Cómo elegir la mejor plataforma de servicios de contenido para su empresa

Las plataformas modernas de servicios de contenido adoptan un enfoque flexible y orientado al servicio para administrar el contenido empresarial. En adelante, los aspectos que los CIO deben considerar y las principales plataformas a tener en cuenta.

pensar CIO cloud

La gestión de contenido empresarial (ECM, por sus siglas en inglés), un término general para los procesos y herramientas que utilizan las organizaciones para capturar, almacenar, proteger, recuperar y gestionar datos empresariales en sus múltiples formas, está muerto.

Así lo declaró Gartner en 2017. Las empresas aún necesitaban administrar todo ese contenido, por supuesto, pero los proveedores estaban adoptando un nuevo enfoque que requería una nueva terminología, según la consultora.

Tradicionalmente, el objetivo de las aplicaciones de ECM era almacenar y administrar el contenido de una organización dentro de una única plataforma centralizada para proteger los activos, garantizar el cumplimiento normativo y mejorar la eficiencia comercial. Pero estos sistemas todo en uno demostraron ser inflexibles en el uso real, por lo que los proveedores los rediseñaron para que estuvieran habilitados para la nube y fueran mucho más modulares. Gartner denominó al nuevo enfoque servicios de contenido y llamó a los productos de los proveedores plataformas de servicios de contenido.

IDC ahora también usa los nuevos términos. “Hace décadas que nos ocupamos de la 'administración de contenido empresarial', la mayoría de las cuales eran soluciones grandes, monolíticas y locales”, dijo Holly Muscolino, vicepresidente de grupo de IDC para estrategias de contenido empresarial y el futuro del trabajo. “Luego, cuando comenzamos a ver más soluciones migrar a la nube y volverse más modulares, Gartner creó el término 'plataforma de servicios de contenido' porque en realidad describía mejor las soluciones. Hoy en día, usamos 'servicios de contenido' o 'plataforma de servicios de contenido' prácticamente como sinónimo de lo que tradicionalmente llamaríamos gestión de contenido empresarial”.

 

¿Qué son las plataformas de servicios de contenido (CSP)?

“Las plataformas de servicios de contenido brindan un conjunto básico de herramientas para almacenar, indexar y administrar contenido con la intención de que se pueda editar y versionar”, afirma la Guía de mercado 2023 de Gartner para plataformas de servicios de contenido.

Al igual que los sistemas ECM de la vieja escuela, las plataformas de servicios de contenido permiten a los usuarios crear, administrar, colaborar y almacenar varios tipos de contenido y datos, incluidos texto, audio y video, desde una ubicación centralizada y accesible en todos los departamentos de la organización utilizando cualquier dispositivo. Pero los CSP modernos están basados ??en la nube y proporcionan API e integraciones preconstruidas con otras aplicaciones y servicios empresariales, para que puedan recuperar y administrar contenido dondequiera que resida en una organización.

Los CSP sirven como puntos de acceso predeterminados de las empresas para todo el contenido interno, lo que les permite incorporar contenido en otros documentos relacionados y aplicaciones de gestión de registros, como aplicaciones de gestión de recursos de clientes, planificación de recursos empresariales y gestión de capital humano, según Gartner. Como tal, los CSP ponen información crítica a disposición de las partes interesadas apropiadas que pueden usar esos datos para respaldar las operaciones comerciales y tomar decisiones comerciales.

La flexibilidad que viene con la estrategia de servicios de contenido brinda a las organizaciones la capacidad de crear soluciones que se construyen específicamente para ciertos casos de uso, dijo Muscolino.

Cheryl McKinnon, analista principal de Forrester Research, está de acuerdo. Las arquitecturas locales de los años 90 han dado paso a “plataformas mucho más flexibles y basadas en servicios”, dijo McKinnon. “Para que los desarrolladores y diseñadores realmente puedan adaptar la plataforma a los casos de uso que necesitan”.

