Cómo comprar PC para tu empresa

Cuando llega el momento de reemplazar los viejos ordenadores de tus trabajadores -o quizás de racionalizar tu flota tras una serie de adquisiciones- la decisión sobre qué PC comprar no empieza por las máquinas en sí. En lugar de ello, hay otros factores que deberían llevarte a decidir qué ordenadores proporcionar a los usuarios de tu organización.

Tres fabricantes de PC dominan el mercado mundial: Lenovo ha mantenido el primer puesto durante años, con aproximadamente el 23% de las ventas, mientras que HP y Dell Technologies prácticamente empatan en el segundo puesto, con entre el 16% y el 20% de las ventas cada uno (sus cifras tienden a variar de un trimestre a otro), según los datos de mercado de IDC. Apple ocupa el cuarto lugar, pero su porcentaje puede variar mucho, normalmente entre el 8% y el 14%. Asus y Acer suelen empatar en el quinto puesto, con una cuota de mercado de entre el 6% y el 7%.

Estas cifras incluyen los ordenadores vendidos a particulares y hogares; IDC y sus competidores Gartner y Forrester Research no hacen un seguimiento separado de la cuota de mercado de los ordenadores de empresa. Pero los analistas de IDC, Gartner y Forrester coinciden en que Lenovo, HP y Dell tienen porcentajes aún mayores del mercado empresarial. Y están disponibles en prácticamente todos los países y territorios del mundo, ya sea directamente o a través de distribuidores.

No es de extrañar, por tanto, que para la inmensa mayoría de las empresas, la mayor parte de su flota de PC proceda de uno de estos tres proveedores. Pero una fracción de su equipo puede proceder de otros proveedores, algo que el departamento de TI también debe tener en cuenta.

Este artículo explora las múltiples consideraciones que los departamentos de TI deben tener en cuenta a la hora de elegir a los proveedores de su flota de ordenadores: compra directa frente a revendedores, factores tecnológicos, consideraciones y presiones de los usuarios, cuándo y cómo tener en cuenta los thin clients y los dispositivos no Windows, consideraciones financieras y de compra, factores de soporte, consideraciones medioambientales y factores geográficos. 

 

Consideraciones sobre la compra de PC: directo frente a revendedor

La decisión más importante para el departamento de TI es dónde adquirir los PC. Las opciones estándar son directamente de un fabricante de ordenadores o a través de un distribuidor. Los fabricantes de PC suelen vender directamente sólo cuando se trata de varios miles de dispositivos. En cambio, hay revendedores que trabajan con grandes despliegues, otros con despliegues medianos y otros con despliegues pequeños.

Pero la relación suele ir más allá de quién suministra los ordenadores. A menudo, el departamento de TI intenta descargar otras partes de la cartera de PC, como la asistencia directa al usuario, los servicios de reparación y sustitución, la configuración y la entrega (especialmente con la tendencia a trabajar desde casa, que complica la logística), la reposición a medida que los ordenadores envejecen y el saneamiento de datos y la recuperación o el reciclaje al final de su vida útil. Muchos distribuidores ofrecen estos servicios además de la compra, pero los hay de todos los tamaños y especialidades, y muchos siguen encargándose únicamente de las funciones de venta, devolución y garantía.

Otra opción para organizaciones muy grandes es recurrir a un proveedor de servicios gestionados (MSP) como Accenture o IBM. Los MSP son básicamente subcontratistas que asumen una parte de sus operaciones de TI, en este caso la gestión de sus PC. En este caso, el MSP actúa como un tipo de revendedor -obtendrá los ordenadores del fabricante o de un distribuidor-, pero la gestión es su objetivo principal. Los MSP se encargan de la compra y gestión de PC sólo para organizaciones con flotas de miles de máquinas.

La combinación de servicios que desee y lo que esté dispuesto a pagar por ellos determinará qué fabricante de PC, revendedor o MSP acaba contratando. También lo hará su capacidad para trabajar con otros proveedores, por ejemplo, si tiene un proveedor de servicios de seguridad independiente o proporciona su propio servicio de asistencia técnica, o si utiliza proveedores especializados para plataformas no estándar como Apple macOS y Google Chrome o para unidades de negocio con necesidades especiales como la construcción o la reparación de aviones.

Los fabricantes de PC suelen vender y dar soporte sólo a sus propios ordenadores (incluidos Windows, ChromeOS y Linux), mientras que los distribuidores y MSP pueden dar soporte a varias marcas de PC con Windows. Los revendedores y MSP suelen dar soporte a Mac y, a veces, también a Chromebooks y PC con Linux, afirma Andrew Hewitt, analista de Forrester Research. Si tu cartera de ordenadores es multiplataforma, un distribuidor o MSP puede ser la mejor opción, si puedes encontrar uno que cumpla todos tus demás requisitos.

El tipo de relación que se desea también importa, afirma Steve Kleynhans, analista de Gartner. Para quienes trabajan directamente con un fabricante de PC, señala, "Dell es un poco inflexible y rígido, lo que necesitan para escalar su negocio". En cambio, Lenovo y HP tienden a trabajar a través de revendedores u otros terceros, que "pueden tener su propio enfoque y nivel de flexibilidad". Eso puede ser especialmente bueno si un revendedor tiene experiencia con tus necesidades específicas o tu sector, dice. Pero añade una capa entre usted y el fabricante de PC.

