La Universidad Rey Juan Carlos optimiza sus procesos de colaboración interna

La Universidad Rey Juan Carlos apuesta por la productividad en la nube y la colaboración para actualizarse tecnológicamente. La entidad académica ha apostado por la introducción de herramientas de Microsoft para mejorar sus operaciones y los procesos de trabajo interno, en relación al personal docente y administrativo. Para esto se han integrado las soluciones Microsoft Teams y 365.

La institución cuenta con un total de cinco campus en la región de Madrid, a través de los que ofrece 63 estudios de grado, 74 de doble grado, 64 másteres y 13 programas de doctorado a cerca de 50.000 estudiantes. Esto se traduce en unos importantes requerimientos a nivel administrativo en las unidades de gestión, que precisa de la relación de distintos equipos, y de profesorado en los grupos de investigación, que demandan de espacios colaborativos y trabajo cooperativo. 

La introducción de la tecnología colaborativa y de productividad cloud de Microsoft Teams y 365 ha servido para apuntalar distintos elementos. Por un lado, se ha reforzado la seguridad de la información, al evitar su dispersión durante su intercambio entre diferentes servicios, como se comprueba en las tareas de contratación de sistemas informáticos. Frente al anterior modelo de emails y reuniones presenciales, ahora se dispone de un grupo compartido con un canal para cada licitación.

Así, el proponente solicita el inicio de la licitación con los documentos necesarios, y desde las unidades implicadas se realizan las observaciones oportunas o se resuelven las dudas. De este modo, los documentos se van perfeccionando de forma colaborativa hasta su versión final, de forma que se puede seguir la trazabilidad de todo el proceso. 

Con la incorporación de los recursos, se ha automatizado la creación de Equipos de Microsoft Teams para todos los grupos de investigación. Esto ha supuesto la integración de cerca de 1.200 especialistas, a partir de la información corporativa de 110 grupos. El coordinador de cada uno de ellos tiene ahora las herramientas para optimizar la organización de los equipos, de los datos vinculados a sus proyectos y de las interacciones necesarias, como chats, correos o videoconferencias, cumpliendo con las normativas de seguridad de la información y de protección de datos personales.

Para el profesorado, las nuevas herramientas facilitan la creación de tareas entre varios docentes con las que llegar a todo el alumnado. De acuerdo a la compañía, el empleo de la tecnología permite que las tareas colaborativas estén documentadas y que se puede realizar un seguimiento de las mismas, que se puede efectuar a través de Microsoft Planner.