 

Beneficios de adoptar una plataforma de servicios de contenido

Las plataformas de servicios de contenido ofrecen una variedad de beneficios, que incluyen:

  • Permitir que las organizaciones trabajen con contenido, independientemente del formato del contenido y dónde se encuentre, lo que permite una mejor toma de decisiones.
  • Permitir a los usuarios buscar y encontrar fácilmente contenido ubicado en varios repositorios y ubicaciones de almacenamiento de archivos.
  • Manejar revisiones y versiones sin problemas para que el contenido permanezca actualizado.
  • Uso de marcas, notas y firmas electrónicas para una colaboración eficaz, agilizando los procesos de gestión de contenido.
  • Almacenar un historial de auditoría de las acciones realizadas en el contenido crítico para el cumplimiento y el seguimiento.
  • Automatización de procesos comerciales a través de integraciones con múltiples aplicaciones empresariales.

 

Desafíos de implementar una plataforma de servicios de contenido

Según Muscolino de IDC, uno de los principales desafíos asociados con la implementación de una plataforma de servicios de contenido es lidiar con la gran cantidad de documentos y otros contenidos que ya tienen muchas organizaciones, en particular las grandes. “No es trivial migrar a una nueva solución”, dijo. “Tendrían que asegurarse de que aún pueden acceder a su contenido en el lugar, que puede estar en grandes repositorios locales o que existe el soporte adecuado para la migración del proveedor”.

Además, las empresas deben asegurarse de poder acceder al contenido de varios repositorios, no solo al contenido existente que podrían haber almacenado en varias ubicaciones dentro de sus organizaciones, sino también al contenido potencialmente nuevo que se está generando, como correos electrónicos o flujos sociales. Esto incluye no solo documentos sino también medios enriquecidos, como audio y video, dijo Muscolino.

La migración de datos de sistemas de origen heredados a una nueva plataforma de servicios de contenido puede aumentar el tiempo de implementación y el coste de la implementación si no se realiza correctamente. No es fácil transferir datos no estructurados, ya que deben limpiarse y revisarse antes de que puedan procesarse. “Todo lo que sea contenido no estructurado debe gestionarse. Desea buscar soluciones que tengan la capacidad de buscar en múltiples ubicaciones y aplicar esos servicios a diferentes tipos de contenido”, dijo Muscolino.

Las organizaciones también corren el riesgo de no organizar y describir correctamente los documentos, dijo McKinnon de Forrester. “Si solo está tirando documentos en un contenedor grande en el cielo, puede ser un dolor de cabeza cuando las personas intentan encontrar esos documentos más tarde”, dijo. “Entonces, debe pensar en cómo usar los metadatos para organizar las cosas, porque eso brindará una experiencia mucho mejor en el futuro en términos de encontrar las cosas correctas rápidamente”.

Las organizaciones también deben comprender que implementar una plataforma de servicios de contenido no es una fórmula mágica, dijo Marko Sillanpaa, analista de Gartner. “Ese es el mayor desafío que veo con la mayoría de las organizaciones: piensan que de repente van a traer uno de estos sistemas y que va a tener todo bajo control”, dijo. “Las personas deben darse cuenta de que es una forma diferente de trabajar y que deben poner todos sus documentos en este repositorio y deben establecer metadatos”.

 

Capacidades clave para buscar en una plataforma de servicios de contenido

Hay una serie de características que las organizaciones deben buscar cuando seleccionan una plataforma de servicios de contenido. Las capacidades clave incluyen:

Captura de contenido: el primer paso en la automatización de los procesos comerciales es la capacidad de capturar los datos necesarios y relevantes de fuentes electrónicas y en papel, incluidos documentos, correos electrónicos, aplicaciones empresariales y redes sociales.

Transformación de contenido: la capacidad de transformar ciertos tipos de contenido a otros formatos, por ejemplo, transformar un documento de Word en un PDF.

Búsqueda: las organizaciones trabajan con cantidades masivas de documentos y activos complejos todos los días y la búsqueda de contenido en estos archivos consume mucho tiempo. Una plataforma de servicios de contenido permite a los usuarios realizar metadatos o búsquedas de texto completo que podría aparecer en cualquier parte del contenido almacenado en el sistema. Muchos CSP también permiten a los usuarios establecer filtros adicionales basados ??en metadatos para reducir aún más la cantidad de resultados que se devuelven.

