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¿Qué preguntas te hacen en una entrevista para optar a jefe de proyecto?

Para conseguir el puesto de responsable de gestión de proyectos, hay que estar preparado para hablar de lo que has hecho, de hacia dónde vas y cómo piensas.

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Créditos: Tim Gouw (Unsplash).

Buenas noticias: has conseguido una entrevista para un puesto de jefe de proyecto. Tal vez sea el primer paso en una nueva carrera, o tal vez seas un PM experimentado que busca pastos más verdes. En cualquier caso, has hecho pasar tu currículum por el aro y ahora tienes la oportunidad de hablar con personas reales sobre tus cualificaciones para este trabajo.

Las entrevistas pueden ser un poco angustiosas, por lo que tener una idea de antemano de lo que se te preguntará es esencial para causar una buena impresión. Hemos hablado con una serie de especialistas, así como con personas que han supervisado y contratado a jefes de proyecto para obtener información sobre el tipo de preguntas que se puede esperar en una entrevista para optar a este puesto y cómo debes prepararse para responderlas.

 

1.¿Qué sabes?

No serán las preguntas más complejas, pero se te pedirá que demuestres tus conocimientos básicos sobre la gestión de proyectos y el campo de especialidad en el que trabajarás si eres contratado. "Si estás en el ámbito de las TI, debes estar preparado para responder a preguntas sobre el software que conoces para la gestión de proyectos", dice Sara Hutchison, redactora de currículums ejecutivos con experiencia en el trabajo con profesionales de las TI y una certificación CompTIA Project+.

Incluso cuando te enfrentes a preguntas básicas sobre hechos, debes tratar de mostrar cierta capacidad de análisis. Por ejemplo, dice Hutchison, cuando te pregunten sobre el software de gestión de proyectos, "si conoces varios paquetes de software, ¿puedes hablar de los pros y los contras de cada uno? También debes estar preparado para hablar de cómo te mantienes al día de la última tecnología en estas áreas".

Dicho esto, no se trata de un examen sorpresa en el que tengas que sacar una puntuación de 100; la forma en que te enfrentes a una pregunta que te lancen puede desvelar tu carácter y capacidades. Cynthia Davis, cofundadora de la plataforma de reclutamiento Diversifying.io, dice que algo que buscaría en una entrevista sería si un candidato es "lo suficientemente abierto como para decir: 'No sé, pero así es cómo puedo desarrollar esto".

 

2. ¿Qué sabes de la empresa a la que te postulas?

Cuando se trata de tu potencial nuevo empleador, Davis dice que debes estar tan al día como sea posible. "En una entrevista, el candidato tendría que demostrar que ha entendido el papel que solicita y que se ha tomado el tiempo de investigar la empresa y demostrar que es el papel adecuado para él".

No obstante, recuerda que la entrevista es un camino de ida y vuelta, y una oportunidad para que  también hagas preguntas. Aunque deberías saber todo lo que puedas sobre la empresa y el puesto al que optas, sólo podrás conocer algunos detalles —y cómo podrías encajar exactamente en el puesto— preguntando durante la entrevista; hacerlo demuestra que te tomas en serio el trabajo.

"Es importante descubrir el porqué del puesto", dice Tushar Gadhia, director de prácticas de consultoría en Synoptek. "Esto te ayudará a determinar la mentalidad adecuada para el trabajo en particular. ¿Necesitas entrar como agente de cambio y deshacer las cosas que el predecesor puso en marcha o no pudo lograr? Por otro lado, si las cosas no eran problemáticas, la empresa puede contratar a un PM para que entre en el redil y se ponga en sintonía con los procesos que ya tienen en marcha. Entender exactamente lo que la empresa necesita de un PM es fundamental para asegurarse de que eres la persona adecuada para el puesto y saber qué se espera de ti".

 

3. ¿Cuál es tu proceso?