La elección del proveedor -incluida la decisión de si utilizar varios proveedores y cuándo hacerlo- también depende de otras consideraciones tratadas en este artículo. Pero el primer paso es definir qué quiere que haga su proveedor de PC además de suministrar los propios ordenadores, dice Kleynhans. Una vez identificados esos candidatos, puedes reducir la lista en función de tus otras necesidades y preferencias.

 

Consideraciones tecnológicas al elegir un proveedor de PC

A la hora de elegir los ordenadores que se van a estandarizar, el departamento de TI no debería empezar por los propios PC. En la actualidad, existen muy pocas diferencias de componentes entre los distintos fabricantes de PC y, dentro de una clase concreta de dispositivo, las ofertas de los fabricantes son iguales. Según los analistas, estos detalles de hardware no son motivo para favorecer a un fabricante de PC en detrimento de otro. Al fin y al cabo, "el 99% de los componentes de PC son comunes", afirma Linn Huang, analista de IDC.

"Los fabricantes de ordenadores son muy similares en lo que ofrecen", coincide Kleynhans, de Gartner. "Cambiar de proveedor no te va a cambiar la vida".

Independientemente del fabricante elegido, los informáticos deberían centrarse en comprar ordenadores de clase empresarial, aquellos que incluyen la tecnología vPro de Intel. Esta tecnología ofrece funciones contra el hacking, como la autenticación previa al arranque y ganchos de hardware para que varias herramientas de seguridad detecten comportamientos anómalos en los niveles de chip y firmware del PC. vPro existe desde hace 15 años y es una característica estándar en los PC empresariales actuales.

Según Hewitt, de Forrester, cada fabricante de PC ofrece herramientas de supervisión para algunas funciones vPro, como la autenticación previa al arranque y la seguridad de la BIOS. La detección de desviaciones en la configuración es otro servicio que puede ofrecer un proveedor de PC en este tipo de monitorización, añade Kleynhans, de Gartner. Pero no hay que sobrevalorar estas herramientas a la hora de elegir proveedor: "La estrategia de seguridad no se fija en un proveedor de PC. Para ello, acude a un proveedor de seguridad", y considera las herramientas de supervisión de los fabricantes como complementos.

 

Consideraciones del usuario al elegir un proveedor de PC

Según los analistas, lo que más desea el departamento de TI es simplicidad en el aprovisionamiento de PC. Eso significa el menor número posible de proveedores, de variaciones de modelos, de modelos de compromiso (como diferentes paquetes de servicios de revendedores u otros proveedores) y de plataformas.

Pero lo que los usuarios quieren es, cada vez más, más opciones. "Hace veinte años, los usuarios no podían opinar sobre tecnología. Eso ya no es cierto", afirma Huang, de IDC. Señala que la presión de los millennials para ir más allá del limitado inventario de ordenadores de TI hizo que el número de diferentes tipos de dispositivos en las empresas aumentara a partir de mediados de la década de 2010.

Una encuesta de Forrester Research de 2020 muestra que el 66% de los usuarios de la Generación Z (los nacidos después de 1996) quieren autonomía en la selección de dispositivos en el trabajo, al igual que el 65% de los millennials (los nacidos entre 1981 y 1996). Se trata de un salto significativo con respecto al 53% de la Generación X (nacidos entre 1965 y 1980) y al 45% de los Baby Boomers (nacidos entre 1946 y 1964) que desean este tipo de elección. Según Hewitt, analista de Forrester, a medida que los millennials y los Gen Zers se vayan incorporando a las organizaciones, la presión para que el usuario elija aumentará.

En sectores en los que es difícil conseguir y retener talento -como en high tech, ingeniería, consultoría y finanzas-, esa presión de los usuarios puede pesar más que las preferencias de TI. "Si se quieren los mejores empleados y el mercado laboral es escaso, TI no va a interponerse en el camino" mediante ofertas informáticas limitadas, afirma Kleynhans, de Gartner.

Por tanto, el departamento de TI tiene que encontrar el modo de equilibrar su necesidad de simplicidad en la contratación y la gestión con el deseo de los usuarios de una mayor individualidad en las herramientas que utilizan para trabajar.

Esto podría significar dar soporte a una mayor variedad de dispositivos, como los Mac y las tabletas ordenadores 2-en-1 con Windows. Pero también puede significar cambiar los requisitos de lo que constituye el conjunto estándar de dispositivos.

Por ejemplo, las consideraciones de rendimiento tienen más peso que el precio dentro de cualquier línea de modelos, dice Huang de IDC, y ese favorecimiento del rendimiento sobre el precio ha ido en aumento desde mediados de la década de 2010, cuando se valoraban por igual. Antes de 2015, los vendedores y el departamento de TI se habían decantado por dispositivos más baratos y "suficientemente buenos", pero cuando los empleados empezaron a marcharse a empresas que ofrecían mejores equipos, el departamento de TI empezó a comprar mejor, afirma, y sigue haciéndolo.

Aun así, la mayoría de las empresas utilizan como ordenador estándar un portátil Windows de clase empresarial media, que suele costar entre 1.200 y 1.500 dólares. Están disponibles en los tres principales fabricantes de PC, así como en otros consolidados como Asus, Acer y Fujitsu.