Gestión de documentos: no todos los empleados de una organización deberían poder acceder a todos los documentos. Los CSP permiten a las empresas controlar el acceso a documentos y archivos en función de las necesidades o los niveles de autorización de los usuarios. Las empresas que controlan el acceso en función de los tipos de documentos, las funciones de los usuarios y otras características a nivel del sistema permiten que los equipos compartan documentos de manera más fácil y segura.

Gestión de registros: la gestión de registros permite que las empresas creen, identifiquen, almacenen, recuperen y eliminen sus documentos digitales e impresos. También permite a las organizaciones controlar eficientemente su información crítica y facilita a los líderes empresariales definir las metas y objetivos de sus empresas. Todo esto se logra teniendo en cuenta el cumplimiento normativo para reducir los costes y riesgos del manejo de datos corporativos confidenciales. Los CSP modernos automatizan la mayoría de las capacidades de gestión de registros de las empresas para que el proceso sea más eficaz.

Colaboración segura: la capacidad de integrarse con otras aplicaciones, procesos y fuentes de datos y de ofrecer funcionalidades seguras de intercambio de archivos internos y externos para que los empleados puedan colaborar con compañeros de trabajo dentro de sus organizaciones, así como con clientes y socios.

Gestión y automatización de flujos de trabajo/procesos: los CSP modernos ofrecen capacidades para la gestión de casos y la gestión de flujos de trabajo. También brindan las herramientas que permiten a las empresas automatizar el procesamiento de contenido utilizando reglas comerciales y desencadenar eventos.

Inteligencia artificial (IA), análisis e informes: los CSP de hoy permiten a las empresas utilizar IA, aprendizaje automático y análisis para analizar diferentes tipos de contenido para extraer información relevante, mejorar la productividad y ayudar a los líderes empresariales a tomar mejores decisiones comerciales.

Interfaces abiertas de programación de aplicaciones (API): la mayoría de las plataformas de servicios de contenido ofrecen a las organizaciones API basadas en REST que les dan acceso a la mayoría de las características principales del producto. Como mínimo, las plataformas de servicios de contenido deberían ofrecer API que permitan a las empresas escribir, eliminar o recuperar metadatos y objetos de contenido. Además, las API personalizadas permiten que los servicios de contenido se integren perfectamente con otras aplicaciones empresariales.

Aplicaciones móviles: la movilidad no debería ser una ocurrencia tardía. Más bien, los CSP deben permitir que las funciones de contenido central, incluida la creación, el acceso, el procesamiento y el intercambio de archivos, se realicen de forma natural en un dispositivo móvil. Los CSP deben proporcionar acceso a la gestión de documentos, como lectura, búsqueda e indexación, en las plataformas Android e iOS.

Seguridad: los CSP deben cifrar el contenido en tránsito y en reposo. Y deben incluir funcionalidades como control de acceso, prevención de pérdida de datos, gestión electrónica de derechos digitales, encriptación y autenticación. Dependiendo de sus requisitos, las organizaciones pueden optar por CSP que ofrecen capacidades de seguridad avanzadas, incluida la redacción de contenido, firmas digitales y marcas de agua.

 

7 CSP líderes

Existen numerosas plataformas de servicios de contenido en el mercado. Para ayudarlo a comenzar su investigación, hemos destacado los siguientes productos basados ??en discusiones con analistas e investigaciones independientes.

AODocs : ofrece funcionalidad para colaboración, seguimiento de cumplimiento, firmas electrónicas, recuperación y conversión de archivos, reconocimiento óptico de caracteres, automatización de procesos y control de versiones. Ofrece funcionalidad de administración de documentos, incluida la indexación, el archivo y la retención. Analiza el contenido utilizando inteligencia artificial para garantizar que los usuarios accedan a las versiones correctas de los documentos. Como parte de Google Cloud Marketplace, AODocs tiene integraciones prediseñadas con DocuSign, Salesforce, DocuSign y Google Drive. Ofrece un entorno de código bajo para permitir que las empresas desarrollen flujos de trabajo y aplicaciones comerciales ricas en contenido.

