Ocho medidas para que los CIO aseguren la supervivencia financiera

Las consecuencias económicas  derivadas de la COVID-19 se apreciarán también en el en los departamentos de TI, indica Gartner. Para proteger lo máximo posible el flujo de caja de las organizaciones, los CIO deben tomar ocho medidas.

"La prioridad de los ejecutivos en 2020 será la supervivencia, no el crecimiento. La supervivencia dependerá de mantener el flujo de caja y los ingresos mientras se sigue innovando con la tecnología", dijo Chris Ganly, director senior de investigación de Gartner. "Las empresas que no actúen pueden no sobrevivir a esta interrupción o se retrasará su posterior recuperación".

Poner en espera los gastos no esenciales

Los CIO deben establecer inmediatamente qué aspectos de sus gastos actuales pueden ser aplazados, eliminados o alterados. La atención debe centrarse en los gastos que aún no se han realizado o comprometido y que no son esenciales/discrecionales y son de naturaleza variable.

Anticipar los aumentos de los gastos

Muchas organizaciones e industrias que se basan principalmente en la oficina utilizan ordenadores de escritorio y redes e infraestructuras de oficinas fijas. Para trasladar la oficina a un trabajo remoto, el aumento de gastos puede venir en forma de obtención y financiación de ordenadores portátiles, monitores y dispositivos móviles, aumento de los costos de software, VPN y hardware y costos de comunicaciones basadas en el consumo, tanto de voz como de datos.

"Los CIO deben anticipar y planificar el aumento de los costos, que en muchas organizaciones se hará sentir en el presupuesto de TI. Los CIO necesitan comunicar esto a los líderes empresariales y a su CFO para asegurar que los costos puedan ser satisfechos, así como que el gasto pueda ser reducido cuando sea posible", dijo Ganly. "Por ejemplo, si las oficinas o los lugares de trabajo están parcial o totalmente desocupados, ¿se pueden suspender o aplazar los servicios públicos, las comunicaciones y acceso, la infraestructura y los servicios de la empresa? Los CIO deben considerar cuidadosamente su base de costos y sus categorías para anticipar tanto lo que aumenta, como lo que puede disminuir, con alguna acción".

Reducir las tasas de gasto actuales

Los CIO deben trabajar con la empresa para volver a priorizar los requisitos y establecer los niveles de gasto que pueden permitirse. Los gastos y las acciones deben clasificarse en tres grupos:

• Puede/Debe: Identificar los proveedores y los pagos que pueden, y por lo tanto deben, ser cesados, aplazados o retrasados. Los CIO deben ser cautelosos a la hora de comprar ahora y pagar más tarde tratos que la organización tal vez no podrá permitirse en el futuro.
• Podría/debería: Identificar a los vendedores/proveedores y los pagos que pueden y deben cesar, aplazarse o retrasarse y encontrar las acciones específicas de reducción de gastos y las medidas de mitigación de riesgos asociadas que serán necesarias para ejecutar estas acciones.
• No puede/no debe: Identificar los pagos y proveedores que no deberían abordarse porque son fundamentales para el negocio. Supervisar activamente el desempeño y la viabilidad financiera de estas organizaciones y considerar planes de contingencia para los proveedores en situación de riesgo.

Evaluar todas las inversiones existentes

Los CIO deben revisar inmediatamente todos los proyectos que ya están en marcha. Estos proyectos deberían separarse en dos categorías: críticos y no críticos. Los proyectos no críticos deberían detenerse inmediatamente, mientras que los proyectos críticos, necesarios para el flujo de efectivo inmediato y la supervivencia continua de la organización, deberían revisarse para determinar qué aspectos pueden reducirse. 

Aplazar cualquier nuevo gasto

Los líderes de TI deben aplazar o cancelar todos los gastos no iniciados en proyectos, dotación de personal, activos o actualizaciones y liberar cualquier recurso retenido de terceros, así como los gastos de servicios o infraestructura relacionados con éstos.

Reevaluar todos los gastos existentes

Además de abordar la cartera de proyectos, los directores de TI también deberían abordar la actual cartera de servicios para identificar las oportunidades de prestar un nivel de servicios más bajo.

"Los CIO deberían inspeccionar los niveles de consumo actuales de sus organizaciones en todos los gastos operativos variables. Por ejemplo, los servicios en la nube y las comunicaciones de voz y datos", dijo el Sr. Ganly. "Sobre una base de service by service, eliminar completamente o tomar medidas de control para reducir los niveles de consumo en toda la empresa restringiendo o gestionando el suministro y renegociando los términos de los contratos según sea necesario".

Negociar el consumo a la baja

Los CIO deben trabajar con los líderes empresariales para decidir sobre los cambios clave en las operaciones. Negociar con la empresa para poner fin a ciertos servicios o aplicaciones y animar a los usuarios de la empresa a utilizar menos o a trabajar de forma diferente, de forma que se reduzcan los costes operativos variables y, potencialmente, incluso los costes fijos, de la empresa.

Explorar enfoques de financiación alternativos

Los CIO deben trabajar con sus CFO para investigar qué ayuda financiera del gobierno o de la industria está disponible a nivel estatal y local.