GOBIERNO TI | Noticias | 26 NOV 2017

Cómo se prepara Dell EMC para GDPR

El gigante de la tecnología utilizó su reciente fusión como la oportunidad ideal para ordenar sus prácticas de datos antes del plazo de cumplimiento de la GDPR en mayo.
GDPR logo Union Europea
Scott Carey

El gigante de TI Dell EMC usó su reciente fusión como una excusa para comenzar a cumplir con la normativa GDPR.

Paul Hogan, gerente senior de gestión de datos de recursos humanos en Dell EMC ha hablado sobre cómo la compañía se ha preparado para las nuevas regulaciones y las oportunidades que presenta el negocio para poner sus datos y procesos en orden.

Dell EMC, después de haber completado una fusión en septiembre de 2016, la preparación para el cumplimiento le dio a Hogan y su equipo la oportunidad de auditar todos los datos, sistemas y procesos para matar a dos pájaros de un tiro: comenzar a consolidar algunos de sus sistemas de ‘backend’ para el plazo de cumplimiento de mayo de 2018.

Según Hogan: "nos dimos cuenta muy rápidamente de que los sistemas y la forma en que gestionamos y estructuramos nuestros datos eran extremadamente diferentes. Así que tuvimos un momento malo de que había tantos sistemas que necesitábamos monitorizar y mirar, y determinar dónde teníamos que ir con GDPR que realmente teníamos enfoque desde principios del verano del año pasado".

Hogan usó la regulación inminente como un medio para lanzar el negocio para una nueva plataforma de gobierno de datos, a saber, el software de gestión de capital humano (HCM) de Workday.

Al adoptar Workday, la organización pudo comenzar a reunir los datos personales y financieros de los empleados en una sola plataforma antes de lanzar el producto SaaS en octubre.

Esto tiene algunas ventajas serias en la preparación para GDPR, especialmente con la trazabilidad de datos y el tema complicado de las notificaciones de consentimiento.

Como explicó Hogan, esto sería un "dolor de cabeza" para las compañías que usan múltiples sistemas para respaldar sus recursos humanos. "Tener sistemas múltiples y controlar las notificaciones de consentimiento será bastante complejo", dijo. "Creemos que es mucho más simple de hacer desde un sistema".

Para la trazabilidad de los datos, Workday le ha dado a Dell EMC "un punto de vista donde se encuentran nuestros datos, a través de informes, integraciones y sistemas descendentes que consumen los datos de recursos humanos que, cuando juntas las dos compañías, son casi 300", dijo Hogan.

"En nuestra oficina de Montpellier, los empleados pueden pagar el almuerzo con su acreditación. "Esa información se almacena en un escritorio debajo del mostrador. Si un empleado se va, necesitamos eliminar esa información. Por lo tanto, saber dónde se encuentran los datos es lo más importante y ahora la rastreabilidad que tenemos con Workday significa que tenemos el 80% de las fuentes”.

Al consolidarse alrededor de Workday, la organización puede comenzar a establecer roles, responsabilidades y consentimientos en torno a los datos, establecer límites sobre análisis y cómo consumen datos, y garantizar que los empleados sepan para qué datos se utilizan cuando los ingresan.

Lo importante para Hogan es educar a los empleados sobre sus responsabilidades de datos cuando mueven datos, “vamos a implementar una práctica en la que hagamos que cada empleado sepa cuáles son sus responsabilidades con GDPR", dijo.

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