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Reuniones híbridas: cinco mejores prácticas para obtener los mejores resultados

Se acabaron los días del altavoz del teléfono en la sala de conferencias. Facilitar reuniones con participantes presenciales y remotos hoy en día requiere nueva tecnología, nuevos procesos y propósitos.

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Foto de Tranmautritam (Pexels).

Ofrecer una opción de trabajo desde casa ya no es negociable si desea mantener sus equipos dotados de empleados talentosos. Cuando se les preguntó qué harían si tuvieran que regresar a la oficina a tiempo completo, un estudio reciente de PromoLeaf encontró que más de la mitad (52%) de los trabajadores remotos renunciarían. Eso es un salto con respecto a un estudio pospandémico de Gartner, que encontró que el 39% de los adultos estadounidenses dejarían su trabajo si ya no se permitiera el trabajo remoto.

Sin embargo, la gente extraña ver a sus compañeros de trabajo. Incluso faltan a reuniones presenciales. Ir a la oficina al menos unos días a la semana hace que las personas (el 86% de ellas) se sientan más seguras en su trabajo que aquellas que trabajan de forma totalmente remota.

La clave para mantener a su equipo (y mantenerlos comprometidos) es el trabajo híbrido. Es lo mejor de ambos mundos, ya que permite a las personas trabajar de forma remota o ir a la oficina, ya sea según un horario o según lo exija el trabajo. Y eso significa que es probable que en el futuro previsible se produzcan reuniones híbridas (en las que algunas personas se reúnen en una sala de conferencias mientras que otras llaman desde casa).

Este modelo de reunión es diferente de las videollamadas o de las reuniones en persona. Plantea desafíos técnicos, requiere nuevas habilidades y exige que alguien en la llamada (quizás muchas personas) desarrolle habilidades locas de facilitador.

Para ayudarle a hacerlo bien, hablé con líderes que dominan el arte. Me dijeron qué funciona y qué no, qué necesitas comprar y cómo transformar las reuniones en una parte productiva de tu día.

 

¿Qué es una reunión híbrida?

"Una reunión híbrida es un enfoque moderno para realizar reuniones que combina elementos virtuales y en persona", explica Jon Morgan, director ejecutivo de Venture Smarter. "Permite a los participantes unirse a una reunión desde diferentes ubicaciones, algunos en una sala de reuniones física y otros de forma remota a través de videoconferencia u otras herramientas de colaboración en línea".

En la antigüedad, cuando la tecnología que manejaba esto era inestable o un simple altavoz, las reuniones híbridas eran incómodas. El equipo remoto a menudo gritaba en una sala de charla y, a menudo, era ignorado u olvidado. “El híbrido era común antes de la pandemia”, dice Jim Kalbach, evangelista jefe de MURAL. "Simplemente lo hicimos mal".

Pero en los últimos años este modelo ha evolucionado. Ahora es fácil llevar a personas remotas a una sala de conferencias y lograr una excelente participación en la reunión. La adopción generalizada de reuniones híbridas también ha atraído a personas de todas las zonas horarias a reuniones a las que alguna vez nunca habrían sido invitadas.

Cuando se hace correctamente, puede ser más productiva (y menos problemas para los participantes) que cualquier otro tipo de reunión. Pero la mayoría de las reuniones híbridas necesitan trabajo.

Según un informe de Gartner de 2023, las reuniones híbridas suelen ser significativamente menos productivas que las presenciales o las virtuales. Sin embargo, predice que para el año 2025, el 65% de los trabajadores en todo el mundo optarán por asistir a las reuniones de esta manera.

“La renovada conversación sobre los híbridos no es que sea nueva; lo que pasa es que esta vez tenemos que hacerlo bien”, afirma Kalbach.

 

¿Qué necesitas para una reunión híbrida?

"Si intenta asegurarse de que la participación sea igual entre los participantes virtuales y presenciales, eso comienza con la tecnología", dice Ray Kimble, fundador y director ejecutivo de Kuma, una empresa consultora global de privacidad y seguridad.

Para que esto sea viable, todos, tanto remotos como en la oficina, necesitan una conexión a Internet estable y de alta velocidad. También es imprescindible una plataforma de videoconferencia como Webex, Zoom o Teams.

Pero no escatimes en hardware si quieres que esto vaya bien. Según Gartner, una de las razones por las que las reuniones híbridas son menos productivas es que los lugares de trabajo no cuentan con el equipo adecuado, y menos de la mitad de los empleados informan que su empresa tiene una sala de conferencias bien equipada para tal fin.

