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Cinco formas en que las hojas de cálculo matan tu negocio

Potencialmente propensas a errores, inseguras y difíciles de mantener, las hojas de cálculo crean silos de datos y desalientan la colaboración.

microsoft analisis de datos

Las hojas de cálculo son una poderosa herramienta polivalente utilizada por empresarios, analistas, científicos de datos y tecnólogos para recopilar, integrar, limpiar, analizar y presentar datos. Se hicieron populares en la década de 1980 con Visicalc y Lotus 1-2-3, hasta que Microsoft Excel comenzó su carrera dominante en la década de 1990. Hoy en día, Excel sigue siendo una de las principales plataformas de Microsoft 365, pero tiene competidores, como Google Sheets y Zoho Sheet.

Como tecnólogos, conocemos bien el dicho "elige las herramientas adecuadas para el trabajo", y hay muchas razones por las que la gente seguirá usando hojas de cálculo durante al menos la próxima década. No cabe duda de que son herramientas versátiles para el análisis, el intercambio y la presentación de datos ligeros, pero su utilidad disminuye con el aumento de los conjuntos de datos, el incremento de la colaboración y los flujos de trabajo más críticos para la empresa.

En mi libro, Driving Digital, comparto algunos de los problemas de las hojas de cálculo a gran escala y los riesgos materializados que afectaron a empresas como Enron. El European Spreadsheet Risks Interest Group realiza un seguimiento de los problemas relacionados con las hojas de cálculo. Entre los informes más recientes figuran la pérdida de 16.000 resultados de pruebas COVID-19 y los retrasos en la apertura de un hospital. Las hojas de cálculo pueden socavar los esfuerzos por convertirse en una organización orientada a los datos y, si no se les ponen barreras, el uso excesivo de las hojas de cálculo puede acabar con la empresa.

Como tecnólogos, tenemos que entender los problemas, identificar las soluciones y alinear a las partes interesadas en la transformación. Aquí hay cinco razones por las que las hojas de cálculo a escala pueden ser problemáticas.

Las hojas de cálculo pueden crear problemas de calidad de datos

Justin Gage, líder de la comunidad en Retool, reconoce que las personas y los equipos utilizan hojas de cálculo para la introducción de datos y elementos de sus flujos de trabajo. Aunque las hojas de cálculo cuentan con herramientas de validación de datos, marcar a los usuarios en torno a fechas, números y otros tipos de datos primitivos es sólo lo básico. Muchos usuarios de hojas de cálculo no saben cómo utilizarlas, y pueden acabar con nombres, direcciones, números de teléfono y otra información sencilla en múltiples formatos.

Gage afirma que la validación de la entrada en las hojas de cálculo es problemática. "Las hojas de cálculo son una forma rápida de empezar a trabajar si necesitas hacer un seguimiento de los datos, trazar tendencias sencillas o crear herramientas básicas. Pero no son escalables. Una vez que tienes que empezar a pensar en la validación de entradas, los controles de acceso de los usuarios o cualquier cosa personalizada, te quedas atascado."

Las hojas de cálculo complejas suelen ser propensas a los errores

Las hojas de cálculo son una herramienta primaria utilizada en los procesos manuales, y los errores pueden provenir de celdas copiadas y pegadas, errores en las fórmulas, filas y columnas añadidas, y un sinfín de otros defectos. Todo ello se traduce en resultados erróneos.

Scott Henderson, director de tecnología de Celigo, afirma: "Los procesos manuales, como las hojas de cálculo mundanas, son los culpables de los costosos errores, los silos de datos desconectados y la disminución de la productividad en todos los departamentos. La automatización de los procesos en toda la empresa ahorra tiempo y recursos y proporciona una visión holística para mejorar la toma de decisiones".

El problema puede ir de mal en peor porque las fórmulas complejas, los scripts y otras técnicas avanzadas son difíciles de depurar. Doug Fuehne, vicepresidente senior de PriceFX, añade: "Con la creación manual y las fórmulas a menudo impenetrables, los errores son comunes y difíciles de encontrar y eliminar."