Los ejecutivos, así como el personal de ventas y marketing, suelen adquirir portátiles de gama alta, que cuestan entre 2.000 y 2.500 dólares. Bryan Ma, analista de IDC, señala que estos usuarios adquieren los portátiles de lujo -a menudo MacBook Pros de Apple o Surface Pros de Microsoft- porque "son muy bonitos y destacan", no solo como ventajas, sino como parte de la imagen de marca de la empresa. Estos empleados representan a la empresa públicamente en reuniones con clientes, conferencias y otros eventos, y tener un ordenador bien diseñado que destaque entre la multitud ayuda a pulir su imagen corporativa, dice Kleynhans de Gartner. Los otros fabricantes de PC también tienen modelos inspirados en MacBook, pero las marcas MacBook y Surface tienen mayor resonancia en el mercado, por lo que el departamento de TI suele hacer una excepción en el abastecimiento de este tipo de ordenadores.

Puede haber otras necesidades específicas de PC, como ordenadores robustos para trabajadores de campo, estaciones de trabajo para ingeniería y modelado, o PC de sobremesa para centros de llamadas en oficinas. Los tres principales fabricantes de PC tienen todos estos tipos comunes de PC. Panasonic y Fujitsu también son conocidos por sus ordenadores robustos.

 

Consideraciones al elegir dispositivos más allá de los PC Windows estándar

Elegir los modelos estándar de ordenadores con Windows para tu cartera es bastante sencillo, ya que cualquiera de los principales fabricantes de PC tendrá los modelos necesarios para los casos de uso empresarial estándar que definas, como se describe en la sección anterior. Tu atención se centrará en qué nivel de almacenamiento y RAM proporcionar a los modelos estándar que elijas para usuarios empresariales, ejecutivos y, si procede, otros tipos de usuarios, y, por supuesto, en el precio.

Pero las excepciones a estos modelos estándar requieren más reflexión, no sólo en cuanto a cuáles ofrecer, sino también en cómo abastecerlos y servirlos. Algunos distribuidores dan soporte a múltiples plataformas informáticas, no sólo a Windows, pero en función de los distintos criterios y necesidades, es fácil acabar contando con distribuidores especializados dedicados a plataformas concretas, del mismo modo que muchas organizaciones de TI han separado el soporte informático interno en las mismas divisiones para obtener una experiencia más profunda, señala Kleynhans, de Gartner.

 

Cómo evaluar el uso de thin clients, desktop como servicio y Windows 365

 

Durante años, varios proveedores han propuesto proporcionar terminales, en lugar de PC, donde toda la informática y los datos permanecían con TI en el centro de datos o en la nube. La infraestructura de escritorio virtual (VDI) y los thin clients eran los dos principales enfoques ofrecidos. Pero rara vez funcionaron bien, en gran parte porque primero las redes de las oficinas y luego Internet no podían gestionar las cargas de datos, lo que provocaba problemas de latencia que perturbaban el rendimiento. Los problemas de controladores también hacían incierto el acceso a los periféricos, como monitores y ratones. "A pesar de todas las promesas, nunca lo conseguimos", afirma Huang, de IDC.

Pero los analistas afirman que ha llegado el momento de volver a considerar la informática de thin client (denominada desktop as a service, o DaaS, cuando se ofrece a través de la nube), aunque sea necesaria una mayor maduración de las ofertas. "Los modelos están mejorando", afirma Kleynhans, de Gartner. "Durante mucho tiempo hubo problemas técnicos en la conexión remota: gráficos, audio, latencia. Los proveedores han trabajado muy duro para resolver esos problemas y los han resuelto en su mayoría".

La pandemia del COVID-19 reactivó el interés en 2020, pero el departamento de TI dio marcha atrás rápidamente porque los productos DaaS no podían gestionar las videoconferencias, señala. Los proveedores adaptaron rápidamente su tecnología para dar soporte a Zoom, Webex, Teams, etc. "Así que ahora es suficientemente bueno", afirma Kleynhans. Aun así, "cuando la gente empieza a mirarlo, resulta caro, sobre todo si se ofrece en la nube", dice, "así que la economía tendrá que cambiar".

La mayor razón, sin embargo, para reconsiderar DaaS hoy es Windows 365, dice Huang de IDC. "Ahora es un juego completamente diferente [aunque la] incipiente implementación fue una experiencia chapucera". Windows 365 ahora funciona bien y tiene un buen precio, dice, y debido a que se ejecuta en un navegador HTML5, el dispositivo cliente del usuario puede ser casi cualquier cosa con un tamaño de pantalla decente, teclado y ratón o trackpad -un PC con Windows, un Mac, un iPad, un PC con Linux o un Chromebook-, lo que amplía la base de usuarios y reduce lo que TI tiene que implementar. "Hoy es mucho más fácil de gestionar y desplegar", afirma Hewitt, de Forrester.

DaaS todavía tiene el obstáculo de la conectividad: los empleados necesitan tener suficiente banda ancha, que todavía no está disponible en muchas partes del mundo, incluso en partes de las principales ciudades del mundo desarrollado. Pero incluso si no se utiliza como sustituto de un PC corporativo, DaaS puede ser una herramienta eficaz durante los confinamientos, cuando los empleados no pueden acceder a la oficina donde está su equipo, cuando el equipo de la empresa falla y los usuarios sólo disponen de su equipo personal, para uso de contratistas temporales, o en otras situaciones en las que TI no puede o no quiere proporcionar hardware físico, dice Hewitt.

