Vall D’Hebron adapta su gestión al COVID-19

El hospital universitario Vall D’Hebron ha implementado una serie de funcionalidades para acelerar la incorporación de profesionales, pero también para evitar los desplazamientos físicos y así ponerles en riesgo por culpa del COVID-19.

La operación puesta en marcha es una de las más sofisticadas y complejas de la historia de su departamento de recursos humanos, y le permitirá gestionar correctamente las alteraciones y reorganizaciones de las cargas de trabajo de su personal como consecuencia de la crisis sanitaria provocada por la COVID-19.

El departamento, que gestiona la labor de 7.000 profesionales, ha maximizado las posibilidades que le brindan las nuevas tecnologías en el desarrollo de su labor para poner en marcha funcionalidades avanzadas tales como la firma digital de contratos, no sólo para agilizar la incorporación de profesionales, sino también para evitar posibles contagios al eliminar los desplazamientos físicos para su firma.

No en vano, este centro hospitalario, el más importante de nuestro país junto al Hospital Universitario de la Paz, hubo de adecuar sus recursos humanos para apoyar la apertura de nuevas UCIs y la prolongación de jornadas de siete a doce horas para poder atender la demanda de cuidado y atención de pacientes. El centro llegó a tener 688 de sus 750 camas ocupadas por infectados por el virus.

Josep Prats, subdirector de Gestión de Personal en la Dirección de RRHH del Hospital Universitario Vall d´Hebron, declara que “la pandemia del COVID-19 ha sido una prueba de estrés sin precedentes con múltiples efectos, siendo el más importantes el reajuste de la actividad de muchos profesionales durante estos meses, con el consiguiente efecto económico y la multiplicación de la apertura de incidencias en procesos rutinarios como, por ejemplo, la generación de horas extras”.

Nuevas capacidades

Hay que recordar que dicha institución utiliza desde el año 2017 una solución de la empresa catalana aggity (BesTalent IA Denario) que integra Inteligencia Artificial, lo que permite a los profesionales autogestionar en tiempo real su actividad en relación directa con los supervisores y este departamento desde sus propios teléfonos inteligentes.

La tecnología Denario de aggity ha permitido al centro agrupar en una única herramienta las funcionalidades que anteriormente proporcionaban dos aplicativos diferentes, y que posibilita la interacción, en tiempo real, de los profesionales sanitarios con sus calendarios, así como la comunicación entre administradores, gestores y personal sanitario de una plantilla que integra, además de los 7.000 profesionales habituales, a más de 1.000 sustitutos activos, incluyendo todos los turnos y categorías.

A través de esta aplicación, y dependiendo de cada perfil, los usuarios tienen permiso de acceso a distintas funcionalidades tales como la configuración y gestión de planillas por parte de los supervisores, la petición de cambios, permutas, días libres, permisos y vacaciones por parte de los empleados o la acreditación de la documentación de los contratos y/o permisos por parte de los administradores.

Asimismo, y gracias a la tecnología Denario, todos estos procesos se realizan sin soporte papel, un avance clave teniendo en cuenta el gran consumo en papel debido a diversas gestiones que soportaba el centro hospitalario. Sirva como ejemplo que, en menos de un año, el Vall d´Hebron ha eliminado del orden de 100.000 documentos en papel.

Además, entre los procesos digitalizados se incluye la firma de contratos, un avance clave teniendo en cuenta que el hospitalario universitario realiza una media de 20.000 contratos al año y que se ha visto acelerado con la pandemia del COVID-19 para evitar desplazamientos innecesarios y minimizar el contacto físico.