El mantenimiento de las hojas de cálculo requiere mucho tiempo y supone un riesgo de cumplimiento

Más allá de los defectos y problemas potenciales de las hojas de cálculo, su desarrollo también puede llevar mucho tiempo y es difícil de mantener. Luke Jacobs, director general y cofundador de Encamp, afirma: "El uso de hojas de cálculo es un proceso tedioso y lento, que deja mucho margen para cometer errores. Las hojas de cálculo no sólo aumentan el riesgo de que se produzcan errores humanos, sino que también requieren una gran cantidad de tiempo que podría dedicarse a otras tareas cruciales."

Ian White, fundador y director general de ChartHop, comparte un caso de uso interesante que plantea la preocupación por los errores, el trabajo manual y los posibles problemas de cumplimiento cuando se trabaja con datos de los empleados y otra información sensible. White explica que "las hojas de cálculo han sido durante mucho tiempo la única manera de compilar los datos de los empleados de todos los sistemas que los equipos de RRHH suelen utilizar. Esto hace que se pierdan horas y horas en la "gimnasia de la hoja de cálculo" sin producir respuestas significativas a las preguntas más básicas que toda empresa debería ser capaz de responder sobre su población de empleados."

Las hojas de cálculo pueden impedir la colaboración y crear silos de datos

¿Cuántas veces has oído a alguien decir: "Envíame la hoja de cálculo por correo electrónico"? El envío de documentos por correo electrónico sigue ocurriendo hoy en día, aunque los empleados puedan compartir el acceso en OneDrive o Google Drive. Que varias personas colaboren en una hoja de cálculo puede ser complicado. ¿Quién ha cambiado los datos? ¿Cómo han desaparecido esas filas? ¿Por qué se cambió la fórmula? Los cambios son difíciles de rastrear cuando un equipo utiliza hojas de cálculo para colaborar en lugar de una aplicación u otra herramienta para gestionar el flujo de trabajo.

Fuehne añade: "Las hojas de cálculo no soportan fácilmente los entornos de equipo con múltiples partes que realizan actualizaciones y cambios, y que tienen que entender la lógica. La combinación de estos factores hace que la empresa se enfrente no sólo a riesgos de ingresos, sino también a elevados costes de funcionamiento."

Colaborar con hojas de cálculo también aumenta la probabilidad de crear silos de datos. Cuando los analistas se conectan a las fuentes de datos, descargan los datos y crean fórmulas, pivotes y otras operaciones de datos, construyen efectivamente una fuente de datos aislada y derivada. Si no existen prácticas para capturar los pasos del procesamiento de datos y centralizar los datos derivados, es poco probable que otros miembros de la organización conozcan esta fuente de datos. Este ciclo puede perpetuarse si otros analistas acceden a los mismos datos y crean fuentes de datos derivadas duplicadas.

Por supuesto, los problemas sólo empeoran cuando los empleados comparten hojas de cálculo con clientes y socios que no tienen acceso a la red corporativa. En muchas situaciones, la gente envía estos archivos por correo electrónico, y es difícil proteger los datos sensibles.

Los grandes conjuntos de datos no suelen funcionar bien

No hace mucho tiempo que Excel sólo admitía 65.000 filas de datos; incluso hoy en día, Microsoft limita las hojas de trabajo a poco más de un millón de filas y 16.000 columnas, celdas con anchos de columna de 255 caracteres y otros factores. Muchos analistas trabajan con conjuntos de datos de más de un gigabyte o terabyte, y analizarlos con hojas de cálculo probablemente no sea factible. Fuehne afirma que esto es una preocupación para las empresas porque "las hojas de cálculo no se adaptan. Los cálculos complejos que dependen de los datos del mercado o de un volumen importante de datos de transacciones se actualizan con lentitud y a menudo se congelan".

Incluso los conjuntos de datos de tamaño medio plantean un reto más importante que los problemas de rendimiento. Con todas las herramientas de visualización de datos y las capacidades de aprendizaje automático disponibles, hay formas más eficientes e inteligentes de analizar conjuntos de datos largos y amplios.

Así que, aunque las hojas de cálculo son versátiles, hoy en día existen mejores opciones de gestión, visualización, colaboración e integración de datos para cuando las empresas necesitan plataformas más robustas. En un próximo post, compartiré los tipos de herramientas y plataformas que los desarrolladores y tecnólogos deberían considerar al reemplazar o actualizar las hojas de cálculo.



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