Suponiendo que te hayas abierto paso a través de los filtros para conseguir una entrevista, es probable que tus posibles empleadores se sientan cómodos de que conozcas los datos básicos —el qué— que necesitarás para hacer el trabajo. Lo que querrán oír es el cómo: tu proceso como gestor para ayudar a los equipos a completar los proyectos y la mentalidad que hay detrás.

Por ejemplo, la forma en que abordas las compensaciones es una parte clave de tu filosofía de trabajo. Tim Bailey, vicepresidente de consultoría global de Deltek, preguntaría a los candidatos: "Cuando gestionas un proyecto, ¿cómo determinas cuál de las tres restricciones —alcance, calendario, coste— es la más importante?".

También debes estar preparado para responder a preguntas sobre tu estilo de liderazgo. Dado que estarás a cargo de un equipo, ésta será una de las partes más cruciales de la entrevista. Dave Garrett, director de estrategia y crecimiento del Instituto de Gestión de Proyectos (PMI), da un ejemplo del tipo de cosas que querrá saber el director de contratación:

  • "¿Cómo lideras e influyes en la gente sin autoridad? Porque los proyectos suelen ser interfuncionales, los miembros de tu equipo tienen otro "jefe" y tu proyecto no siempre es la máxima prioridad para otras partes interesadas".
  • "¿Eres un estudiante rápido? Porque los proyectos pueden versar sobre cualquier tema y tu puedes ser más eficaz si puedes aprender rápidamente sobre el tema y comprender lo que es importante".
  • "¿Cómo decides qué enfoque utilizar? Porque los equipos de proyectos pueden aplicar muchos enfoques: predictivo, ágil, de pensamiento de diseño y otros, en función de los retos a los que se enfrenten".

También es posible que te den la oportunidad de hablar sobre cómo enfocas el trabajo de un PM en un sentido meta. Debra Wheatman, presidenta de Careers Done Write, afirma que tales preguntas podrían enmarcarse de esta manera: "¿Has mejorado los procesos de gestión de proyectos en tu empresa? ¿Qué recomendaste o implementaste? ¿Cuáles fueron los resultados?".

David Ciccarelli, empresario tecnológico y director general de Voices, se pone un poco más cerebral cuando entrevista a los candidatos a PM. "Intento entender a los candidatos a través del proceso o tener una idea de sus modelos mentales, en los que se basan para tomar decisiones más rápidas e inteligentes", señala. "Una pregunta podría ser: '¿Hay algún marco mental que utilices para acelerar tu proceso de toma de decisiones? Los modelos mentales son simplemente marcos que identifican patrones y ayudan a una persona a resolver una situación difícil de forma predecible. Saber que un candidato tiene un conjunto de herramientas es una señal de que se pondrá al día rápidamente y empezará a tener un impacto positivo".

 

4. ¿Qué has hecho?

Puede ser difícil predecir qué tipo de preguntas te harán en una entrevista de PM. Pero hay una que está casi garantizada: "Háblame de un proyecto reciente".

Esta es "una pregunta natural para romper el hielo", dice Alan Zucker, director fundador de Project Management Essentials. "Prepárate para describir el proyecto, tu función, las cosas que salieron bien y los desafíos que se encontraron. Tu respuesta inicial debe durar menos de dos minutos. Practica. Mantente centrado y a un alto nivel".

Y prepárate para ser específico en esto. "Los jefes de proyecto deben estar preparados para responder a preguntas que se centran en experiencias y desafíos reales y cómo los superaron", dice Garrett del PMI. "Evita respuestas hipotéticas que no demuestren cómo reaccionaste y gestionaste tus circunstancias".

Una parte de los detalles que brindes debe ser honestos sobre cuando las cosas no salieron a la perfección. Es posible que te hagan preguntas específicas al respecto: "Háblame de un momento en el que te hayas sentido abrumado por la carga de trabajo" y "¿Puedes describir una situación en la que se te haya pasado un plazo?" son dos ejemplos que ofrece Mandy Bennett, directora de desarrollo creativo de Scorpion. Debes aprovechar este tipo de preguntas como una oportunidad para hablar de cómo has superado la adversidad.

