Formas de reducir sus costes de TI

Los líderes de TI siempre han necesitado ejercer responsabilidad fiscal y al mismo tiempo satisfacer las demandas empresariales de tecnología. Pero a medida que los esfuerzos de transformación digital se han intensificado en los últimos años, los CIO han tenido menos oportunidades para hacer una pausa y reevaluar la situación financiera de TI.

"Algunas organizaciones han estado innovando, transformándose y creciendo tan rápido que no han tenido tiempo de limpiar estructuras de costes antiguas que empiezan a interponerse en el camino", dice Stewart Buchanan, vicepresidente de investigación del equipo de CIO de Gartner. "El resultado neto es que las deudas tecnológicas de algunas organizaciones están creciendo más rápido que cualquier otra cosa y les están robando sus presupuestos y su capacidad de innovar".

El CIO de hoy no es sólo un líder tecnológico, sino un ejecutivo de negocios. "Eso significa analizar detenidamente los costes y garantizar que su gasto se centre en el futuro y no solo en mantener el pasado", afirma Jay Upchurch, vicepresidente ejecutivo y CIO de SAS.

La necesidad de reorientar el presupuesto de TI hacia oportunidades futuras es una de las principales razones por las que los CIO están revisando sus carteras de TI ahora. Pero no es el único. La incertidumbre económica, el aumento de la competencia, las preocupaciones sobre la sostenibilidad, las expectativas de los accionistas y los desafíos regulatorios también son temas prioritarios.

"Si bien es fundamental controlar los costes continuamente, se vuelve aún más imperativo en tiempos de presión económica", dice Jon Pratt, CIO del proveedor de servicios gestionados de seguridad 11:11 Systems. "Mantener un estricto control del presupuesto permite a la empresa tener flexibilidad para tomar decisiones estratégicas cuando sea necesario para una nueva plataforma, proyecto o para emprender un crecimiento".

Aunque reconocen que la transformación digital es el principal motor del crecimiento empresarial, muchos directores ejecutivos esperan que TI lo haga todo manteniendo los presupuestos estables. Y con el capital escaso, “la forma más fácil de encontrar dólares que puedan invertirse es encontrar costes que puedan reducirse”, dice Marc Tanowitz, socio director de West Monroe. "Cada dólar de reducción de costes operativos va directamente al resultado final".

A continuación se presentan algunas acciones que los líderes de TI pueden tomar ahora para asegurar esos fondos para el futuro.

 

1. Controle los costes de la nube

"La tecnología altamente escalable combinada con un uso cada vez mayor y costes crecientes conduce a un gasto descontrolado", dice Mark Troller, CIO de la empresa de gestión de gastos de telecomunicaciones Tangoe, que estima que sus clientes gastan más de un 40% en la nube.

Tanowitz de West Monroe está de acuerdo y dice: "Existe un gasto en la nube en el que los enfoques de gobernanza inmaduros han resultado en un consumo excesivo que puede reducirse cuando se adopta un enfoque holístico de arquitectura de la nube".

Además del consumo de la nube, puede haber factores en juego. "Los hiperescaladores están aumentando sus precios para recuperar sus inversiones en la nube y ahora en genAI", dice Anil Cheriyan, ex CIO y fundador de Phase IV Ventures, quien cree que los líderes de TI deben plantearse algunas preguntas difíciles sobre sus costes de nube, incluido si ciertos costes de nube anteriores son más caras que las opciones locales, así como el valor que ofrecen en relación con ese coste.

Las empresas que adoptan un enfoque multinube pueden experimentar cifras de gastos operativos cada vez mayores, afirma Barrett Schrader, director general del grupo de consultoría tecnológica de Protiviti: “Las organizaciones pueden aprovechar los descuentos por volumen con una complejidad reducida. Además, esto conduce a una gestión y un gobierno simplificados que pueden reducir aún más los costes de TI”.

FinOps está ganando popularidad como marco para maximizar las inversiones en la nube, añade Upchurch de SAS. "Las prácticas de FinOps brindan un beneficio significativo de reducción de costes al eliminar el uso innecesario de la nube, optimizar los servicios necesarios y adoptar servicios nativos de la nube cuando sea apropiado, por ejemplo, instancias reservadas, estacionamiento inteligente de cargas de trabajo y precios de mercado al contado", afirma.

 

2. Revisar la cartera de proyectos

Una sólida gestión de la demanda es esencial para la optimización sostenible de los costes de TI, dice Anja Allen, directora de la práctica de consultoría tecnológica de EY Americas. Garantizar que todo el gasto en TI esté directamente vinculado a la demanda empresarial actúa como un optimizador automático de costes.

