Cinco pasos para una arquitectura empresarial mínima viable

En Vault Health, el director de tecnología Steve Shi comienza el trabajo de arquitectura empresarial (EA) con un estudio de toda la infraestructura de TI, aplicaciones, sistemas y datos, pero lo limita a dos semanas con entrevistas de una hora sobre cada función.

Los clientes, ya sean empleados o quienes pagan por un producto o servicio, deben "amar" el resultado de este enfoque mínimo viable de la EA, reconoce Shi. "Si no se consigue la aceptación del cliente, se pierde el impulso, y si se pierde el impulso, es más difícil seguir iterando después del lanzamiento mínimo viable", dice.

Al igual que muchos líderes de TI, Shi intenta encontrar un equilibrio entre los estudios de arquitectura complejos que no se utilizan y los informes de EA básicos que carecen de suficiente alcance y profundidad para proporcionar un valor duradero. Para encontrar ese equilibrio es necesario mantenerse cerca de las necesidades de la empresa, reducir el trabajo pesado, determinar el alcance del proyecto correctamente y establecer y aplicar las normas y los principios arquitectónicos adecuados. He aquí cinco pasos que recomiendan los directores de sistemas de información veteranos en este proceso.

Estar cerca de la empresa

Mantener una estrecha comunicación con las partes interesadas del negocio es la única manera de saber dónde una arquitectura empresarial mínima viable puede ayudar mejor al negocio e impulsar la financiación de evaluaciones continuas de EA a medida que cambian las necesidades del negocio.

En Carrier Global Corp., su CIO Joe Schulz mide el éxito de la EA en función de las métricas de negocio, como la forma en que la productividad de los empleados se ve afectada por la calidad de las aplicaciones o las interrupciones del servicio.

"No vemos la arquitectura empresarial como un único grupo de personas que son los guardianes, que son más teóricos por naturaleza sobre cómo debería funcionar algo", explica Schulz. Utiliza los informes y los conocimientos generados por la herramienta de EA LeanIX para describir la interconectividad del ecosistema, así como las capacidades de los sistemas en toda la cartera para identificar redundancias o lagunas. Esto permite al proveedor global de soluciones inteligentes para la construcción y la cadena de frío "democratizar gran parte de la toma de decisiones para poner en práctica toda la mejor capacidad de pensamiento e inversión de toda nuestra organización".

George Tsounis, director de tecnología de la empresa de tecnología y servicios para quiebras Stretto, recomienda utilizar la EA para "establecer confianza y transparencia" informando a los líderes empresariales sobre el gasto actual en TI y las áreas en las que las plataformas no están alineadas con la estrategia empresarial. Esto hace que las futuras conversaciones relacionadas con la EA sean "mucho más fáciles que si el arquitecto empresarial trabaja en un silo y no tiene esa relación", afirma.

Reducir la burocracia

Los largos cuestionarios y las entrevistas basadas en plantillas son una parte familiar, y a menudo no deseada, de los esfuerzos de EA. Los profesionales de la EA mínimamente viables sugieren que se eliminen las preguntas que no aporten información esencial y que permitan conocer la opinión de los usuarios.  

Gregor Hohpe, director de estrategia empresarial en el hiperescalador de nubes Amazon Web Services, recomienda pasar de procesos de EA "pesados y en gran medida unidireccionales" a conversaciones más sencillas, rápidas e iterativas con los usuarios de la empresa.

En la empresa de servicios financieros State Street, el arquitecto jefe global Aman Thind intenta agilizar el proceso de EA formulando sólo preguntas precisas y relevantes, en lugar de todo lo que figura en una plantilla de EA. Centrarse en las preguntas más esenciales puede reducir el tiempo necesario para la revisión y presentación de la arquitectura al menos a la mitad y hace que el proceso sea mucho más eficaz, afirma. Por ejemplo, el marco de trabajo que utiliza una aplicación SaaS para ofrecer la interfaz de usuario es menos importante que los procedimientos de gestión de la identidad y el acceso que determinan cómo interactúan los usuarios con ella.

