Archivar o eliminar correos electrónicos: ¿cuál es la diferencia?

Cuando se archiva un correo electrónico, se elimina de la bandeja de entrada. Sin embargo, los correos electrónicos archivados siguen estando disponibles para su visualización. La ubicación de los correos electrónicos archivados depende del proveedor de servicios de correo electrónico que utilices. Por ejemplo, en Outlook, puedes encontrar los correos electrónicos archivados en la carpeta "Archivado". En Gmail, tendrás que seleccionar "Todo el correo" para ver los correos archivados.

Los correos electrónicos archivados seguirán utilizando espacio de almacenamiento. Dependiendo de la cantidad de espacio de almacenamiento que te proporcione tu proveedor de servicios de correo electrónico, puedes considerar la posibilidad de descargar tus correos electrónicos a tu máquina local o a una unidad portátil, o incluso enviarlos a una nueva cuenta, y luego eliminar los correos electrónicos.

¿Qué ocurre cuando se borra un correo electrónico?

Al igual que en el caso del archivado, cuando eliminas un correo electrónico, también se elimina de tu bandeja de entrada. Sin embargo, en lugar de almacenar el correo electrónico en una carpeta especial de archivo, el correo electrónico se envía a la papelera del correo electrónico. Esta carpeta suele llamarse "Papelera" o "Elementos eliminados", pero puede variar según el servicio.

Mientras que los correos electrónicos archivados se almacenan en su respectiva carpeta de forma indefinida, los correos electrónicos eliminados se almacenan en la papelera del correo electrónico durante un breve periodo de tiempo. El período de tiempo que se almacena el correo electrónico depende de tu proveedor de servicios, pero la mayoría de los proveedores más populares mantienen los correos electrónicos en la papelera durante 30 días. Una vez transcurridos los 30 días, los correos electrónicos se eliminan (en la mayoría de los casos) de forma permanente.

Algunos servicios almacenarán tus correos electrónicos eliminados en sus servidores, incluso después de que los hayas eliminado "permanentemente". Por ejemplo, Google Workspace te ofrece un plazo adicional de 25 días para recuperar los correos electrónicos eliminados. Sin embargo, Google Workspace es un servicio de pago y debes ser el administrador para poder recuperar los correos electrónicos eliminados. De lo contrario, tendrás que ponerte en contacto con el administrador de la cuenta.

¿Debes archivar o eliminar los correos electrónicos?

Después de comparar las funciones de archivado y eliminación, puede que pienses que archivar siempre los correos electrónicos es la mejor opción. Sin embargo, si archivas todo, tu correo electrónico se desordena rápidamente, lo que dificulta la búsqueda de correos electrónicos antiguos en caso de necesidad. Así, por ejemplo, si archiva todos sus correos electrónicos especiales de la campaña de Amazon, cuando intente buscar el más reciente, podría ser difícil de encontrar.

Además, como ya se ha mencionado, los correos electrónicos archivados siguen consumiendo espacio de almacenamiento. Servicios como Gmail tienen un límite de almacenamiento en su nivel de almacenamiento gratuito. Una vez alcanzado ese límite, tendrás que aumentar tu capacidad de almacenamiento, lo que te costará.

Por otro lado, eliminar correos electrónicos puede ahorrar espacio de almacenamiento y hacer que tus esfuerzos de búsqueda de correos electrónicos sean un poco menos dolorosos, pero una vez que eliminas un correo electrónico, se ha ido para siempre (de nuevo, en la mayoría de los casos). Obviamente, eso no será bueno si alguna vez necesitas volver a ver un correo electrónico antiguo.

En general, archiva los correos electrónicos que creas que vas a necesitar consultar en el futuro, y borra los que estés seguro de que no vas a volver a necesitar.