Gestión de proyectos: consejos, herramientas, mejores prácticas

La gestión de proyectos juega un papel crucial para permitir la transformación empresarial. Aquí hay una guía de inicio para ejecutar la gestión de proyectos de manera efectiva al servicio de los objetivos estratégicos.

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¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es una disciplina empresarial que implica la aplicación de procesos, conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas específicos para entregar con éxito resultados que cumplan con los objetivos del proyecto. Los profesionales de la gestión de proyectos impulsan, guían y ejecutan los objetivos de valor agregado identificados por la empresa mediante la aplicación de procesos y metodologías para planificar, iniciar, ejecutar, monitorear y cerrar todas las actividades relacionadas con un proyecto empresarial determinado en consonancia con los objetivos estratégicos generales de la organización.

 

Pasos de gestión de proyectos

La gestión de proyectos se divide en cinco fases o ciclo de vida. Cada fase se cruza con cualquiera de las 10 áreas de conocimiento, que incluyen: integración, alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicación, adquisición de riesgos y gestión de partes interesadas. Las fases, los procesos y las áreas de conocimiento asociadas brindan un enfoque organizado para que los gerentes de proyecto y sus equipos trabajen en los proyectos, de acuerdo con el siguiente esquema:

 

Fase de inicio:

  • Gestión de la integración: Desarrollar la carta del proyecto
  • Gestión de stakeholders: Identificar stakeholders

 

Fase de planeamiento:

  • Gestión de la integración: Desarrollar el plan de gestión del proyecto
  • Gestión del alcance: defina el alcance, cree una estructura de desglose del trabajo (WBS), recopile los requisitos
  • Gestión del tiempo: planificar y desarrollar horarios y actividades, estimar recursos y plazos
  • Gestión de costes: Estimar costes, determinar presupuestos
  • Gestión de la calidad: Identificar los requisitos de calidad
  • Gestión de recursos humanos: planificar e identificar las necesidades de recursos humanos
  • Gestión de las comunicaciones: Planifique las comunicaciones con las partes interesadas
  • Gestión de riesgos: Realizar análisis de riesgos cualitativos y cuantitativos, planificar estrategias de mitigación de riesgos
  • Gestión de adquisiciones: identificar y planificar las adquisiciones requeridas
  • Gestión de stakeholders: Planificar las expectativas de los stakeholders

 

Fase de ejecución:

  • Gestión de la integración: Dirigir y gestionar todo el trabajo del proyecto
  • Gestión de la calidad: Realización de todos los aspectos de la gestión de la calidad
  • Gestión de recursos humanos: seleccionar, desarrollar y gestionar el equipo del proyecto
  • Gestión de las comunicaciones: Gestione todos los aspectos de las comunicaciones
  • Gestión de adquisiciones: Asegurar las adquisiciones necesarias
  • Gestión de partes interesadas: gestionar todas las expectativas de las partes interesadas

 

Fase de seguimiento y control:

  • Gestión de la integración: seguimiento y control del trabajo del proyecto y gestión de los cambios necesarios
  • Gestión del alcance: Validar y controlar el alcance del proyecto
  • Gestión del tiempo: Controlar el alcance del proyecto
  • Gestión de costes: Control de costes de proyectos
  • Gestión de calidad: Monitorear la calidad de los entregables
  • Gestión de las comunicaciones: Supervise todas las comunicaciones del equipo y de las partes interesadas
  • Gestión de adquisiciones: manténgase al tanto de las adquisiciones necesarias
  • Gestión de las partes interesadas: hacerse cargo de los compromisos de las partes interesadas

 

Fase de cierre:

  • Gestión de la integración: Cerrar todas las fases del proyecto
  • Gestión de adquisiciones: cierre todas las adquisiciones del proyecto

 

Expectativas de las partes interesadas

Las partes interesadas pueden ser cualquier persona o grupo con un interés personal en el éxito de un proyecto, programa o cartera, incluidos los miembros del equipo, los grupos funcionales, los patrocinadores, los proveedores y los clientes. Las expectativas de todas las partes interesadas deben identificarse, comunicarse y gestionarse cuidadosamente. Omitir esto puede conducir a malentendidos, conflictos e incluso al fracaso del proyecto.

Estos son algunos consejos para gestionar las expectativas de las partes interesadas.

  • Reúna un equipo específico para los objetivos del proyecto, asegurándose de que los miembros del equipo tengan la combinación correcta de habilidades y conocimientos para cumplir.
  • Deje suficiente tiempo antes de un proyecto para que las personas clave profundicen y discutan los problemas y objetivos antes de que comience el proyecto.
  • Asegúrese de que el cronograma del proyecto y las tareas programadas sean realistas.