 

Cómo evaluar el soporte informático para Mac

 

El Macintosh de Apple es el ordenador no Windows más común en las empresas. Aunque ninguna de las firmas de análisis desglosa la adopción del Mac por parte de las empresas por separado de la adopción total, las estimaciones globales oscilan entre el 3% y el 5%. Pero las medias pueden ser engañosas: según los analistas, la adopción del Mac por parte de las empresas se concentra en unos pocos países como Estados Unidos, Japón, Alemania y Reino Unido, todos ellos con una importante adopción del Mac por parte de los consumidores y grandes concentraciones de empresas de alta tecnología y servicios creativos.

Unas pocas empresas se han estandarizado con el Mac, principalmente empresas tecnológicas como IBM, Salesforce y Shopify, así como empresas de servicios creativos. Un mayor número de empresas -normalmente tecnológicas, de servicios creativos y de medios de comunicación- permiten a los usuarios elegir entre Mac y Windows como ordenadores principales. Muchas, como Cisco Systems, SAP y Wipro, se han dado cuenta de que los usuarios acuden en masa al Mac una vez que se convierte en una opción, desplazando el uso del PC con Windows, señala Huang de IDC. Las empresas que ofrecen Mac en igualdad de condiciones con los PC Windows suelen estar en mercados de trabajo competitivos, donde ofrecer un Mac ayuda a contratar y retener personal que busca ventajas y la sensación de estar a la vanguardia.

En el otro lado de la ecuación hay un pequeño porcentaje de empresas que prohíben totalmente los Mac, porque no quieren dar soporte a una plataforma diferente y no ven ninguna razón operativa para hacerlo.

Pero, según los analistas, la mayoría de las empresas permiten el uso del Mac en determinadas circunstancias y a determinados subgrupos de usuarios:

• Como ventaja para los ejecutivos y para que la empresa parezca moderna, como un sutil esfuerzo de marketing corporativo por parte de su personal de ventas y marketing de cara al cliente. ("Si no quieres darles un Mac, les das un Surface", señala Ma, de IDC).
• Como plataforma de desarrollo de software y web, porque los Mac pueden utilizarse para desarrollar y probar software para Windows, macOS, Linux, iOS y Android. (La adopción por parte de Apple de sus propios chips Apple Silicon de la serie M en otoño de 2021 en lugar de los x86 de Intel ha supuesto un pequeño contratiempo para los desarrolladores. Dependen de las dos aplicaciones de virtualización x86 -Parallels Desktop y VMware Fusion Pro- para ejecutar Windows y Linux funciona en los Macs de la serie M. Parallels pudo reajustar Desktop para que funcionara en los chips de la serie M en la primavera de 2022, pero la versión Fusion de VMware para los Mac de la serie M seguían en fase beta en otoño de 2022).
• Como plataforma creativa, porque el Mac fue el primer ordenador de uso generalizado compatible con una interfaz gráfica y, por lo tanto, fue donde las principales aplicaciones de edición de imágenes, ilustración y vídeo estuvieron disponibles por primera vez. Aunque Adobe Systems, la gran potencia en aplicaciones de servicios creativos, migró hace tiempo sus aplicaciones a Windows, los creativos siguen utilizando el Mac porque prefieren su interfaz de usuario y su diseño general. Y algunas aplicaciones creativas fundamentales, como iMovie de Apple, no tienen equivalentes en Windows.

 

Los Mac tienen fama de ser caros: no hay modelos de 600 dólares que compitan con los PC de Windows en el amplio mercado de ordenadores de consumo. Pero las diferencias de precio son menores en el caso de las empresas. Para las empresas, el MacBook Pro es el modelo premium, y el MacBook Air es el modelo de base amplia. Pueden costar un poco más que los portátiles empresariales Windows de calidad equivalente, pero no tanto.

El soporte de Apple a los usuarios empresariales ha sufrido altibajos a lo largo de los años, dejando a muchos profesionales de TI con la incertidumbre de si podrán obtener el soporte necesario para los Mac que permiten. En la actualidad, Apple ofrece un soporte empresarial bastante sólido, con planes AppleCare para empresas que incluyen reparaciones in situ y al día siguiente en muchos mercados para empresas con tan sólo 200 Mac, soporte de distribuidores conocidos como CDW, soporte para ID de Apple de empresa (para que los empleados no utilicen los personales para trabajar), opciones de leasing financiadas por Apple y la herramienta Apple Business Manager para la inscripción y gestión de Mac por parte de pequeñas empresas.

Apple cuenta con una sólida seguridad en su plataforma Mac, especialmente en los Mac de la serie M. Y desde hace una década, las herramientas de gestión unificada de terminales (UEM) -incluso Intune de Microsoft- permiten a los informáticos gestionar PC Windows, Mac, iPhones y iPads, y dispositivos Android desde un sistema común.

Por supuesto, incluso si los usuarios prefieren Mac y el departamento de TI está encantado de darles soporte, sigue existiendo la realidad de que la cartera de aplicaciones para macOS es menor que para Windows, por lo que su empresa puede tener aplicaciones que requieran el uso de Windows. Por ejemplo, Microsoft Access, Microsoft PowerBI, Microsoft Visio, Intuit QuickBooks Enterprise, SAS Visual Analytics y un montón de aplicaciones específicas del sector no tienen versiones para macOS.

