Cuatro formas de madurar una estrategia de automatización digital

Ya es un hecho que las empresas necesitan automatizar las ofertas y las operaciones para optimizar los procesos existentes y generar mejores experiencias y valor para los clientes. Pero las empresas no obtienen el máximo valor y eficiencia simplemente añadiendo automatización. Lo que importa es su nivel de madurez.

Conocer tu nivel de madurez te ayudará a identificar las oportunidades de crecimiento de la automatización, así como a evaluar los riesgos y desafíos que conllevan las automatizaciones más grandes y sofisticadas. Por ejemplo, a medida que las soluciones de automatización atraviesan los departamentos e integran tecnologías dispares, pueden aumentar los riesgos de pérdida e integridad de los datos.

Evaluar su nivel de madurez de automatización

En la mayoría de los modelos de madurez de la automatización, hay tres etapas distintas:

• Etapa orientada a las tareas: En esta fase inicial, se automatizan procesos manuales sencillos que suelen generar eficiencias significativas a nivel individual. Estas automatizaciones suelen crearse mediante robots de automatización de procesos robóticos (RPA).
• Fase orientada al equipo/departamento:  En esta fase del proceso de maduración, las automatizaciones se extienden más allá del individuo, conectando equipos o departamentos dentro de una aplicación centrada en la función, como Salesforce, ServiceNow o una plataforma de automatización de procesos comerciales. Estos sistemas tienen capacidades integradas para crear flujos de trabajo que dirigen automáticamente las tareas a varios miembros del equipo cuando se produce un evento, como que un contacto de ventas se convierta en una oportunidad sólida.
• Fase de extremo a extremo: Una vez que las organizaciones alcanzan este nivel más maduro de automatización, están construyendo procesos de extremo a extremo que se extienden a través de múltiples departamentos o toda la empresa. Un proceso que registra un pedido en un sistema, comprueba el inventario en otro sistema y, finalmente, desencadena un proceso de envío en un tercero es un ejemplo común. Las plataformas de automatización empresarial centradas en la integración permiten este nivel de automatización.

Aumentar la madurez de sus soluciones de automatización

Una vez que tu equipo comprende su estado actual, es el momento de tomar medidas para avanzar en la estrategia de automatización. Aquí hay cuatro tácticas en las que centrarse:

1. Conectar aplicaciones y procesos

Las estrategias inmaduras se centran en tareas sencillas. Es un buen punto de partida, pero para sacar el máximo provecho de la automatización, ésta debe crecer. Para que estas automatizaciones basadas en tareas se conviertan en flujos de trabajo automatizados, las aplicaciones y los sistemas deben comunicarse entre sí. La adición constante de sistemas conectados ofrece la oportunidad de crear flujos de trabajo integrales cada vez más complejos.

A medida que se conecten más procesos, se necesitará una plataforma para gestionar la creciente complejidad. Afortunadamente, los proveedores de diferentes segmentos de TI empresarial están convergiendo con ofertas de suites de automatización de procesos empresariales (BPA), que incluyen bibliotecas de integración y capacidades de automatización y flujo de trabajo. Esta tendencia proporciona apoyo a las organizaciones que construyen sus estrategias y valida la importancia de la automatización unida a la conectividad.

2. Utilizar la RPA con moderación

Los bots RPA son muy populares porque son potentes y fáciles de usar. Esto es a la vez una bendición y una maldición porque el RPA se utiliza a menudo cuando no debería, lo que lleva a procesos mal diseñados.

Diseñado para imitar el comportamiento humano al navegar por la interfaz de usuario de una aplicación, el RPA es muy frágil y no puede escalar a través de una organización. Cuando la interfaz de usuario de una aplicación cambia, el RPA puede romperse. Si hay varios bots de RPA que dependen unos de otros, un solo cambio en la interfaz de usuario puede hacer que todo el proceso se detenga. También es difícil localizar el punto de ruptura del RPA para realizar la corrección, lo cual es contrario a los objetivos de la automatización de simplificar las cargas de trabajo.

3. Utilizar más IA  

La IA puede ser muy útil para incorporar información menos organizada al proceso de automatización. Por ejemplo, la IA puede reconocer los caracteres de un documento en papel mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o entender el significado de un documento mediante el proceso de lenguaje natural (NLP) y convertir la información no organizada en formas digitales que puedan ser procesadas automáticamente por los ordenadores.

Con el acceso a más datos y más herramientas de ciencia de datos, los modelos predictivos también pueden integrarse más fácilmente en procesos automatizados no supervisados para la toma de decisiones simples. Esta implementación más sofisticada de la IA puede liberar recursos humanos más costosos, para que se centren en tareas de mayor valor.

4. Construir relaciones simbióticas entre humanos y ordenadores

A medida que las estrategias de automatización son cada vez más sofisticadas, los humanos participan menos y pueden dejar de ser el centro del proceso. Esto no significa que las personas ya no sean necesarias. Siguen siendo necesarios los humanos para garantizar que las automatizaciones sofisticadas no se descontrolen con casos límite que desafíen los patrones de funcionamiento establecidos, haciéndolos demasiado complejos o matizados para que los maneje una máquina.

Permitir que las personas se relacionen con las máquinas de manera eficiente es un componente clave de un sistema muy maduro. Las estrategias de automatización más sofisticadas permitirán a las personas gestionar casos límite sin tener que abandonar el entorno o la aplicación en la que están trabajando actualmente.

Las estrategias de automatización evolucionarán constantemente y se harán más sofisticadas. El secreto del éxito de la automatización es equilibrar los procesos que permiten a las máquinas y a los empleados trabajar juntos de forma eficaz para lograr los objetivos empresariales.