Cómo determinar, documentar y comunicar el alcance de su proyecto

Cuando se trata de determinar el alcance del proyecto, hay elementos clave, pero también algunas cosas adicionales a tener en cuenta que pueden hacer que la vida de todos los interesados ​​sea mucho más simple y ayudar a evitar el aumento de alcance. Primero, en la etapa de planificación, desarrolle un plan de gestión de alcance que describa exactamente cómo se definirá, verificará y gestionará el alcance del proyecto. Luego, asegúrese de tener una comprensión completa de las verdaderas necesidades y expectativas de los interesados, especialmente en relación con los recursos, limitaciones, puntos fuertes, procesos, tecnología / herramientas y cultura de su empresa. A menudo, es al no asignar suficiente tiempo, y la atención dentro de este paso que el alcance arrastra se convierte en una amarga realidad más adelante.

En la empresa de desarrollo de aplicaciones web y nativas The Silverlogic, la directora ejecutiva, Cristina Escalante, comparte algunas de las cosas que tienen en cuenta al determinar el alcance de los proyectos. Escalante dice, "nuestros clientes son en su mayoría pequeñas empresas, nuevas empresas y empresas que quieren un producto mínimo viable (MVP) creado a partir de cero, a menudo con un presupuesto limitado. Como se puede imaginar, saber cuándo decir "detener" es la diferencia entre un MVP y una aplicación completa. Pasamos tiempo con las partes interesadas para determinar qué problemas quieren resolver, escribir historias de usuarios para las características principales y secundarias del MVP. Además, hacemos algunos ‘wireframes’ preliminares en papel y software como ‘Sketch’ o WireframeSketcher".

Frank Garofalo, consultor principal de Garofalo Studios, una consultora de experiencia de usuario y estrategia interactiva, dice que en términos de elementos y factores para determinar el alcance "hemos adoptado una metodología de proyecto ágil / scrum, que nos ha permitido definir objetivos clave al tiempo que brindamos flexibilidad ser ágil para adaptarse a las cambiantes necesidades comerciales ".

Las empresas se están dando cuenta de los beneficios de utilizar las metodologías más relevantes, como Agile, para sus proyectos y adoptar software para reunir y enmarcar requisitos, documentar, almacenar y compartir información de alcance del proyecto de manera fácil y rápida con múltiples partes interesadas. Estos son instrumentos que ayudan a hacer el trabajo más ligero de una tarea difícil.

Cómo documentar y comunicar el alcance del proyecto con todas las partes interesadas

En general, la documentación de alcance sirve para permitir a todos los participantes del proyecto y partes interesadas acceder en cualquier momento a un documento vivo que puedan consultar en todo momento para orientación, reduce problemas de control de versión y confusión potencial alrededor del cliente y los requisitos del equipo, expectativas, recursos disponibles, plazos, aspectos de calidad y otros detalles pertinentes.

Escalante le dice aL CIO cuando se trata de documentar y compartir el alcance con las partes interesadas, "compartimos estas historias y wireframes con las partes interesadas y el equipo de desarrollo usando Google Sheets e InVision". Ella dice después de esto "el equipo de desarrollo informa sobre qué historias de usuario deberían dividirse o fusionarse, y señalar las lagunas en el flujo general o la lógica, y las partes interesadas colocan las historias en orden de prioridad." Después de algunas iteraciones, las historias más importantes y las historias a menudo olvidadas, pero requeridas, se convierten en principales.

En Garofalo Studios, el alcance del proyecto está documentado en escritos de orden de tareas e incluye la definición de objetivos / tareas clave, gestión de cambios y cronograma (en meses). Dentro del programa, se usa un período de 2 semanas para seguir el progreso hacia el logro de los objetivos clave ", dice Garofalo. Él ha determinado que sus métodos les han ayudado exitosamente a "establecer objetivos documentados que los interesados ​​aprueban, a la vez que brindan flexibilidad para aceptar los cambios durante el curso de un proyecto".

Para las compañías como The Silverlogic su "estrategia ha funcionado muy bien dentro de nuestro flujo de trabajo Agile / Scrum", dice Escalante, "permite al equipo de desarrollo y las partes interesadas colaborar rápidamente en historias, actualizarse mutuamente en estimaciones y aprobaciones de cada historia, y rápidamente envíe ‘wireframes’ interactivos para su revisión ", afirma.

¿Qué querrían cambiar?

Escalante comparte una de las cosas que consideraría cambiar: "uno de los puntos clave de Google Sheets es que no todos hablan con fluidez, las hojas de cálculo y que Sheets son difíciles de usar en dispositivos móviles. Si alguna vez tenemos el tiempo y/o los recursos, nos gustaría hacer una aplicación de hojas de cálculo para mejorar la interfaz de usuario de nuestro sistema de administración de historias de usuario".