Ricoh traslada su negociode gestión documental Ediscovery a la nube pública

Durante 80 años, Ricoh, la multinacional japonesa ha sido conocida por la fabricación de copiadoras para Pitney-Bowes y Toshiba, máquinas de fax para AT & T y Omnifax, incluso el procesador de 8 bits utilizado en el sistema original de Nintendo (NES). A principios de los 2000, Ricoh creció hasta convertirse en el mayor fabricante de copiadoras del mundo. Tiene más de 46.000 patentes para soluciones de imagen e impresión, productos industriales y cámaras digitales, y cuenta con 109.000 empleados a nivel mundial.

El paso de la fabricación a los servicios digitales
Aunque la fabricación ha sido su pilar principal, también se ha expandido en negocios como soluciones de gestión de documentos de software como servicio (SaaS) (DocumentMail y RicohDocs) y soluciones de documentos (GlobalScan). Y en los últimos 15 años, Ricoh USA ha cambiado el foco de la compañía a los servicios digitales, y el negocio del Ediscovery.

Ediscovery es la parte legal de la documentación digital: identificar, recopilar y producir información almacenada electrónicamente en respuesta a una una demanda, investigación o solicitud de libertad de información. Se trata de rastrear a través de correos electrónicos, documentos, presentaciones, bases de datos, correo de voz, archivos de audio y vídeo, medios de comunicación social, sitios web y mucho más. Y como los archivos electrónicos son mucho más dinámicos que los impresos, en los metadatos el tiempo es una consideración importante. Ahí es donde la analítica predictiva y el aprendizaje de la máquina entran.

Análisis predictivo, aprendizaje de máquinas 
Con el aprendizaje automático, hay una característica llamada codificación predictiva que permite que el sistema aprenda al revisar los primeros documentos y luego se apliquen al resto. La codificación predictiva ayuda a un equipo mucho más pequeño de abogados a obtener directamente los documentos que son relevantes para un caso. Y cuanto más rápido puede acceder a los datos y utilizar el análisis, puede reducir el montón de documentos a un tamaño manejable y más rápido para encontrar la información necesaría.

No debería sorprender, pues, que el negocio de ediscovery de Ricoh haya crecido un 20 por ciento al año.

Hace dos años comenzaron a trasladar los datos a la nube. Dado el volúmen y la seguridad de los datos, Ricoh llegó a la conclusión de que necesitaba dirigir ese negocio desde la nube pública y decidieron hacerlo sobre Microsoft Azure. Ricoh completó la migración a Azure en julio de 2015.

Ahora puede proporcionar terabytes de almacenamiento en minutos (en lugar de las semanas que solía tardar) y proporcionar a sus clientes, con garantías de seguridad de datos, a través del proceso de cifrado de Azure y especialistas en seguridad. Al mismo tiempo, ha reducido sus costes de hardware en más del 30 por ciento, al mismo tiempo que ha aumentado el rendimiento.