MOVILIDAD | Noticias | 29 AGO 2016

El CIO como rol clave en la estrategia de las compañías

El papel del CIO ha evolucionado mucho en la última década, dejando de estar relegado a un segundo plano y pasando a ocupar un papel central en la dirección de la estrategia digital de la compañía.
transformación digital
Juan Leal

 

Esta evolución se ha producido al mismo ritmo en el que el conocimiento tecnológico ha pasado de ser un complemento conveniente a una prioridad empresarial gracias a la evolución de las tecnologías digitales y móviles. Hace algunos años, el departamento IT se consideraba un servicio auxiliar de la empresa, sin embargo, hoy en día el CIO está defendiendo las ventajas que supone la transformación digital. A medida que la tecnología juega un papel cada vez más importante en las oficinas de todo el mundo, los departamentos de IT están cambiando su enfoque hacia proyectos que implican beneficios económicos en lugar de ahorro. Según la encuesta de Harvey Nash CIO 2016, las empresas han cambiado sus prioridades. Ahora se invierte más en proyectos IT que suponen ganancias (63%) que en aquellos que apuestan por el ahorro económico (37%). Este cambio de dirección ha significado un ascenso de los CIO a los puestos de liderazgo en la cúpula directiva. Tanto es así que la proporción de CIO que ocupan un lugar en el consejo ejecutivo o comité directivo ha alcanzado el nivel más alto de los últimos 11 años, según evidencia esta misma encuesta, lo que demuestra la evolución del papel del CIO. Se trata de una figura que ha pasado de mantener el funcionamiento de la tecnología a dirigir el crecimiento a través de la innovación.

A día de hoy, la innovación significa cada vez más nuevas tecnologías. De acuerdo con el estudio de Insight Enterprises, el 48% de las empresas tienen previsto incrementar su presupuesto de IT en el próximo año, mientras que solo el 6 por ciento prevé invertir en IT menos que el año pasado. Las compañías medianas son las que están aumentando sus gastos en tecnología de forma más agresiva, tanto es así que un 60% de ellas prevé un aumento de su presupuesto en un 17% de media. Este crecimiento en inversión tecnológica evidencia que las estrategias IT han cambiado de una fase de mantenimiento a otra de creación de valor de negocio y aprovechamiento del conocimiento tecnológico del departamento IT para sacarle partido a la disrupción tecnológica que les rodea.  

La implementación de este enfoque está consiguiendo resultados. Un estudio de investigación de IDG realizado a más de 260 responsables de IT de grandes empresas, indica que la colaboración de IT con otros departamentos supone grandes beneficios: incremento de la productividad (87%), toma de decisiones con una mayor información (83%), alineamiento entre los trabajadores (82%), aumento de la satisfacción de los usuarios finales (80%) y reducción de costes (75%).

Todo esto adquiere sentido si pensamos que las prácticas de negocio de hoy en día, tanto a través de móviles como en redes sociales, analíticas y de CRM, requieren un fuerte liderazgo desde el departamento IT para conseguir mejores resultados. En un ambiente de rápidos cambios, el departamento de IT ha liderado discretamente una transformación digital que ha mejorado la forma de trabajar en las oficinas, optimizando los flujos de trabajo y la eficiencia operativa.

Una de las áreas donde el departamento de IT puede tener una gran importancia, y que la mayoría de veces se pasa por alto, es la gestión de documentos. Según Harvey Nash, la principal prioridad para el CIO sigue siendo la eficiencia operativa (61,2%). A medida que el contenido digital se expande de manera exponencial, la cantidad total de contenido esperada para 2020 será 44 veces más grande que en 2009, según datos del CSC. Esto supone que un flujo de trabajo eficiente -incluyendo la gestión efectiva de documentos- es ahora una cuestión vital.

Actualmente, en muchas oficinas se siguen procesando la mayoría de documentos de forma manual, lo que supone trabajo y tiempo extra. Según IDC, un trabajador del conocimiento que utiliza el método tradicional pasa alrededor de 2,5 horas al día, que es aproximadamente el 30% de su jornada laboral, buscando información. Esto supone para las empresas casi un tercio del salario de un trabajador medio al año. IDC estima que aproximadamente entre el 35% y el 50% de la información de una organización no está indexada, lo que hace difícil encontrarla.

Lógicamente, las empresas de todo el mundo están buscando la forma de reducir estos costes. Con la creciente regulación, las empresas deben registrar aún más archivos, lo que significa que muchos documentos tienen que ser escaneados y archivados. Para disminuir los costes de administración, el departamento de tecnología puede ayudar a las empresas a desarrollar un sistema eficiente de gestión de documentos. Hay herramientas que permiten que cuando los empleados escanean una página, el software extraiga la información clave de ella, indexe el archivo de forma automática, envíe la información capturada a los destinos predefinidos y haga que esté disponible para cualquier aplicación empresarial. Estas herramientas ahorran tiempo a las empresas y reducen costes innecesarios.

Hoy en día, los departamentos de IT están más cualificados que nunca para identificar qué herramientas pueden ayudar a las empresas a optimizar sus procesos de negocios. Esto se hace especialmente necesario a medida que una organización crece, para que los procesos fluyan con normalidad. Ahora más que nunca el departamento de tecnología tiene que fomentar las prácticas de trabajo del futuro y proporcionar estrategias para que los empleados colaboren y se ayuden entre ellos de forma efectiva.

 

El autor de este artículo es Juan Leal Cárdenas, director general de Lexmark Ibérica.

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