Gestionar bien las TI empieza por dimensionarlas para obtener valor
Aunque hay pocos universales a la hora de decir sin ambigüedades cómo es "gestionar bien las TI", saber cómo navegar por las posibilidades ilimitadas de las TI es sin duda uno de ellos.
Si quiere oír una gran cifra que resuma un enigma clave al que se enfrentan los líderes de TI hoy en día, es esta: el Consorcio para la Calidad de la Información y el Software estima que el coste anual de la mala calidad del software en Estados Unidos ha crecido hasta al menos 2,41 billones de dólares, o el 9,4% del PIB total.
La implicación general es que, si los CIO "hicieran bien las TI", podríamos ahorrar billones de dólares. Pero aquí está el problema: a pesar de que el título de CIO existe desde hace 42 años, lo que deberían hacer los CIO sigue siendo objeto de acalorados debates. Viviendo en la era digital y trabajando en una economía de la información, ¿podemos decir sin ambigüedades que la empresa X gestiona bien las TI y la organización Z las gestiona mal? ¿Existe un espectro medible de ‘lo correcto/lo incorrecto en TI’?
La realidad es que, en una economía en la que cada tarea, proceso y resultado depende del correcto funcionamiento de una combinación de componentes tecnológicos, la responsabilidad del CIO es potencialmente infinita. Como tal, gran parte de lo que constituye un buen liderazgo de TI hoy en día es determinar hacia dónde debe dirigirse el esfuerzo de TI dadas las posibilidades ilimitadas.
Buscando el patrimonio informático
Cediendo a la presión del zeitgeist contemporáneo, no pude resistirme a preguntar a ChatGPT: ‘¿Dónde deberían invertir su tiempo los CIO?’.
ChatGPT sacó a la luz 10 áreas en las que los líderes de TI deberían centrar sus esfuerzos:
- Estrategia y alineación
- Innovación y tecnologías emergentes
- Transformación digital
- Ciberseguridad y gestión de riesgos
- Gestión de proveedores y alianzas
- Gestión del talento y liderazgo
- Vinculación con los stakeholders
- Aprendizaje continuo
- Gobernanza de TI y gestión del rendimiento
- Cumplimiento normativo y del sector
Es una lista bastante buena, que toca la mayoría de las bases clave. Pero, como cabría esperar de nuestra amiga la IA generativa, carece de urgencia y del jugo humano de la política organizativa. Le falta alma.
Preocupado porque mi trabajo como Susurrador de CIO se viera amenazado por una interfaz de chat de IA, decidí obtener pruebas directas no algorítmicas. Pedí a un grupo de ejecutivos que completaran la siguiente frase: "Los CIO deberían gestionar...". Luego planteé lo que pensé que podría ser una pregunta aclaratoria: "¿De qué son responsables los CIO?".
La siempre práctica y realista Cheryl Smith, ex CIO de McKesson (Fortune 7) y West Jet (2ª aerolínea más grande de Canadá), autora de ‘The day before digital transformation: Unlocking digital transformation for business leaders’, y conferenciante invitada sobre Ejecución de la Transformación Digital para los cursos del Máster de TI de la Universidad George Mason de Virginia, cree que in situ los CIO pueden ahorrar millones de dólares a sus organizaciones haciendo bien las cosas básicas de TI.
A finales de la década de 1990, cuando Smith estaba a cargo de los sistemas internos en Verizon, reportando al CIO Ralph Szygenda, quien más tarde se convirtió en CIO de General Motors, instruyó a su gente: "No impriman ningún informe. Dejad de imprimir informes".
Por aquel entonces no había nada en Internet. Cuando llegaba un ejecutivo y gritaba "¿Dónde está mi informe?", el equipo averiguaba cuál era la aplicación y quién era la persona responsable. "Descubrimos montones de cosas que a nadie le importaban", dice Smith.
Esta experiencia, añade, subraya una de las fuentes más ricas de valor de TI al alcance de la mano: cerrar aplicaciones innecesarias. Las organizaciones tienen demasiado software.
Aunque es posible que nunca tengamos una métrica de TI universalmente aceptada, podemos, como punto de partida, dejar de gastar dinero en TI que no necesitamos.
Hacer frente al exceso
La gestión financiera de TI -a veces denominada FinOps- se pasa por alto en muchas organizaciones. Un número sorprendente de organizaciones no controlan muy bien los recursos informáticos que se utilizan. Otra forma de decir esto es que los ejecutivos no saben en qué TI están gastando dinero.
Los CIO deben hacer que el gasto en TI sea totalmente transparente. Los ejecutivos tienen que saber cuáles son los costes de mano de obra, los costes de las aplicaciones y los costes de hardware y software que soportan esas aplicaciones.
La organización necesita saber todo lo que se ejecuta: cada día, cada mes, cada año. Los recursos informáticos deben corresponderse con las unidades de negocio. El departamento de TI y la unidad de negocio deben hablar con franqueza sobre la importancia real que tiene para ellos ese recurso de TI. ¿Es tier 1? ¿2? ¿30?
En el ámbito de la gestión de datos ocurre lo mismo. Las organizaciones tienen demasiados datos. Dejen de pagar por almacenar datos que no necesitan y no utilizan. Atle Skjekkeland, CEO de Infotechtion, con sede en Noruega, y John Chickering, antiguo ejecutivo de Fidelity, insisten en que las organizaciones "definan sus datos prioritarios, averigüen cuáles son, protéjanlos y desháganse del resto".
Una regla general utilizada por la comunidad de gestión de la información -pensemos en AIIM, ARMA, NARA- es que alrededor del 68% de los datos almacenados son basura, aproximadamente el 25% tiene valor, el 5% está sujeto a requisitos reglamentarios de retención y el 2% está sujeto a retención legal.
¿Por qué se paga un 200% más por el almacenamiento de datos, por no hablar de todo lo que se necesita para gestionarlos y mantenerlos, si más de dos tercios de los datos son irrelevantes?
En definitiva
No me sorprendió del todo que las respuestas a mi encuesta entre los CIO fueran amplias, variadas y dependieran de la situación. Al fin y al cabo, los CIO de las empresas con mejores resultados no sufren de pensamiento de grupo. Son conscientes de las tendencias generales, pero se centran en elaborar estrategias y tácticas a medida optimizadas para su situación particular.
Pero si hay un hilo común entre sus respuestas, es que los líderes de TI no pueden ser presa de las responsabilidades potencialmente infinitas de la TI actual. La racionalización es una acción fundamental de TI. Las partes interesadas deben saber dónde y por qué se asignan los recursos de TI, y cuál es el coste de mantener un statu quo que no produce el valor adecuado.