Junto con el uso de comprobaciones de cumplimiento automatizadas y plataformas de autoservicio, Hohpe recomienda eliminar "listas interminables de normas que en gran medida se ignoran", celebrar reuniones de revisión en las que todos los documentos son objeto de ingeniería inversa a partir del resultado preferido por el equipo respectivo, reuniones de "alineación" sobre temas que no aportan valor y "generar tapices gigantes de herramientas de EA de gran peso que nunca se utilizan para la toma de decisiones".

En Vault, Shi considera que la herramienta de observabilidad de aplicaciones New Relic es valiosa para acelerar el trabajo de EA al proporcionar visibilidad instantánea de toda la arquitectura.

También utiliza nuevos términos y procesos para evitar ralentizaciones comunes y crear conciencia de su novedoso enfoque. Un ejemplo es un "informe del sitio" que pide a los usuarios que visualicen el producto final de EA. Esto ayuda a definir los requisitos críticos, como el número de transacciones y los tipos de procesos que debe soportar una aplicación, "viniendo del lado del cliente y trabajando hacia atrás". En lugar de utilizar un proceso "de una sola vez" para pedir a los usuarios que se pongan de acuerdo sobre una decisión tecnológica crítica por adelantado, Shi les reta a confirmar o revisar las "hipótesis de desarrollo", como el número de llamadas a la base de datos que debe soportar un sistema cada día. Este enfoque acelera el acuerdo sobre la elección de componentes como las bases de datos, afirma.

Durante el despliegue de la aplicación, Shi evita un plan de proyecto genérico en favor de lo que denomina "un plan de macrosecuenciación específico" de pasos construidos en torno a hitos como las pruebas alfa y beta y sus correspondientes hitos de validación. Esto define, para cada etapa del despliegue, el éxito en términos de negocio, como los ingresos o la tasa de adopción por parte de los usuarios, y las lecciones aprendidas del proceso de soporte que reducen los costes de soporte en curso. También recuerda a todos, dice, que "el proyecto no termina hasta que sepamos que la arquitectura ha aportado un valor medible al cliente".

Alcance correcto

Si se asume demasiado en un proyecto de EA mínimo viable, éste quedará obsoleto antes de que se termine, ofreciendo resultados demasiado tarde para satisfacer y recibir futura financiación de los líderes empresariales. Limítelo demasiado y no ofrecerá la visión global de la tecnología y el negocio necesaria para sacar el máximo partido a las inversiones en TI. Alcanzar el equilibrio adecuado suele requerir centrarse en una aplicación o punto conflictivo de la empresa o en un área en la que los requisitos cambian rápidamente debido a nuevas necesidades empresariales o normativas. 

El analista principal asociado de Gartner Inc. Nolan Hart, analista principal asociado, denomina al alcance adecuado de la EA "el menor número de entregables, como puntos de vista, modelos de referencia y patrones de diseño, que ayudan a garantizar la entrega puntual y conforme de productos y soluciones". En lugar de dedicar demasiado tiempo a entender la arquitectura actual, recomienda, "primero entienda sus resultados deseados". No tiene sentido, dice, "perderse documentando su actual arquitectura disfuncional por siempre y para siempre".

Shi recomienda que una EA mínima viable considere "todo, desde la interfaz de usuario hasta las API que vinculan los sistemas con la arquitectura de datos, en lugar de un único componente o servicio en silos". La arquitectura propuesta también debe poder probarse a escala de producción, dice, y manejar los mismos requisitos máximos que el sistema al que sustituye.

El alcance adecuado también se aplica a la organización de la EA. En lugar de un grupo dedicado a la EA, Carrier creó centros de excelencia para necesidades clave como CRM, servicio de campo, ERP, análisis y capacidades de fábrica digital. Estos centros proporcionan una base simplificada de componentes básicos que le permiten innovar rápidamente sin requerir un ejercicio de EA para evaluar plataformas separadas para cada unidad de negocio, dice Schulz.