Y las aplicaciones para Mac pueden ser menos capaces que sus homólogas para Windows; Microsoft Excel para Mac, por ejemplo, admite menos fórmulas avanzadas que la versión para Windows, solo admite parcialmente conexiones de datos con otras aplicaciones y Visual Basic for Applications (VBA) de Office, y no admite en absoluto Power Pivot o Power Chart, por lo que los analistas de datos, contables, analistas financieros y directores financieros a menudo no pueden utilizar la versión para Mac de Excel.

El paso a la nube y, por tanto, a las aplicaciones basadas en navegador, ha reducido la brecha de aplicaciones con Windows, pero sigue existiendo.

 

Cómo evaluar el soporte informático de los PC con Linux

 

Linux tiene una base muy pequeña de usuarios, concentrados en desarrollo e ingeniería. Pero si esos usuarios deben ejecutar aplicaciones Linux, es necesario proporcionar y dar soporte a los PC Linux.

De los principales fabricantes de PC, Acer, Dell, HP y Lenovo venden ordenadores con Linux, por lo que el departamento de TI puede confiar en que el fabricante, el proveedor de servicios gestionados o el distribuidor proporcionarán y ofrecerán soporte para Linux además de para Windows.

 

Cómo evaluar el soporte informático para Chromebooks

 

Otro nicho es la plataforma ChromeOS de Google. Popular en algunos países en la escuela primaria debido a su bajo coste (alrededor de 200 dólares), fuerte seguridad y fácil gestión, la base de usuarios de ChromeOS se desvanece en gran medida en la escuela secundaria y la universidad, dice Kleynhans de Gartner. "No estamos viendo una tracción significativa en las empresas", afirma, sobre todo porque los modelos de "plástico barato" de 200 dólares que se utilizan en las escuelas primarias no son adecuados para los usuarios empresariales. Los portátiles de clase empresarial Chromebook y los ordenadores de sobremesa Chromebox cuestan tanto como un PC con Windows, "así que ¿para qué comprar un dispositivo reducido?", se pregunta.

Aun así, Chrome puede tener cabida como dispositivo informático. "Chrome tiene sentido en algunos trabajos de primera línea", afirma Kleynhans. Huang de IDC cita Domino's, donde la cadena de pizzerías instaló Chromeboxes en sus tiendas para que el personal pudiera pedir fácilmente más suministros cuando fuera necesario. Los Chromebooks también se utilizan en carretillas elevadoras para algunas operaciones logísticas, señala. "Los Chromebooks pueden sustituir a un thin client para establecer una conexión entre un dispositivo ligero y un caso de uso específico", afirma.

Los principales fabricantes de PC con Windows (Acer, Asus, Dell, HP y Lenovo) ofrecen Chromebooks y Chromeboxes. Así que puedes adquirir tus dispositivos ChromeOS de los mismos fabricantes de PC, proveedores de servicios gestionados o distribuidores que tus PC Windows, o puedes elegir un distribuidor especializado que tenga experiencia en tu nicho específico de uso de ChromeOS.

 

Cómo evaluar el soporte informático para iPads

 

Otro dispositivo informático de nicho es el iPad de Apple. Hace tiempo que se debate si es un ordenador, aunque puede ejecutar algunas aplicaciones empresariales estándar como Microsoft Office y la mayoría de las herramientas basadas en la nube a través del navegador Safari. Apple también ha adoptado funciones similares a las de un ordenador, como la pantalla dividida para utilizar aplicaciones en paralelo y la compatibilidad con teclados físicos, bolígrafos y trackpads.

Cuando el iPad debutó por primera vez en enero de 2010, era significativamente más ligero y pequeño que los portátiles de la época, por lo que el iPad resultaba atractivo para su uso sobre el terreno, así como para la informática de los trabajadores del conocimiento durante sus desplazamientos. Pero desde entonces, los 2 en 1 y los portátiles finos han superado al iPad en muchos de estos usos, dice Hewitt, de Forrester.

Algunas empresas distribuyen iPads como ordenadores especiales para aplicaciones específicas, sobre todo para el trabajo de campo. United Airlines, por ejemplo, distribuye iPads a sus trabajadores de mantenimiento de aviones por su ligereza y porque los trabajadores pueden autenticarse rápida y fácilmente en el lugar de trabajo mediante Touch ID, en lugar de iniciar sesión en un portátil más voluminoso mediante una contraseña mientras trabajan en un avión. También eliminan los pasos adicionales de tomar notas en papel y volver a introducirlas en un ordenador en la oficina. Los iPads también se utilizan habitualmente como dispositivos de registro de un solo uso en conferencias y hoteles en lo que Apple denomina modo quiosco.

Para la mayoría de los usuarios, sin embargo, "el iPad es un dispositivo de compañía" que se utiliza para trabajos ligeros como correo electrónico, presentaciones y acceso a Internet en conferencias, demostraciones de ventas o reuniones de negocios, dice Hewitt. A menudo, no se distribuyen en la empresa, sino que son gestionados por ella en un modelo de "traiga su propio dispositivo" (BYOD).

 

Consideraciones sobre soporte y servicio al elegir un proveedor de PC

Cuando el departamento de TI adquiere un PC, normalmente quiere que el proveedor -ya sea un fabricante de PC, un distribuidor o un MSP- haga mucho más, lo que a menudo incluye la logística de configuración, inscripción y despliegue del PC; la supervisión y gestión de los ciclos de actualización; el desmantelamiento, la limpieza de datos (eliminación de toda la información corporativa) y la retirada o reciclaje al final de la vida útil; y la gestión de la sustitución urgente de portátiles dañados, perdidos o robados. Estos "servicios básicos del ciclo de vida son bastante independientes del proveedor", señala Kleynhans, de Gartner.