Los CIO también deberían revisar periódicamente los proyectos en juego para volver a priorizarlos en función del retorno de la inversión (ROI) anticipado y la viabilidad, dice Pratt de 11:11. "Evaluar si el proyecto permitirá a la empresa aumentar los ingresos o reemplazar un sistema obsoleto que, en última instancia, ahorrará costes con el tiempo es un ejercicio necesario para eliminar proyectos que no mueven la aguja", afirma. “Un líder también necesita tener en cuenta la probabilidad de éxito de la implementación. El dinero bien gastado sólo cuenta cuando el proyecto puede ejecutarse hasta su finalización”.

El presupuesto de base cero puede ser un buen enfoque para el gasto discrecional. "Si bien justificar el gasto en tecnología puede ser complicado, los líderes de TI pueden descubrir qué es realmente crítico investigando su gasto discrecional durante los ciclos de planificación de presupuesto para que solo incluyan áreas de creación de valor innovadoras y no asuman ni se basen únicamente en el contexto histórico", dice Nitish Mittal, socio de Everest Group.

 

3. Realinear los niveles de soporte

Los costes de soporte son otra área donde los líderes de TI pueden recuperar fondos, pagando sólo por lo necesario para cumplir con los niveles de servicio necesarios para el negocio.

"Con el almacenamiento, es posible que siempre desee el mejor plan de soporte para reemplazar cualquier componente defectuoso en unas pocas horas o menos", dice Pratt. "Pero al considerar una infraestructura de red o computación menos crítica donde hay una redundancia adecuada, un líder puede optar por un plan de soporte más conservador que cueste menos".

 

4. Considere los contratos basados ??en el consumo

Una de las mejores formas de alinear los costes de TI con los resultados generadores de valor es fijar precios basados ??en el consumo, aunque pueda parecer una opción de mayor costo.

"Los contratos basados ??en el consumo se optimizan automáticamente", afirma Buchanan de Gartner. "Los costes variables pueden ser un poco más altos por unidad que los costes fijos, pero cuestan menos en total si su empresa necesita usarlos menos".

 

5. Repensar las decisiones de abastecimiento

Siempre vale la pena revisar los acuerdos con subcontratistas y otros proveedores de servicios externos, que a menudo se encuentran entre los mayores gastos de TI.

"Los contratistas y proveedores deben ser tratados como su seguro de automóvil", dice Pratt. "Cuando llegue el momento de renovar, asegúrese de examinar y comparar precios".

Cuando se trata de mano de obra contingente en particular, los CIO a menudo pagan tarifas superiores a las del mercado o contratan a una clase de contratista más costosa de lo necesario, dice Tanowitz de West Monroe, cuyo análisis ha revelado oportunidades para ahorrar entre 6% y 30%.

Varios métodos pueden ayudar a los líderes de TI a buscar fugas de valor en los acuerdos de servicios de TI. Allen de EY Americas sugiere realizar un análisis del gasto de cola de los proveedores para identificar la proliferación innecesaria de proveedores; análisis de Pareto del gasto de los proveedores, para identificar oportunidades para consolidar proveedores; evaluación comparativa, para realinear los precios con las condiciones del mercado; y análisis del conjunto de habilidades del mercado, para identificar qué habilidades podrían adquirirse a precios más bajos. Allen ha visto a los líderes de TI reducir entre un 15% y un 30% su gasto en servicios de TI utilizando estas técnicas.

Los líderes de TI también pueden descubrir que parte del trabajo se puede contratar de manera más económica. Jonas Hansson, CIO de Axis Communications, es un defensor del abastecimiento interno. "La subcontratación siempre es mucho más cara y menos flexible a menos que puedas predecir el futuro y seas un muy buen comprador", afirma. "La mejor manera de reducir costes a largo plazo es cultivar habilidades y experiencia internas".

 

6. Implementar un abastecimiento ágil

Incluso el proceso de abastecimiento y toma de decisiones de adquisiciones puede terminar costando a las organizaciones de TI más de lo que esperaban. Algunos líderes de TI progresistas están adoptando un enfoque ágil para el abastecimiento, dividiendo el proceso en partes más cortas e iterativas para mitigar los sobrecostes, las demoras y los resultados desalineados.

Además, involucrar antes a las partes interesadas en finanzas y adquisiciones puede ayudar a agilizar el proceso de toma de decisiones, afirma Mittal de Everest Group. “También ayuda a intercambiar ideas para hacer que el proceso de selección de tecnología sea más eficiente en términos de negociaciones, mejores prácticas del mercado y qué otras funciones están haciendo en la organización”, agrega.

 

7. Saca la basura tecnológica

Ahora es el momento de que los CIO salden sus deudas tecnológicas para reducir costes e invertir en nuevas formas de generar valor, dice Buchanan de Gartner.

“El soporte extendido es una forma costosa de pagar por un nivel más bajo de servicio y seguridad”, afirma, y ??añade: “Las organizaciones sólo pueden gastar menos de manera segura si reducen su base de costes reestructurándola. Eso significa sacar la basura, despriorizar las tecnologías que ya pasaron su fecha de caducidad y reemplazarlas antes de que ya no sean seguras y aptas para su propósito”.