 

Alcance del proyecto

Durante la fase de planificación, todos los detalles del proyecto deben solidificarse , incluidos los objetivos, los entregables, las suposiciones, los roles, las tareas, el cronograma, el presupuesto, los recursos, los aspectos de calidad, los términos, etc. El cliente y las partes interesadas trabajan juntos para solidificar y acordar el alcance antes de que pueda comenzar el proyecto. El alcance guía el trabajo del proyecto y cualquier cambio en el alcance del proyecto debe presentarse y aprobarse como una solicitud de cambio de alcance.

 

Presupuestos de proyectos

Los presupuestos juegan un papel importante en el progreso de un proyecto o si se puede completar. Pocas empresas tienen un presupuesto ilimitado, por lo que lo primero que miran las partes interesadas del proyecto para determinar si un proyecto tuvo éxito o fracasó es el resultado final. Este hecho alimenta la presión a la que se enfrentan los líderes de proyecto y sus equipos cada día que pasa. Como tal, la gestión eficaz del presupuesto es un área de interés principal para los directores de proyectos que valoran sus carreras. Las siguientes son cinco estrategias para mantener el control del presupuesto de su proyecto antes de que sucumba a los enormes sobrecostos:

  • Comprender las verdaderas necesidades y deseos de las partes interesadas
  • Presupuesto para posibles sorpresas
  • Desarrollar KPI relevantes
  • Revisar, revisar, volver a pronosticar
  • Mantenga a todos informados y responsables

 

Metodologías de gestión de proyectos

La mayoría de los proyectos se llevan a cabo con base en una metodología específica para garantizar los resultados del proyecto en función de una variedad de factores. Como tal, elegir la metodología de gestión de proyectos (PMM) correcta es un paso vital para el éxito. Hay muchos enfoques, a menudo superpuestos, para administrar proyectos, los más populares son cascada, ágil, híbrido, método de ruta crítica y gestión de proyectos de cadena crítica , entre otros. Agile , que incluye subvariantes como Lean y Scrum, está ganando popularidad y se está utilizando prácticamente en todas las industrias. Adoptado originalmente por los desarrolladores de software, ágil utiliza ciclos de desarrollo cortos llamados sprints para centrarse en la mejora continua en el desarrollo de un producto o servicio.

 

PMO frente a EPMO

Las organizaciones exitosas codifican los esfuerzos de gestión de proyectos bajo una organización paraguas, ya sea una oficina de gestión de proyectos (PMO) o una oficina de gestión de proyectos empresariales (EPMO) .

Una PMO es un grupo interno o externo que establece la dirección y mantiene y garantiza los estándares, las mejores prácticas y el estado de la gestión de proyectos en una organización. Las PMO tradicionalmente no asumen un papel de liderazgo en la alineación de objetivos estratégicos.

Una EPMO tiene las mismas responsabilidades que una PMO tradicional, pero con un objetivo clave adicional de alto nivel: alinear todas las actividades de proyectos, programas y carteras con los objetivos estratégicos de una organización. Las organizaciones están adoptando cada vez más la estructura EPMO, mediante la cual los gerentes de proyectos, programas y carteras participan en sesiones de planificación estratégica desde el principio para aumentar las tasas de éxito del proyecto.

Tanto las PMO como las EPMO ayudan a las organizaciones a aplicar un enfoque estándar para guiar proyectos desde el inicio hasta el cierre. Al establecer enfoques estándar, las PMO y las EPMO ofrecen los siguientes beneficios:

  • Reglas básicas y expectativas para los equipos de proyecto
  • Un lenguaje común para los gerentes de proyecto, los líderes funcionales y otras partes interesadas que facilita la comunicación y asegura que las expectativas se comprendan por completo
  • Mayores niveles de visibilidad y mayor responsabilidad en toda la organización
  • Mayor agilidad al adaptarse a otras iniciativas o cambios dentro de una organización
  • La capacidad lista para identificar el estado de las tareas, los hitos y los entregables
  • Indicadores clave de desempeño relevantes para medir el desempeño del proyecto

 

Funciones de gestión de proyectos

Según numerosos factores, como la industria, la naturaleza y el alcance del proyecto, el equipo del proyecto, la empresa o la metodología, los proyectos pueden necesitar la ayuda de programadores, analistas comerciales, analistas de inteligencia comercial, líderes funcionales y patrocinadores. Aquí hay una comparación de los tres roles clave dentro de la PMO o EPMO, todos tienen una gran demanda debido a sus habilidades de liderazgo.