Lo normal es un contrato de compra más otro de gestión. Pero el departamento de TI también puede querer que el proveedor de PC u otra entidad gestione la asistencia al usuario, las reparaciones y la salud del portátil (como la supervisión del software de seguridad, los resultados de los antivirus, el envejecimiento de las contraseñas, las actualizaciones de aplicaciones y sistemas operativos, y el uso de aplicaciones no autorizadas). Esto puede implicar un contrato independiente con el mismo proveedor de PC o con un proveedor distinto, o combinarse con el contrato de servicios básicos del ciclo de vida como un acuerdo de externalización esencialmente completo.

Los departamentos de TI verán más diferencias entre los fabricantes de PC, los distribuidores y los MSP en las ofertas de estas áreas de servicio adicionales, así que prepárate para investigar qué puede ofrecer cada proveedor candidato y a qué precio y nivel de servicio.

Hewitt, de Forrester, señala que las probabilidades de que un determinado distribuidor para medianas y grandes empresas pueda ofrecer también servicios de asistencia, reparación y mantenimiento son del 50%. Muy pocos distribuidores orientados a la pequeña empresa pueden hacer algo más que suministrar el PC, afirma, por lo que es probable que tengas que encargarte del resto de los servicios tú mismo o, en el caso de las reparaciones, a través de un programa de garantía.

El departamento de TI también tiene que decidir si quiere dividir estos servicios en función de la plataforma y/o la geografía, en áreas en las que, según Kleynhans, existen "divisiones naturales" en la organización. Estas divisiones son más probables en empresas grandes y geográficamente dispersas.

Por ejemplo, el departamento de TI puede querer separar su flota de Mac de su flota de PC en todas las operaciones de servicio, de modo que se asigne a cada una de ellas una experiencia más profunda y específica. O puede que el departamento de TI quiera tener proveedores distintos para las distintas regiones si ningún proveedor tiene el alcance adecuado, o si tiene más sentido comercial mantener acuerdos de revendedores locales en algunos mercados. ("¿Por qué obligar a Australia a cambiar de proveedor?", se pregunta, si no hay razones de peso para obligar a la entidad empresarial de allí a utilizar el mismo proveedor que en Estados Unidos o Europa).

Aun así, "para la mayoría de las organizaciones es mejor centrarse en un único gran proveedor principal y tener un proveedor secundario cualificado para casos de uso especiales", afirma Kleynhans. "Lo normal es tener una combinación de revendedor y proveedor directo", añade Ma, de IDC.

 

Consideraciones financieras al elegir un proveedor de PC

Aunque la TI no dirige el enfoque financiero, tiene que trabajar con esto en mente. Algunas empresas prefieren tratar las compras de equipos como gastos de capital (capex), mientras que otras prefieren tratarlas como gastos operativos (opex). El primer enfoque implica una compra real del equipo, en la que la organización es propietaria de los PC e incurre en el gasto de una sola vez. El segundo enfoque significa esencialmente un alquiler o suscripción, donde la propiedad sigue siendo del proveedor y los costes se distribuyen a lo largo del plazo.

Este enfoque basado en opex también implica que el departamento de TI tiene que determinar cuánto tiempo deben estar en servicio los ordenadores antes de que se sustituyan en el contrato de alquiler o suscripción. Tres años es un plazo típico, y cuatro años suele ser una opción.

Pero algunos PC funcionan bien -y muestran poco desgaste- durante cinco o seis años, mientras que otros se estropean terriblemente en un par de años (como los que utilizan los comerciales que viajan) o son ordenadores de mesa utilizados para aplicaciones de muy alto rendimiento, como el renderizado de vídeo y el análisis visual, en las que suele necesitarse un hardware más rápido que para las aplicaciones empresariales y web estándar. El departamento de TI debe asegurarse de que la vida útil del contrato se ajusta a su realidad habitual (sustituir los PC cada tres años cuando suelen durar cuatro es tirar el dinero) y de que el contrato aborda qué hacer con los periodos atípicos. Hewitt, de Forrester, señala que algunos proveedores de PC ofrecen cláusulas de exclusión que permiten mantener los PC más tiempo del contratado, por un precio, claro.

Con el enfoque de capex, el departamento de TI puede ser más flexible a la hora de sustituir los PC, haciéndolo caso por caso, por ejemplo, sustituyendo los ordenadores sólo cuando surjan problemas de compatibilidad importantes, cuando estén en mal estado físico o cuando el rendimiento se haya degradado de forma significativa, o utilizando un enfoque basado en excepciones en el que los PC se sustituyan según un calendario regular a menos que existan circunstancias atenuantes. El enfoque de capex también permite al departamento de TI alargar el ciclo de compra cuando el dinero escasea o sustituir los PC antes si salen al mercado nuevas capacidades útiles y significativas y hay fondos disponibles.

Los fabricantes de PC, los grandes distribuidores y los proveedores de servicios gestionados suelen apoyar tanto el enfoque capex como el opex, aunque es posible que los distribuidores más pequeños sólo apoyen la compra directa de capex.

