Industria y Utilities | Noticias | 12 MAR 2015

La firma digital se incorpora a Mango

La compañía implanta la solución de Vector ITC Group en sus procesos de gestión internos de RR.HH tanto en España como en el extranjero.
Tienda mango
CIO España

Todos los documentos que genera el departamento de recursos humanos de Mango (en los que está implantada una solución de Meta4), tanto en tiendas como en oficinas, ahora se firman digitalmente. Estos documentos incluyen todo lo relacionado con los contratos, renovaciones, bajas, vacaciones, excedencias, cambios de tienda, cambios de horarios, etc. Hasta un total de 16 tipos de documentos diferentes pueden ser gestionados de forma automatizada desde tiendas y oficinas.

 

En Mango existían varios procesos empresariales que requerían la gestión de documentación siguiendo un ciclo de vida específico, según el tipo de documento. Dentro de este ciclo se requería la validación del documento por parte de diferentes profesionales. Debido a su complejidad y a todas las partes implicadas, este proceso no se realizaba con la agilidad necesaria y suponía un elevado coste a nivel económico y de tiempo, el que conlleva la generación del documento, impresión, el desplazamiento del empleado para firmar a la sede más cercana, archivo, gestión,etc.

 

La marca necesitaba una solución que automatizara el proceso, desde la generación del documento en los departamentos de personal en el ERP corporativo, pasando por el envío y la firma del mismo en múltiples dispositivos (Tablets, TPV, PC) en distintas plataformas (iOs, Windows 8, Android), hasta su posterior almacenamiento en Gestor Documental y envío automático de copia a los empleados implicados.

 

La Firma Digital de Vector ITC Group sigue un proceso sencillo: un empleado necesita firmar un documento interno de RRHH, la firma digital genera el documento y lo envía al empleado para que lo firme, de este modo, sin necesidad de ningún desplazamiento la persona interesada recibe el documento en su centro de trabajo de forma electrónica en un dispositivo móvil o TPV del centro de trabajo.

 

En un segundo paso, mediante una aplicación móvil, este empleado firma en un dispositivo electrónico que genera una serie de evidencias que garantizan la autenticidad de la información recogida, de la firma y del proceso. A continuación se certifica el documento, la firma manuscrita, las evidencias recogidas, se sella temporalmente (timestamp) y se certifica el proceso con un certificado de compañía emitido por un tercero de confianza homologado como entidad certificadora. Se devuelve una imagen de consulta del documento firmado electrónicamente para consulta en el dispositivo móvil, a la vez que se almacena en el gestor documental, después se envía una copia para el interesado firmante por email o se genera impresa. De este modo, se agiliza y facilita a los profesionales de Mango el proceso de firma de todos los documentos generados por las distintas áreas de RR.HH, con proyección a otras áreas como Prevención de Riesgos Laborales.

 

“La solución de Firma Digital de Vector ITC Group destaca por su escalabilidad y su usabilidad, es muy fácil de usar y muy intuitiva. Pero sobre todo es innovadora y tecnológicamente muy avanzada. Tiene múltiples aplicaciones, es segura, integrable y auditable, y sigue posicionando a Mango a la vanguardia del sector en tecnología”, ha comentado Enrique López Ayala, jefe de proyecto Mango en Vector ITC Group.

 

La solución se implementó en Diciembre en las tres principales tiendas de Barcelona, extendiéndose rápidamente al resto de las tiendas de España, 400 en total. En un futuro próximo se procederá al despliegue internacional.

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