"Una de las piezas clave es asegurarse de tener la configuración correcta y que quien coordine la reunión sepa quién está dónde", dice Molly Brown, vicepresidenta de ingeniería de Qumulo, una empresa de almacenamiento de datos.

Qumulo ha ampliado sus salas de conferencias para crear una mejor experiencia de reunión híbrida. "Tenemos algunas salas que tienen pantallas Zoom Room", dice Brown. Otras salas tienen cámaras de conferencia Owl u otros sistemas de video.

"El audio claro e inmersivo es primordial", dice Erik Pham, director ejecutivo de HealthCanal. "Invertimos en micrófonos, parlantes y auriculares de calidad para eliminar las interrupciones del audio y garantizar que todos los participantes puedan ser escuchados y comprendidos".

 

Tecnología de reuniones híbrida

Las herramientas de software colaborativo, que se ejecutan dentro de Zoom, Webex o Teams o al compartir una pantalla, pueden hacer que sus reuniones híbridas pasen de ser una conversación sobre el trabajo a un trabajo real. Esto aleja el foco de la reunión de los interlocutores y lo acerca a la tarea en cuestión, que, si espera colaboración, es la dirección en la que desea que vaya la atención. Le permiten compartir información en el momento, intercambiar ideas y capturar ideas y eliminar las tareas domésticas posteriores a la reunión.

“Adopte plataformas de colaboración”, dice Maryia Krauchanka, directora de investigación de Cloverleaf.me, una empresa de automatización de coaching. "Estas plataformas deben ser intuitivas, lo que facilita que los miembros del equipo contribuyan, descubran y accedan a conocimientos compartidos".

Cuando tienes las herramientas adecuadas, puedes pasar rápidamente de acordar una idea a colaborar en su ejecución. Abra una pizarra digital para intercambiar ideas. En lugar de discutir un diseño, constrúyanlo juntos en un gráfico colaborativo como Lucidchart. O resuelva los detalles de un plan de proyecto abriendo su herramienta de gestión del trabajo.

Brown dice que Qumulo utiliza la pizarra digital Miro durante sus reuniones híbridas. "Es útil para retrospectivas, ideas y ejercicios de lluvia de ideas", afirma. A veces, sin embargo, también funciona sostener un trozo de papel frente a la cámara, dice. "Cuando hablamos de diseños básicos, a algunas personas les gusta tener una hoja de papel y un bolígrafo a mano para poder dibujar un diseño".

"Hemos explorado soluciones de software para reuniones híbridas especializadas que facilitan la participación equitativa de los empleados tanto presenciales como remotos", dice Pham de HealthCanal. "Estas plataformas ofrecen funciones como pizarras virtuales, salas de descanso y análisis de participación de los asistentes".

En lugar de sacrificar a un ser humano entero por la tarea de tomar notas, puedes hacer que una IA, como Otter.ai, transcriba la reunión. "Estos servicios transcriben y traducen automáticamente palabras habladas a texto, mejorando la accesibilidad y la comprensión para todos los participantes de la reunión", dice Pham. También buscarán elementos de acción de la reunión y compartirán las notas con todos los que asistieron.

 

Mejores prácticas para reuniones híbridas

Además de contar con la tecnología adecuada, los siguientes consejos pueden ayudar a que la experiencia de reunión sea más eficaz para todos, independientemente de si están en la oficina o marcando de forma remota.

 

1. Pon a todos en la pantalla

Las buenas reuniones híbridas requieren que las personas sean buenas moderando, facilitando y participando. Para eso, necesitas habilidades, hábitos e higiene en las reuniones.

Para Mark Schlesinger, investigador senior de tecnología de la empresa de tecnología financiera Broadridge, las videollamadas que se convirtieron en el método de reunión predeterminado durante la pandemia trajeron un mayor nivel de colaboración que su equipo no quería perder en reuniones híbridas.

“De repente, todos tuvieron voz”, dice sobre las llamadas de Zoom. "No siempre fue la sala de conferencias la que se hizo cargo de la conversación". A medida que la empresa pasó a un modelo híbrido, "necesitábamos una solución sólida para mantener esta naturaleza colaborativa".