Para las empresas que prefieren el enfoque opex, está aumentando el interés por el modelo de suscripción, normalmente denominado dispositivo como servicio o DaaS (y PC como servicio o PCaaS de Dell). Pero hay que tener cuidado con el término: el acrónimo DaaS también hace referencia al tipo de thin client desktop como servicio, descrito en una sección anterior, y la palabra ‘dispositivo’ a menudo hace referencia a otros equipos de oficina, no sólo a los PC. De hecho, el modelo de dispositivo como servicio para PC se originó en 2014 con HP, que había cambiado previamente su negocio de impresoras empresariales a un enfoque de suscripción y luego vio la oportunidad de hacerlo para ordenadores, dice Huang de IDC.

Una suscripción de dispositivo como servicio difiere de un contrato de alquiler en que una suscripción garantiza que los empleados dispongan de un PC a largo plazo, sustituyendo los ordenadores individuales a medida que llegan al final de su vida útil: pagas para garantizar que tus empleados dispongan de un PC adecuado para utilizar en cualquier momento, no de un PC específico a partir de una fecha determinada. Por el contrario, en un contrato de alquiler arriendas un PC concreto durante un período determinado, tras el cual lo devuelves al proveedor de PC o lo compras por su valor residual, como ocurre con el alquiler de coches. Además, con una suscripción, estás comprando servicios operativos para los PC y sus usuarios, no sólo los propios ordenadores, mientras que un alquiler separa la compra del PC de cualquier otro servicio que pueda contratarse.

Aunque el modelo de suscripción ha despertado mucho interés en las TI en los últimos años, la adopción real por parte de las empresas es bastante baja, en porcentajes de un solo dígito, coinciden los cuatro analistas entrevistados para este artículo. "Los casos de uso y las historias de clientes son escasos", afirma Hewitt, de Forrester. Las principales razones son que la mayoría de las empresas prefieren el modelo de capex porque pueden aumentar o reducir las compras para gestionar mejor el flujo de caja, pueden tener a mano un inventario de unidades de sustitución que poseen directamente para emergencias y creen que tienen más control porque los PC están contractualmente separados de otros servicios adquiridos.

 

Consideraciones medioambientales al elegir un proveedor de PC

El cambio climático y la sostenibilidad han convertido las consideraciones medioambientales en un factor a tener en cuenta en muchas decisiones empresariales, incluidos los equipos utilizados. Esto se engloba bajo el concepto de gestión medioambiental, social y de gobierno (ESG, por sus siglas en inglés), y la mayoría de las grandes empresas tienen requisitos ESG que los departamentos de TI deben cumplir. Huang, de IDC, afirma que las consideraciones medioambientales cobrarán más importancia en los próximos años porque la Generación Z se preocupa mucho por el medio ambiente. "La Generación Z está empezando a introducirse en la gestión y está influyendo en los factores medioambientales", afirma.

Para los informáticos de organizaciones de todos los tamaños, la buena noticia es que el cumplimiento de las normas ESG se ha convertido en una casilla obligatoria a la hora de comprar ordenadores, dice Ma, de IDC, porque los fabricantes ya han cambiado sus procesos de cadena de suministro, fabricación y embalaje para reducir los residuos, reducir el consumo de energía, aumentar el reciclaje y reducir o eliminar el uso de materiales tóxicos. "Es algo que está sobre la mesa", afirma. "Todos los proveedores están haciendo un buen trabajo", se hace eco Huang, de IDC.

Sin embargo, algunos fabricantes de PC son más ecologistas que otros. Por ejemplo, Apple cambió hace años a los chasis de aluminio, que son muy reciclables y no se obtienen de combustibles fósiles como los de plástico. Y Asus ofrece modelos con altos porcentajes de plástico reciclado posconsumo para reducir el uso de combustibles fósiles.

Se presta menos atención a lo que ocurre después de fabricar e implantar un PC, afirma Huang. El programa de reciclaje de Apple para consumidores es muy conocido porque tiene la visibilidad de que sus Apple Stores y su tienda online recogen dispositivos viejos y a veces ofrecen un crédito de compra, pero Apple no es en absoluto la única que recicla dispositivos viejos o los reacondiciona para revenderlos: todos los grandes fabricantes de PC reciclan sus ordenadores. Sin embargo, no está claro hasta qué punto los informáticos aprovechan esos programas de reciclaje, dice Huang.

Otro problema medioambiental que a menudo se pasa por alto es qué hacer con las baterías que pierden capacidad de carga, inutilizando portátiles que de otro modo serían útiles. Todos los grandes fabricantes de PC tienen programas para sustituir las baterías gastadas de sus portátiles, incluso aquellos como Apple cuyas baterías no pueden ser sustituidas directamente por los informáticos o los usuarios.

Por último, la mejor forma de conservar recursos es no utilizarlos. Mantener los ordenadores durante más tiempo significa que hay que fabricar menos nuevos y reciclar, renovar o tirar a la basura menos viejos. Dado que los PC de clase empresarial suelen estar bien construidos, alargar el ciclo estándar de sustitución de tres años es una de las medidas medioambientales más sencillas que puede adoptar el departamento de TI, además de ahorrar en costes de hardware.

