¿Tu equipo necesita una herramienta de comunicaciones unificadas y colaboración basada en la nube?

El debate ha terminado y la nube ha ganado. La mayoría de las empresas han dejado atrás sus pintorescos sistemas telefónicos PBX y se han mudado a un sistema de comunicaciones unificadas (UC) que existe enteramente en la nube, porque no quieren estar atadas a un lugar concreto para comunicarse. Para los trabajadores distribuidos e híbridos de hoy en día, las herramientas de colaboración y comunicaciones empresariales basadas en la nube tienen sentido.

Si tu equipo se aferra a los teléfonos de sus escritorios o tu equipo de TI es reacio a apoyar otra solución en la nube, es hora de dejarlo ir, especialmente si tu empresa está adoptando un modelo de trabajo híbrido. No sólo es probable que ese teléfono acumule polvo, sino que las comunicaciones unificadas se han convertido en el pegamento técnico que mantiene unida a la gente cuando la colaboración en persona es un reto. Si no se implementa, es probable que toda la empresa se quede atrás.

El trabajo híbrido es el camino a seguir

El trabajo distribuido no es nuevo, por supuesto, pero hacer que toda una plantilla sea híbrida presenta retos técnicos únicos para las TI. Con algunos trabajadores que acuden a la oficina —al menos a veces— y otros que permanecen completamente a distancia, los equipos dependen cada vez más de una serie de herramientas de comunicación para sustituir las conexiones en persona.

Según un reciente estudio de Economist Impact encargado por Google Workspace, más del 75% de los encuestados cree que el trabajo híbrido o flexible será un estándar en sus organizaciones en los próximos tres años. Un estudio de IBM de 2020 también reveló que el 75% de los empleados quiere seguir trabajando a distancia, al menos ocasionalmente, mientras que el 54% quiere que el trabajo desde casa sea su principal forma de trabajo. Salvo para las empresas de servicios y las que requieren una presencia física, lo híbrido ha llegado para quedarse. Es bueno para los trabajadores. Y como pone menos coches en la carretera, es bueno para el planeta.

A medida que el trabajo híbrido se convierte en el camino a seguir, los departamentos de TI se ven sometidos a una inmensa presión para adoptar tecnologías que ayuden a los empleados a trabajar y colaborar en este nuevo entorno. Los sistemas de comunicación heredados y las soluciones de software monolíticas se diseñaron para una plantilla que se reúne en el mismo lugar. Como eso ya no es así, sus equipos no tienen más remedio que prescindir de ellos y adoptar herramientas que funcionen desde cualquier lugar, como lo hacen las personas que las utilizan.

Esto significa implementar herramientas que permitan una comunicación interna y externa eficaz para facilitar la colaboración de los trabajadores y los equipos distribuidos desde cualquier lugar. Aquí es donde brillan las soluciones de comunicaciones unificadas basadas en la nube. Al reunir voz, mensajes de texto, reuniones de vídeo y mucho más, las comunicaciones unificadas basadas en la nube, o comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS), mejoran la productividad y la eficacia de los trabajadores. Funciones como las videoconferencias, los espacios de trabajo en equipo, las pizarras virtuales y el uso compartido de documentos y pantallas permiten a sus equipos trabajar eficazmente desde cualquier lugar o zona horaria.

El coste de estas herramientas varía, pero puede esperar pagar desde unos 20 dólares por usuario al mes por llamadas y mensajes básicos hasta más de 60 dólares por usuario al mes por llamadas, mensajes, reuniones, vídeo y más.

Las comunicaciones unificadas ya no son sólo un servicio telefónico

Al proporcionar a los trabajadores móviles los servicios de comunicación que se adaptan a sus estilos de trabajo móviles, las soluciones UCaaS integran sin problemas múltiples ubicaciones y conectan a los trabajadores móviles con funciones que su teléfono de escritorio nunca podría soñar. Las herramientas de comunicaciones unificadas que las empresas están adoptando hoy en día van mucho más allá de los teléfonos VoIP básicos. Consolidan las llamadas, la mensajería (piense en la mensajería instantánea para empresas), las reuniones, la colaboración en equipo, el uso compartido de archivos, el acceso móvil desde cualquier navegador, etc., en una herramienta que ayuda a mejorar las comunicaciones internas y externas, así como la productividad de los trabajadores.