"Un jefe de proyectgo que en una entrevista o evaluación sienta que todos los proyectos o encargos en los que ha trabajado han salido perfectamente el 100% de las veces podría ser una bandera roja", indica Hutchison. "Esto no sólo es muy improbable, sino que además no permite que el director de contratación entienda cómo aprendes de las experiencias pasadas, resuelves los problemas y amplías lo que se hizo para evitar que volvieran a ocurrir". Utiliza estos ejemplos pasados como oportunidades para explicar cómo aceptaste las críticas, te hiciste cargo de un problema y documentaste las acciones apropiadas".

 

5. ¿Qué puedes decirnos sobre ti?

Al final, ten en cuenta una cosa sobre la entrevista de trabajo: es la única oportunidad que tienes tú y tus posibles empleadores de evaluaros mutuamente como personas. No te pongas demasiado personal, pero tampoco sientas que tienes que pasar todo el tiempo en el terreno de los números y el dominio del software: los entrevistadores querrán saber cómo encaja tu personalidad con el resto del equipo. "La clave es demostrar que eres auténtico", dice Maziar Adl, director de tecnología de Gocious. "Debes ser capaz de articular tus logros, no sólo enumerando una serie de datos y hechos, sino mostrando cómo estos elementos ayudaron al crecimiento del negocio. Explica cómo has trabajado con tu equipo y en toda la organización para lograr estos parámetros".

"Los empleadores quieren gente que se preocupe, que tenga carácter, integridad y que encaje bien con la cultura de la empresa", añade Bailey de Deltek. "Nos gusta ver cómo los candidatos se alinean con nuestros valores fundamentales. Un par de buenas preguntas para las que estar preparados serían: '¿Qué es importante para ti fuera del trabajo?' y '¿Qué valoras?".

Como ya hemos dicho, una entrevista es una conversación que va en ambas direcciones, y esta es tu oportunidad de plantear preguntas similares a tu entrevistador también. "Como estamos viendo cada vez más en la 'Gran Dimisión', una de las grandes razones por las que la gente deja el trabajo es por una cultura o un jefe tóxico", dice Tracy Podell, socia y coach ejecutivo de Evolution, una empresa de coaching profesional y desarrollo del liderazgo. "Debes hacer preguntas específicas sobre el comportamiento del equipo con el que vas a trabajar para tener una mejor idea de si la cultura encaja contigo. Por ejemplo, puedes preguntar sobre los valores de la empresa y pedir ejemplos de cómo se desarrollan en los procesos de la empresa. Puedes pedir un ejemplo de cómo el equipo ha gestionado un conflicto reciente, etc.".

En última instancia, lo que quieres es un empleador que invierta en tu carrera y que no te vea sólo como una pieza reemplazable. "Yo preguntaría a dónde quiere llegar la persona y qué espera del trabajo", dice Lovisa Stenbäcken Stjernlöf, responsable de identidad y gobernanza en Advania Sweden. "Quiero tener una idea de lo que quiere explorar más adelante en su carrera. Quiero ver alguna aspiración".

Pero para conseguir ese respeto, hay que ganárselo, y eso significa mostrar respeto durante el proceso de la entrevista. Davis, de Diversifying.io, advierte de los errores que hay que evitar: "Decir el nombre equivocado de la empresa, llamar al entrevistador por el nombre equivocado y no responder a las preguntas. Algunas cosas son específicas de las entrevistas que se realizan por vídeo. No mirar a la cámara te hace parecer desinteresado, al igual que mirar el teléfono o atender una llamada. Da la impresión de que no estás presente y concentrado en la entrevista". Un tropiezo de este tipo dice definitivamente algo sobre tu entrevistador, y no es algo que quiera oír.



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