Box: proporciona una plataforma única para permitir que las organizaciones administren todo el ciclo de vida del contenido, desde la creación y el uso compartido de archivos hasta la edición conjunta, la firma, la clasificación y la retención. Protege el contenido con controles de seguridad del dispositivo, controles de gestión de acceso e identidad y protección de contenido integrada. Se conecta sin problemas a Microsoft 365. Brinda soporte para archivos adjuntos de correo electrónico para Gmail y Outlook, así como soporte nativo para las aplicaciones de productividad de Google Workspace (Hojas de cálculo, Presentaciones y Documentos). Box Canvas, la herramienta de pizarra virtual del proveedor, permite que los equipos colaboren a través de notas adhesivas, chat, votaciones y más.

Hyland OnBase: gestiona el ciclo de vida total del contenido, desde la captura hasta la eliminación. Ofrece herramientas de edición y colaboración, flujos de trabajo avanzados, automatización de procesos y aplicaciones configurables para ayudar a impulsar la productividad del usuario y mejorar la satisfacción del cliente. Gestiona documentos y otros contenidos relacionados con los procesos comerciales internos. Proporciona un repositorio central dirigido a industrias verticales específicas, que incluyen seguros, atención médica, servicios financieros, gobierno, comercio minorista y manufactura. Automatiza la gestión del ciclo de vida del contenido, lo que ayuda a las empresas a reducir el riesgo al simplificar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios/de la industria.

IBM Content Services: conjunto preconfigurado de capacidades de gestión de contenido entregado como una solución de software como servicio en AWS. Proporciona una ubicación donde los usuarios pueden buscar, navegar, ver y colaborar en el contenido. Incluye clasificación de documentos, procesamiento inteligente de documentos y gestión de metadatos. También ofrece capacidades de gobierno integradas, herramientas para desarrolladores y automatización de procesos robóticos. Permite a las empresas personalizar la interfaz de usuario, lo que permite que cada línea de negocio cumpla con los requisitos del departamento.

Laserfiche: proporciona funcionalidad para la gestión de contenido, la automatización de procesos comerciales y el análisis de datos. Gestiona el ciclo de vida del contenido. Incluye funciones de búsqueda, escaneo de documentos y captura de datos, modificación de metadatos, herramientas de automatización del flujo de trabajo y administración segura de contenido. Los usuarios pueden colaborar mediante la edición simultánea, anotaciones y más. Ofrece integraciones prediseñadas con otras aplicaciones, incluidas Google Drive, Microsoft OneDrive, Microsoft 365 y DocuSign.

Microsoft 365: el CSP principal de Microsoft es SharePoint, que administra todo el ciclo de vida del contenido, incluida la creación, el uso compartido, el consumo, la administración de registros y el archivo de documentos. Permite la colaboración de contenido en Microsoft 365. Se integra con otros productos de Microsoft, incluidos Viva Topics y OneDrive for Business. Permite que varios usuarios trabajen en documentos simultáneamente, lo que facilita la colaboración sin necesidad de enviar y recibir archivos por correo electrónico. Los equipos pueden compartir archivos, datos, noticias y recursos y colaborar con miembros del equipo dentro y fuera de sus organizaciones, a través de PC, Mac y dispositivos móviles.

Plataformas de servicios de contenido de OpenText: las plataformas de servicios de contenido de este proveedor comprenden OpenText Extended ECM, que incorpora contenido en los procesos empresariales; OpenText Documentum, que ofrece gestión segura de contenido de gran volumen para industrias reguladas; y OpenText Core, que combina ambos en una oferta de nube pública. Estas plataformas permiten a las organizaciones crear espacios de trabajo empresariales que optimizan la colaboración por video y se integran con aplicaciones empresariales, como Microsoft 365, SAP Salesforce y Oracle. Los espacios de trabajo organizan el contenido, las tareas y los equipos con flujos de trabajo digitalizados, lo que hace que los miembros del equipo puedan acceder fácilmente al contenido cuando y donde lo necesiten.



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