Las nuevas capacidades de IA que han surgido en los últimos dos o tres años han mejorado aún más las soluciones UCaaS, especialmente para reuniones y conferencias. Estos sistemas inteligentes reducen el ruido de fondo, entienden el lenguaje natural para poder ofrecer resúmenes y aspectos destacados de las reuniones, y asignan automáticamente tareas a las plataformas de reuniones en función de las conversaciones. Estas herramientas mejoran enormemente la experiencia de las reuniones. Como muchos trabajadores ya no están en la misma oficina física con sus colegas y las reuniones en persona son cada vez menos frecuentes, estas herramientas acortan la distancia, al tiempo que mejoran la colaboración interna y externa.

Las comunicaciones en la nube y el gran pivote

Las soluciones de comunicaciones en la nube demostraron su valor durante la pandemia. Las organizaciones que ya las utilizaban fueron capaces de pivotar rápidamente hacia el trabajo remoto sin perder el ritmo, mientras que las que aún no las utilizaban se esforzaron por mantenerse en contacto y ser productivas.

Estos son algunos ejemplos de estudios de casos publicados:

• Interstate Batteries utilizó la plataforma de comunicaciones de Vonage (VPC) para transformar la forma en que los empleados se comunican y operan desde la oficina o desde cualquier lugar, proporcionando flexibilidad y garantizando la continuidad del negocio. Permitió que los equipos pasaran rápidamente a ser remotos y mantuvieran a más de 600 empleados en contacto, de forma segura.
• Bennett International, la sexta empresa de transporte especializado de Norteamérica, mantiene a 3.000 empleados y contratistas en contacto mediante la solución en la nube RingCentral MVP (mensajes, vídeo, teléfono). No importa dónde esté trabajando cada uno, porque los contactos, la capacidad de vídeo y la mensajería en equipo están en el teléfono y el ordenador de todos.
• El Departamento de Seine-Saint Denis, en Francia, utiliza Avaya Spaces para facilitar la comunicación entre sus 8.000 empleados y socios sin limitaciones de ubicación. Las videoconferencias y otras funciones de colaboración de esta herramienta están disponibles en cualquier dispositivo, y los miembros del equipo pueden crear espacios de trabajo públicos o privados, compartir y almacenar archivos y gestionar tareas de proyectos. Por ejemplo, Spaces facilita la visualización de los flujos de trabajo a través de un tablero Kanban, lo que permite a los equipos priorizar y seguir el progreso de las tareas de forma colectiva.

Profundizar en un mundo híbrido probablemente cambiará aún más la forma en que nos comunicamos y colaboramos con clientes, colegas, socios y proveedores. Una vez que las herramientas de CU se conviertan en la norma, la ubicación no importará. Las comunicaciones y la colaboración en la nube permiten crear y disolver equipos virtuales con sólo llevarlos a un espacio de trabajo virtual donde puedan colaborar y conectarse con sus colegas a través de la voz o el vídeo. Empezar un nuevo proyecto de I+D, una nueva campaña de marketing o una lluvia de ideas sobre el problema de un cliente es cuestión de invitar a las personas adecuadas a un espacio de trabajo para chatear, hacer conferencias y compartir ideas y documentos. Y como todo está basado en la nube, los trabajadores pueden acceder al espacio de trabajo y a los contenidos desde cualquier lugar o dispositivo.

Todo esto conduce a una mayor productividad de los equipos híbridos. Los estudios realizados muestran un aumento de la productividad de los usuarios gracias a las comunicaciones y la colaboración en la nube. Las empresas han encontrado entre un 10% y un 25% de mejora de la productividad gracias a las comunicaciones y la colaboración en la nube, lo que se traduce en una finalización más rápida de los proyectos, una resolución más eficaz de los problemas y una mayor innovación.

¿Qué herramienta elegir?

No faltan las nuevas ofertas en este espacio de una lista creciente de proveedores de comunicaciones en la nube. Desde nombres conocidos como Microsoft, Google y Zoom, hasta especialistas como 8x8, Avaya, Dialpad, Edify, Intermedia, Mitel, Nextiva, RingCentral, GoTo y Vonage, las empresas tienen muchas opciones.

Y la comunidad de proveedores sigue añadiendo más capacidades y funcionalidades. A medida que los servicios de comunicación en la nube siguen mejorando, puedes esperar ver capacidades de IA como la transcripción en tiempo real y la traducción de idiomas dentro de sus reuniones para mejorar la colaboración en una base de empleados global.

La antigua forma de trabajar está cambiando y requiere nuevas herramientas y enfoques. A medida que los trabajadores sigan redefiniendo los espacios que utilizarán como oficina, recurrirán cada vez más a las herramientas de comunicación y colaboración basadas en la nube para mantenerse en contacto con colegas, clientes y socios. Para los nuevos trabajadores híbridos y distribuidos, la nube es el camino a seguir.