6 consejos para gestionar el presupuesto de su proyecto

Los excesos de presupuesto siempre han sido una prueba de fuego para el éxito o el fracaso de un proyecto. En 2020, la pandemia de COVID-19 hizo que mantenerse dentro del presupuesto se convirtiera en una gran pesadilla, con las empresas más exitosas y los mejores directores de proyectos sometidos a la prueba definitiva de administrar prudentemente los recursos financieros durante la incertidumbre.

Muchas partes interesadas han tenido que reexaminar sus prioridades, presupuestos y definición de éxito o fracaso de los proyectos. La incertidumbre mundial alimenta ahora la creciente presión para que los directores de proyectos y sus equipos modifiquen su estrategia de presupuesto y ejecución de proyectos. Por ello, la gestión eficaz de los presupuestos es una de las principales esferas de interés de los directores de proyectos que valoran sus carreras.

A continuación se presentan seis estrategias para mantener el control del presupuesto de su proyecto en un momento de mayor incertidumbre antes de que sucumba a los enormes excesos de costos.

Comprender las verdaderas necesidades y deseos de las partes interesadas

Lo que los interesados dicen que necesitan o quieren en un proyecto a menudo no es tan simple como pudiera parecer de entrada. Esto puede llevar a objetivos y expectativas no identificados a ambos lados de la mesa. Supongamos que el director de un proyecto, los patrocinadores, los miembros del equipo y los vendedores no tienen una comprensión sólida de los verdaderos deseos de las partes interesadas. En ese caso, es casi imposible identificar cuáles son los requisitos para el proyecto.

En consecuencia, asegúrese de dedicar el tiempo necesario para comprender mejor lo que esperan los interesados. En última instancia, todo, incluido el presupuesto, está definido por las expectativas de los interesados, los resultados y otros requisitos. Así pues, el primer paso para un presupuesto de proyecto gestionado eficazmente es asegurar que los requisitos del proyecto se identifiquen, documenten y confirmen con precisión con todas las partes interesadas, y que se comuniquen a todas ellas. Este paso crucial debe completarse antes de que se establezcan los presupuestos. Muchos proyectos se han iniciado en torno a las necesidades pero se han ejecutado en torno a los deseos, lo que pone automáticamente a los proyectos en peligro de excederse en el presupuesto y dejar a todos decepcionados.

Reconocer cuándo han cambiado las circunstancias

Cuando llegue el momento de estimar los costes sea realista, deje espacio para los cambios imprevistos. Cuando las circunstancias cambien, asegúrese de obtener aportaciones de todas las partes interesadas aplicables. Y lo que es más importante, incorpore las contingencias. Este paso es esencial, ya que la mayoría de las empresas lo descubrieron durante la pandemia. Muchos factores que están fuera de su control pueden afectar su presupuesto, incluyendo el precio de los suministros, recursos, mano de obra, financiación, escasez de productos/servicios, cambios de moneda, etc. El precio actual de muchos productos o servicios esenciales es mucho más alto que al comienzo de la mayoría de los proyectos anteriores a COVID-19. Asegúrese de que los proveedores puedan cumplir sus promesas y prepare un plan de respaldo. Obtener aportaciones de otros interesados e investigar a los proveedores y vendedores puede ser muy útil para establecer un presupuesto más realista que se pueda cumplir, incluso cuando se den circunstancias imprevistas que repercutan en los costes. No en vano, es bueno considerar que muchos directores de proyectos se han visto sorprendidos por la escalada de los costes, por proveedores que no podían cumplir las obligaciones cotizadas o por otros problemas. En consecuencia, planifique las sorpresas para no ser sorprendido.

Mantenga informados a los interesados

Una vez que se toma conciencia de los cambios que podrían afectar a los proyectos y a las partes interesadas, es fundamental que se les informe de lo que ha cambiado, cómo les afecta y el resultado del proyecto, y lo que se está haciendo para mantenerse lo más cerca posible del presupuesto. Si no es posible mantener el presupuesto actual del proyecto, las partes interesadas deben conocer la causa fundamental de cualquier posible rebasamiento para tomar decisiones informadas sobre el procedimiento. Es probable que se necesiten cambios de alcance. Lo importante aquí es que la incertidumbre en el sentido más amplio, como una pandemia, es inevitable, lo que deja otras decisiones relacionadas con el presupuesto que deben tomarse oportunamente. Es posible que los interesados, como el cliente, tengan que decidir si es el momento o las circunstancias adecuadas para continuar, aplazar o detener un proyecto por completo.