 

Consideraciones geográficas al elegir un proveedor de PC

Por último, la ubicación de tus trabajadores puede ser un factor decisivo a la hora de elegir un proveedor de PC. Si operas en varios países, debes asegurarse de que tus proveedores de PC y las organizaciones de asistencia relacionadas puedan prestar un buen servicio en esos lugares. Esto significa disponer de inventarios locales para un despliegue rápido y operaciones de reparación locales, y poder ofrecer asistencia en los idiomas nativos de los empleados. Es posible que un proveedor multinacional de PC pueda dar soporte a esta geodiversidad, pero lo más probable es que tenga que complementar un proveedor principal con otros locales, afirma Hewitt, de Forrester. Al fin y al cabo, "se necesitan los canales de venta y asistencia adecuados", añade Ma, de IDC.

Según Kleynhans, de Gartner, la geografía no influye tanto en la marca de PC utilizada. "Las tres grandes marcas están muy igualadas en todo el mundo", afirma. Pero hay algunas diferencias regionales: Dell, HP y Lenovo se venden peor en África que en otros lugares, un hueco que Acer ha cubierto parcialmente. Lenovo, con sede en China, tiende a venderse mejor en China y otros países asiáticos, mientras que Dell y HP, con sede en EE.UU., tienden a venderse mejor en Norteamérica.

Además de en África, Acer vende bien en Taiwán (su país de origen) y en la India, donde ha sido durante mucho tiempo la elección del sector público, lo que le abrió las puertas también en empresas comerciales, dice Ma, de IDC. La línea Surface de Microsoft tiene una sólida presencia en Norteamérica, Europa y Australia, afirma Kleynhans, de Gartner.

Y, como ya se ha señalado, Apple tiene buenos resultados en varios países desarrollados -principalmente en Norteamérica y Europa, pero también en Sudamérica y Asia-, donde su cuota de mercado en el sector de consumo es muy elevada.

 

Encontrar un distribuidor

Hay varias formas de encontrar un distribuidor en tu región.

Lo más probable es que una empresa mediana o grande ya cuente con un distribuidor. Si buscas un distribuidor para una nueva división con necesidades informáticas especiales o para una nueva ubicación geográfica, Kleynhans sugiere que primero pidas a ese distribuidor existente que te recomiende socios.

Ya sea para conseguir un nuevo distribuidor, sustituir a uno o añadir otro en caso de que tu distribuidor actual no pueda ofrecerte lo que necesitas, las medianas y grandes empresas probablemente tengan archivados posibles candidatos a distribuidor a partir de las continuas consultas de ventas de los distribuidores que esperan conseguir tu negocio. "La mayoría de los distribuidores son bastante agresivos con las ventas salientes", afirma Kleynhans.

Según Bryan Ma, analista de IDC, los fabricantes de ordenadores pueden ofrecer recomendaciones de distribuidores. Contacta con el representante de ventas del fabricante de tu región para obtener sugerencias. Los fabricantes de PC también tienen directorios en línea de distribuidores que te ayudarán a encontrar distribuidores en tu área local; estos suelen ser pequeños distribuidores que atienden a las empresas más pequeñas con servicios básicos como compras, gestión de garantías y devolución. Los directorios de distribuidores los ofrecen:

• Acer: El sitio web acer.com muestra automáticamente el sitio local de tu región, pero puede cambiar de región haciendo clic en el icono del globo terráqueo situado en el extremo derecho de la cabecera. En el pie de página, dirígete a la sección Recursos y haz clic en el enlace Dónde comprar (o su equivalente en el idioma elegido).
• Apple: Ofrece listados de distribuidores orientados a empresas en todo el mundo -con páginas para la región Asia-Pacífico; Europa, Oriente Medio y África; y Canadá, América Latina y Estados Unidos-, así como un directorio de Apple Stores para pequeñas empresas.
• Asus: El sitio web asus.com muestra automáticamente el sitio local de tu región, pero puedes cambiar de región haciendo clic en el icono del globo terráqueo situado en el extremo derecho del pie de página. No existe un diseño estándar para los distintos sitios regionales, por lo que puede resultar difícil encontrar distribuidores. Busca el enlace Dónde comprar en el pie de página o en la página de Inicio de Portátiles u otras páginas de compra relevantes.
• Dell: El sitio web dell.com requiere que primero elija la región deseada utilizando el menú del globo terráqueo situado en el extremo derecho de la cabecera en muchas páginas y, a continuación, en el pie de página, elija Buscar un distribuidor o Buscar un socio (o un texto equivalente en el idioma elegido), en función de la configuración comercial de Dell. Es posible que en algunos casos se le redirija a delltechnologies.com.
• HP: Proporciona una página de directorio global cuya ubicación puede especificar.
• Lenovo: Proporciona una página de directorio global cuya ubicación puede especificar.

 

En algunas partes del mundo, los medios de comunicación publican guías de distribuidores locales. Por ejemplo, ChannelPartner de Alemania (publicado por Foundry de IDG, que también publica ComputerWorld) tiene un directorio de distribuidores para el mercado alemán, así como un directorio de vendedores alemanes de PC en línea.

Sea como sea, Kleynhans, de Gartner, afirma: "Lo que puede resultar difícil es saber quién se ajusta a nuestras necesidades. El enfoque típico es realizar una RFI (solicitud de información) con varios candidatos para ver qué ofrecen en relación con un conjunto de necesidades que usted pueda tener". Una RFI no es tan compleja o pesada para TI o el distribuidor como una RFP (solicitud de propuesta), señala, pero "es un primer paso para crear una lista corta si aún no tiene una". Las respuestas a la RFI ayudarán a delimitar los distribuidores a los que se pedirá que participen en un proceso de RFP más detallado.