Schlesinger descubrió la solución (una combinación de videollamadas y reuniones en persona) cuando discutía el problema con su hija que estaba en la universidad. Ella le dijo que la regla para las clases en su escuela era: “incluso si estás en el sitio, todos tienen que levantar su dispositivo y habilitar el video para que todos puedan ver a todos, incluidos el instructor y los estudiantes remotos, en su pantalla. "

Esto es, esencialmente, lo que están haciendo en Broadridge, aunque utilizan audio en la habitación para una mejor fidelidad. Esta configuración retiene la voz de todos, brinda una imagen (y un nombre y título) a todos los participantes en la reunión y "es menos probable que la conversación en la sala de conferencias eclipse a los participantes remotos", dice Schlesinger.

 

2. Obtenga ayuda con la moderación

Un buen facilitador es esencial para una reunión híbrida. Y todas las personas con las que hablé estuvieron de acuerdo en que mejorar sus propias habilidades de facilitación y desarrollarlas en su equipo es esencial para el futuro de un universo de reuniones híbrido. Dado que de repente el mundo entero necesitó comenzar a desarrollar este músculo cuando el trabajo remoto se volvió omnipresente, los cursos en línea sobre facilitación de reuniones se han vuelto comunes. Pero a veces, incluso el mejor facilitador necesita ayuda.

"Intento que alguien modere el chat", dice Brown. Porque ver el canal de chat mientras se habla con un grupo requiere más entradas sensoriales y materia gris de las que la mayoría de los humanos tienen. Encargar a otro miembro del equipo que mire ese canal ayuda a las personas remotas a hacer preguntas y obtener respuestas, de modo que los participantes en la sala no eclipsen.

 

3. Establecer expectativas compartidas

Muchas personas con las que hablé sugirieron emitir una política de etiqueta en las reuniones para que las expectativas en torno a la participación y los asuntos que antes dictaban el lugar de trabajo se detallaran para las reuniones que se llevan a cabo, en parte, en salas de estar, sótanos y dormitorios libres.

"Puedes establecer estas expectativas de cumplimiento en cualquier momento", dice Trish Bishop, gerente de proyectos de TI convertida en asesora de liderazgo. “Se puede decir que siento que el equipo no se está involucrando plenamente en este entorno híbrido. Establezcamos expectativas compartidas”.

Ella sugiere que el equipo elabore las reglas por sí mismo, en lugar de emitirlas desde arriba porque es más fácil conseguir aceptación y es más probable que las expectativas reflejen la realidad de la vida hogareña de las personas. Las reglas pueden abarcar todo, desde si la cámara de vídeo debe estar encendida, qué fondo es aceptable (al menos para reuniones orientadas al exterior) o si se requiere un vestuario presentable.

 

4. Respeta el tiempo de todos

Pero ninguna directiva política, por igualitaria que sea, podrá superar una reunión mal planificada o gestionada.

"Mantener a la gente comprometida es un hábito que comienza con la agenda", dice Kimble de Kuma. "Si no te apegas a una agenda fija y no respetas el tiempo de las personas, lo abandonarán".

Perder gente en las reuniones es un problema que se extiende más allá de la sala de conferencias.

"Nada mata una cultura y destruye la motivación como tener demasiadas reuniones o reuniones en las que no se hace nada", dice Dean Guida, fundador de Slingshot y director ejecutivo y fundador de Infragistics. "Afecta el rendimiento y si la gente renuncia o se queda".

 

5. Crear igualdad a través del propósito

Kalbach dice que las buenas reuniones híbridas necesitan más que una agenda. "Se necesita un propósito y una manera de llegar allí", dice.

Incluso con una agenda, dice, se desarrolla la dinámica habitual. Las voces dominantes hablan mientras las más tranquilas se desvanecen y tal vez, si la cámara está apagada, cocinan pasta o lavan la ropa. Buscará formas de recuperar la atención de todos.

"Sin embargo, si traes una actividad, entonces di: 'Hagamos una matriz de dos por dos y vamos a decidir juntos votando'; de esa manera, garantizas la participación", dice Kalbach.

Otro truco para mantener enfocada una reunión, dice, es crear un sistema para tomar turnos.

"Una de las más populares son las palomitas de maíz, donde la última persona en hablar elige a la siguiente", dice.

Estos trucos no sólo superan los problemas de tráfico verbal, sino que "puedes empezar a pensar en las reuniones como lugares donde hacer cosas", añade.

Una vez que empieces a buscar un propósito en lugar de una agenda, lo encontrarás. Si alguien dice: "Necesitamos elaborar este documento" y su reunión necesita un propósito, puede traer el documento y realizar el trabajo en la reunión. "De esa manera, sales de la reunión sin elementos de acción porque ya hiciste el trabajo", dice Kalbach.



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