Identificar y gestionar con precisión el cambio

La gestión del cambio es una de las áreas más subestimadas en la gestión de proyectos. Los especialistas en gestión de proyectos comprenden la importancia de la comunicación y la forma en que los procesos repercuten en los interesados. Algo puede parecer un ligero cambio en cualquier proceso, pero puede aumentar significativamente los costos y desplazar los presupuestos. Los especialistas en gestión del cambio deben trabajar con los equipos de los proyectos para identificar, documentar y comunicar las estrategias precisas para hacer frente a los cambios internos y externos que pueden elevar los costos por encima del presupuesto.

Desarrollar los indicadores clave de rendimiento (KPI) pertinentes

No se puede gestionar eficazmente el presupuesto de un proyecto sin establecer indicadores clave de rendimiento (KPI). Los KPI ayudan a determinar cuánto se ha gastado en un proyecto, la medida en que el presupuesto real del proyecto difiere del planificado, y así sucesivamente. A continuación se presentan algunos indicadores clave de rendimiento de proyectos comúnmente conocidos y utilizados que son esenciales para una gestión eficaz del presupuesto de los proyectos:

• Coste real (CA), también conocido como coste real del trabajo realizado (CAWP), muestra cuánto dinero se ha gastado en un proyecto hasta la fecha.
• La variación de los costes (CV) indica si el coste estimado del proyecto está por encima o por debajo de la base de referencia establecida.
• El valor ganado (VG), también conocido como coste presupuestado del trabajo realizado (CTP), muestra el presupuesto aprobado para las actividades del proyecto realizadas hasta un momento determinado.
• Valor planificado (PV), también conocido como coste presupuestado del trabajo programado (BCWS), es el coste estimado de las actividades del proyecto planificadas/programadas a partir de la fecha de presentación de informes.
• El rendimiento de la inversión (ROI) muestra la rentabilidad de un proyecto y si los beneficios han superado los costes.

Actualice los indicadores clave de rendimiento (KPI) a medida que cambian las circunstancias para asegurar que se está captando y midiendo la información correcta para la toma de decisiones.

Revisar, revisar, volver a pronosticar

Un proyecto que se deja en marcha sin gestión de presupuesto y sin hacer una nueva previsión conducirá al fracaso. La supervisión frecuente del presupuesto es esencial para evitar que los presupuestos se salgan de control. Un exceso de presupuesto del 10% es mucho más fácil de corregir que uno del 50%, y si no se vigila el presupuesto y se hace una nueva previsión, ese exceso del 10% puede convertirse en un exceso del 50% antes de que uno se dé cuenta. Las posibilidades de mantener un proyecto en marcha con una revisión frecuente del presupuesto son mucho mayores que si lo pronostica una vez y se olvida de ello.

Así como el presupuesto de un proyecto necesita ser revisado constantemente para mantenerlo en el camino, también lo necesita el uso de los recursos del proyecto, ya que las personas que trabajan en un proyecto contribuyen a su costo. Los directores de proyectos deberían revisar semanalmente el número de personas que trabajan actualmente en un proyecto y las futuras necesidades de recursos del proyecto. Al hacerlo, se asegurará de que se están utilizando plenamente los recursos de que se dispone y de que se dispone de los recursos adecuados para el resto del proyecto. Revisar regularmente el pronóstico de recursos y las necesidades actuales ayudará a mantener el presupuesto del proyecto en el buen camino. El deslizamiento del alcance es una de las principales causas de los excesos de los proyectos. COVID-19 aseguró que una cantidad significativa de trabajo no planificado se abriera paso en muchos proyectos a nivel mundial, creando un aumento de las horas facturables y de los presupuestos de los proyectos fuera de control. Los directores de proyectos deben gestionar cuidadosamente el alcance creando órdenes de cambio para el trabajo que no está cubierto por los requisitos iniciales del proyecto. Las órdenes de cambio autorizan la financiación adicional del proyecto para cubrir el coste del trabajo adicional y así mantener el proyecto alineado con su nuevo presupuesto.