma las decisiones equivocadas. Según Hennig, el gobierno de datos ayuda a garantizar la calidad de los datos y evitar el caos en una organización.

“Sin marcos, las personas tienden a proteger sus datos”, dice. “Cuando no se comparte, no hay casos de uso que abarquen la cadena de valor. Si no puede abrir silos de datos, no podrá aprovechar los beneficios de los datos en toda su empresa. El mayor valor surge cuando puede implementar casos de uso de extremo a extremo, por ejemplo, combinando la fabricación con la planificación de pronósticos de ventas”.

Otro caso de uso importante de extremo a extremo es la sostenibilidad, que requiere los tres primeros alcances de los informes de gases de efecto invernadero (GEI): el alcance 1 se refiere a las emisiones directas de fuentes que pertenecen o están controladas por una organización; el alcance 2 se refiere a todas las emisiones indirectas resultantes del consumo de energía de una organización; y el alcance 3 es una cuenta de las emisiones a lo largo de la cadena de suministro.

“Los tres requieren que mire a través de la cadena de valor”, dice Hennig. “No solo necesita mirar datos dentro de su empresa, sino también fuera de su empresa, con proveedores y clientes. No puedes hacer esto si tienes silos de datos”.

Pero, sobre todo, dice Hennig, las organizaciones deben tener claro qué problema quieren resolver antes de establecer el gobierno de datos. El objetivo debe ser entregar valor comercial.

¿Cómo ayuda su marco a los equipos a trabajar juntos?

Jennifer Trotsko, quien fundó la función de gobierno de datos y luego la función de privacidad en la Corporación Financiera Internacional (IFC), el brazo del sector privado del Grupo del Banco Mundial, estuvo muy influenciada por el trabajo de Gwen Thomas.

“Desarrollamos nuestro propio marco basado en los componentes de DGI, junto con otros puntos de referencia líderes”, dice Trotsko, quien se convirtió en jefe de la función de riesgo de cumplimiento de IFC y director de privacidad. Una vez establecida la base, IFC pudo coordinar actividades entre equipos. Y al usar un lenguaje común para comunicarse sobre todo, desde políticas y reglas hasta tecnología y procesos, cada parte de la organización podría hacer referencia al marco y contribuir al estado final general.

“Después de establecer el valor comercial de un proyecto, lo primero que hicimos fue asignar las tareas a nuestro marco interno de gobierno de datos”, dice. “Al asignar un líder en el área de políticas, otro para trabajar con tecnología y otro para la gestión de cambios, el proyecto tenía barreras e hitos claros. Esto permitió que el equipo central administrara en docenas de departamentos, y fue el marco que brindó confianza a las partes interesadas de que todos los componentes importantes estaban cubiertos. En resumen, los líderes se centraron en la ejecución, sabiendo que todos teníamos una visión compartida del esfuerzo general”. 

Trotsko ahora es gerente del programa de privacidad en el Fondo Monetario Internacional (FMI), donde continúa construyendo y adaptando el marco de gobierno de datos de DGI, que dice que es "invaluable en la gestión de grandes proyectos que involucran recopilación, almacenamiento y análisis de datos".