Gerente de proyecto: Desempeña el papel principal en la planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre de proyectos individuales. Las organizaciones pueden tener uno o más directores de proyecto.

Gerente de programa: Supervisa y lidera un grupo de proyectos similares o conectados dentro de una organización. Uno o más gerentes de proyecto generalmente reportarán al gerente del programa.

Gestor de cartera: esta función se encuentra en el nivel más alto de una PMO o EPMO y es responsable de supervisar la alineación estratégica y la dirección de todos los proyectos y programas. Los gerentes de programa normalmente reportarán directamente al gerente de cartera.

 

Certificación de gestión de proyectos

Los proyectos exitosos requieren gerentes de proyecto altamente calificados, muchos con capacitación formal o certificaciones de gestión de proyectos. Algunos pueden tener certificaciones profesionales de gestión de proyectos u otras certificaciones del PMI u otra organización. Las certificaciones de gestión de proyectos incluyen :

 

PMP: profesional de gestión de proyectos

CAPM: Asociado Certificado en Gestión de Proyectos

PgMP: Profesional de Gestión de Programas

PfMP:Profesional de gestión de carteras

CSM: Certificado Scrum Master

Certificación CompTIA Project+

Fundación PRINCE2/Practicante PRINCE2

CPMP: Profesional Certificado en Gestión de Proyectos

Asociado en Gestión de Proyectos

MPM: Gerente de Proyectos Máster

PPM: Profesional en Gestión de Proyectos

 

Herramientas de gestión de proyectos

El software y las plantillas de gestión de proyectos aumentan la productividad y la eficacia del equipo y preparan a la organización para los cambios provocados por proyectos de alto impacto. CIO.com ha compilado el último kit de herramientas de gestión de proyectos, así como algunas herramientas de gestión de proyectos de código abierto para ayudarlo a planificar, ejecutar, monitorear y pulir con éxito su próximo proyecto de alto impacto.

El software de gestión de proyectos se divide en varias categorías. Algunas herramientas se clasifican como software de gestión de proyectos; otros son más completos, como el software de gestión de cartera de proyectos (PPM) . Algunos son más adecuados para pequeñas empresas y otros para organizaciones más grandes. Los administradores de proyectos también suelen usar la administración de tareas, la administración de cronogramas, la colaboración, la administración de flujos de trabajo y otros tipos de herramientas. Estos son solo algunos ejemplos del software y las herramientas de gestión de proyectos disponibles para ayudar a simplificar la gestión de proyectos.

 

Las herramientas populares de gestión de proyectos incluyen:

  • Asana
  • Changepoint
  • Clarizen
  • PlanView
  • Mavenlink
  • Trello
  • wrike

 

Habilidades de gestión de proyectos

Los gerentes de proyecto efectivos necesitan más que conocimientos técnicos. El rol también requiere varias habilidades no técnicas, y son estas habilidades más blandas las que a menudo determinan si un gerente de proyecto, y el proyecto, tendrán éxito. Los gerentes de proyecto deben tener estas siete habilidades no técnicas : liderazgo, motivación, comunicación, organización, priorización, resolución de problemas y adaptabilidad. También es beneficioso tener una mentalidad estratégica, tener experiencia en gestión del cambio y desarrollo organizacional , agilidad y capacidades de resolución de conflictos, entre otras habilidades.

 

Trabajos y salarios de gestión de proyectos

Para 2027, la demanda de gerentes de proyecto crecerá a 87,7 millones, según PMI, pero no todas estas contrataciones serán títulos de gerente de proyecto. Si bien los títulos más genéricos son gerente de proyecto, gerente de programa o gerente de cartera, cada función puede diferir según la industria y la especialización. También hay coordinadores, programadores y gerentes de proyectos asistentes, entre otras funciones.

Los gerentes de proyecto han obtenido históricamente salarios altos de más de seis cifras, según el rol, la antigüedad y la ubicación. Indeed proporciona una lista de búsqueda de salarios de trabajo, incluidos algunos salarios anuales de gestión de proyectos que las empresas ofrecen para estos roles:

  • Gerente de proyecto: Salario base 85.311 dólares, bono 13.500 dólares
  • Gerente de programa: 85.796 dólares
  • Administrador de cartera: 100.742 dólares
  • Gerente de proyectos de software/TI: 106.568 dólares
  • Administrador del proyecto: 62.093 dólares
  • Planificador de proyectos: 69.528 dólares
  • Contralor del proyecto: 90.342 dólares
  • Controlador de documentos: 74.899 dólares
  • Líder de proyecto: 130.689 dólares
  • Director de programa/proyecto: 101.126 dólares
  • Jefe de programa/proyecto: 128.,827 dólares


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