Los CIO pueden ser reacios a revisar las decisiones de gasto tomadas hace décadas, y los líderes empresariales a menudo lo niegan porque no hay un retorno de la inversión fácil para cancelarlo. Pero una forma de abordar esto es poner “una cifra aterradora” en la deuda tecnológica y llevarla a la junta, dice Buchanan.

 

8. Auditar todos los contratos

Las organizaciones de TI casi siempre pagan más de lo que la empresa realmente necesita en hardware, software y redes. “Las comprobaciones periódicas de sus gastos en TI pueden descubrir costes ocultos que tal vez no conozca, desde licencias de software no utilizadas hasta servicios redundantes. Estos 'pequeños' gastos pueden sumar una suma significativa”, dice Vineet Arora, CTO de la firma de servicios de TI WinWire.

El gasto en redes es una de las áreas más comunes de gasto excesivo, ya que las empresas continúan pagando por circuitos que ya no están en uso, dice Tanowitz de West Monroe.

Errores de facturación, sobreaprovisionamiento de licencias y cambios en la capacidad son otras cosas a tener en cuenta. "A menudo, los gastos de TI se convierten casi en un gasto rutinario y con el tiempo [hay menos] escrutinio", afirma Joe McMorris, CIO y CISO de Planview. "Los líderes de TI deben tener una mentalidad abierta y adoptar una nueva perspectiva en todas las áreas del negocio".

 

9. Racionalizar las aplicaciones

Cuando se trata de software, no sólo es necesario racionalizar las licencias o los puestos, sino también las aplicaciones mismas. Las empresas han visto un aumento del 71% en la cantidad de aplicaciones que utilizan durante el año pasado, según una encuesta de Freshworks entre profesionales de TI. "Los equipos de TI no pueden aguantar mucho más sin recortar implacablemente lo que no impulsa la eficiencia", dice el CIO de Freshworks, Prasad Ramakrishnan.

"Los CIO deben revisar sistemáticamente su pila de tecnología con información de los trabajadores de primera línea", dice Erik Bailey, CIO del fabricante de software de gestión de propiedad intelectual Anaqua, quien evalúa periódicamente la pila de software de la empresa, analizando las integraciones, la seguridad y el uso. “Una importante medida de reducción de costes que estamos adoptando es la evaluación y consolidación de proveedores. Nuestro objetivo es estandarizar un conjunto más pequeño de herramientas para, en última instancia, alcanzar la neutralidad de costes, pero mejorar en gran medida la eficiencia operativa, la productividad y las cargas de trabajo de los empleados”.

 

10. Obtener más valor de la tecnología existente

"Constantemente busco más valor del gasto que tenemos", dice Upchurch, y añade que SAS ha realizado inversiones en sistemas empresariales centrales y su objetivo es evitar comprar sistemas que se superpongan o compitan para mantener una cartera de tecnología eficiente. "Eso significa hacer que los clientes internos justifiquen por qué el gasto existente en TI en soluciones no satisfará sus necesidades comerciales", afirma.

También es importante educar continuamente a los empleados sobre las herramientas disponibles para ellos y ofrecer capacitación sobre toda la gama de sus capacidades, dice Anthony Walsh, director senior de servicios globales de TI en Onestream Software. "La mayoría de los usuarios sólo conocen una fracción de la tecnología a su disposición y podrían pensar erróneamente que necesitan acceso o presupuesto para una nueva herramienta cuando ya tienen esas capacidades".

 

11. Automatizar TI

Hay más oportunidades que nunca para automatizar aspectos de la carga de trabajo de TI.

"Investigar formas de implementar la automatización de procesos de TI puede conducir a una reducción de los costes laborales y una mayor eficiencia", dice Schrader de Protiviti. Las tareas comúnmente automatizadas incluyen monitoreo del sistema, administración de parches y copias de seguridad.

 

Mantenga la reducción de costes en perspectiva

Cualesquiera que sean los pasos que tomen los líderes de TI para reexaminar los costes, deben mantener una perspectiva a largo plazo.

“Tomar decisiones a corto plazo puede poner al negocio en riesgo con una deuda técnica posterior que podría ser más costosa y requerir más mano de obra para superar”, dice Pratt de 11:11. "Un buen líder encontrará el equilibrio necesario entre ser conservador y posicionar la organización de TI para hacer crecer y mejorar el negocio".

Los líderes de TI inteligentes también comprenderán que optimizar el presupuesto de TI y al mismo tiempo seguir apoyando y permitiendo el crecimiento empresarial impulsado por la tecnología requiere algo más que prudencia fiscal. La TI no puede permitirse el lujo de ser vista como un centro de costes, afirma Mittal del Everest Group. Por lo tanto, los líderes de TI deben presentar continuamente argumentos comerciales a favor de la tecnología.

Como dice Buchanan de Gartner: "El desafío no es la gestión de costes, sino obtener valor a partir de los costes".